Proces tworzenia bazy wiedzy powinien zacząć się od przemyślenia struktury i sposobu organizacji treści. Artykuł wymienia 5 kluczowych kroków:

  1. Określenie celów bazy wiedzy: Należy zdefiniować, czy ma ona służyć wsparciu szkoleń, klientów, partnerów biznesowych, czy jako centralne miejsce do przechowywania dokumentacji. Cele powinny być jasne i mierzalne.
  2. Planowanie struktury: Ważne jest ustalenie przejrzystych i intuicyjnych kategorii oraz podkategorii, a także rozważenie tagów i hierarchii dostępu.
  3. Zbieranie i organizowanie treści: W tym etapie przeprowadza się audyt, kataloguje istniejące dokumenty i tworzy nowe, dbając o ich aktualność.
  4. Wybór odpowiedniego oprogramowania: Należy wybrać oprogramowanie, które będzie wspierać wszystkie procesy i umożliwi łatwe zarządzanie treścią.
  5. Publikacja: Materiały powinny zostać opublikowane za pomocą wybranego oprogramowania i udostępnione użytkownikom z odpowiednimi uprawnieniami. Po publikacji zaleca się zorganizowanie szkolenia dla pracowników. Należy pamiętać, że do bazy wiedzy powinny być dodawane tylko rzetelne, aktualne i sprawdzone treści, które są jasne i zrozumiałe dla wszystkich użytkowników.