Oto kilka najlepszych praktyk, które sprawią, że baza wiedzy przyniesie oczekiwane korzyści:
- Ostrożne zarządzanie dostępem: Ponieważ baza wiedzy stanowi centrum firmowego know-how, należy stosować różne poziomy uprawnień (czytanie, edycja, dodawanie treści) i wykorzystywać systemy IAM (Identity and Access Management), aby kontrolować dostęp pracowników tylko do niezbędnych informacji, z uwzględnieniem zasad cyberbezpieczeństwa.
- Zapraszanie użytkowników do współtworzenia bazy wiedzy: Aktywne zaangażowanie zespołu w tworzenie bazy wzbogaca ją, zwiększa zaangażowanie pracowników, a także chroni organizację przed utratą know-how w przypadku odejścia osób oraz pozwala uniknąć duplikowania procesów. Przykład firmy Microsoft pokazuje, jak inicjatywy pracownicze związane z dzieleniem się wiedzą mogą prowadzić do dochodowych efektów.
- Cykliczny audyt treści: Aby baza wiedzy działała zgodnie z założeniami, materiały muszą być kompletne, rzetelne i aktualne. Dobrą praktyką jest przeprowadzanie regularnego audytu wiedzy, za który mogą być odpowiedzialne poszczególne osoby w działach.
