Aby feedback był skuteczny, komunikat musi być precyzyjny, obiektywny i przekazany w odpowiednim czasie. Ważne jest, aby wybrać odpowiedni moment i komfortowe miejsce dla obu stron, unikając przekazywania informacji zwrotnej w tłumie. Podczas rozmowy należy oceniać działania i efekty, a nie cechy pracownika, skupiając się na tym, co ktoś robi, a nie jaki jest. Feedback powinien opierać się na konkretnych sytuacjach i przykładach, a także sugerować możliwe rozwiązania, zachęcając pracownika do ich wspólnego wypracowania. Należy unikać sformułowań absolutnych, takich jak „zawsze” czy „nigdy”.