Tworzenie skutecznego procesu onboardingowego warto rozpocząć od określenia celu – co pracownik powinien wiedzieć i umieć po wdrożeniu. Następnie, warto rozpisać go w osobnym narzędziu, np. tworząc checklistę. Chociaż nie ma jednego uniwersalnego schematu, wspólnymi mianownikami dla skutecznego onboardingu są następujące etapy:
- Preonboarding: Wstępne działania przed pierwszym dniem pracy, takie jak telefon powitalny od przełożonego, wysłanie wiadomości z kluczowymi informacjami (adres, kto czeka), czy welcome packa, a także domknięcie kwestii administracyjnych.
- Przygotowanie stanowiska pracy: Zapewnienie laptopa, dostępów i innych niezbędnych narzędzi przed rozpoczęciem pracy.
- Wyznaczenie buddy’ego: Osoba towarzysząca nowemu pracownikowi przez cały okres wdrożenia, odpowiadająca na pytania i tłumacząca kulturę organizacyjną oraz procedury. Ważne, aby buddy nie był bezpośrednim przełożonym i był na tym samym stopniu hierarchii.
- Pierwszy dzień w pracy: Powitanie przez przełożonego, przedstawienie zespołowi, pokazanie miejsca pracy i przestrzeni wspólnych, a także obejście innych działów.
- Szkolenia i rozwój: Zaplanowanie angażujących szkoleń (np. e-learning, który jest kosztowo efektywny i skalowalny), rozłożonych w czasie, aby pracownik mógł efektywnie przyswajać wiedzę.
- Weryfikacja postępów i feedback: Regularne sesje informacji zwrotnej (często w pierwszym miesiącu, np. raz w tygodniu, potem rzadziej) oraz testy, aby monitorować postępy i korygować kierunek.
- Ewaluacja onboardingu: Zebranie opinii od nowego pracownika na koniec procesu, aby zidentyfikować mocne strony planu i obszary do poprawy.
