Badania Pulse Check – co musisz o nich wiedzieć?
Jak sama nazwa wskazuje, można z ich pomocą sprawdzić „puls organizacji”. Ale co to dokładnie oznacza, jakie przynosi korzyści i jak robić to dobrze? Oto kompleksowy przewodnik po badaniach Pulse Check.
Kiedy zastosować badanie Pulse Check?
Czym jest badanie Pulse Check? Nie istnieje jedna definicja, która będzie odpowiadała na potrzeby wszystkich organizacji. W tym właśnie tkwi jego siła – możliwość dopasowania go do bieżącej sytuacji firmy i skorzystanie z niego zgodnie z ustaloną strategią lub kiedy zajdzie taka potrzeba. Badania pulsacyjne nie rozpraszają uwagi pracowników swoją długą i angażującą formą, co często zarzuca się tradycyjnym badaniom zaangażowania. Dzięki swojej krótkiej formie pozwalają zachować ciągłość pracy, co bardzo cenią pracownicy i managerowie.
W jakich sytuacjach warto wykonać badanie pulsacyjne?
Najczęściej badania pulsacyjne przebiegają według dwóch scenariuszy. W pierwszym firmy wykorzystują je do pogłębiania wiedzy o zaangażowaniu pracowników lub/i do zbadania nastroju panującego w organizacji lub w konkretnym zespole. Takie ankiety uzupełniają regularne i bardziej rozbudowane badania zaangażowania, które zazwyczaj mają miejsce raz w roku lub co dwa lata. W dzisiejszej dynamicznej rzeczywistości VUCA (lub BANI) to zdecydowanie za rzadko. Krótkie, kilkupytaniowe ankiety pozwalają obserwować zmieniające się potrzeby pracowników i reagować na nie, zanim będzie za późno.
W drugim przypadku badania Pulse Check mogą posłużyć do sprawdzenia opinii pracowników w jednym wybranym obszarze lub na ważny dla organizacji temat. Mogą być one częścią szerszej strategii zarządzania zmianą – sprawdzając sytuację przed i po wprowadzeniu nowych rozwiązań w organizacji. Takie podejście sprawdza się idealnie w organizacjach, które chcą działać według metodologii Agile – zwinnie i sprawnie. Przykładem tematów, które można w ten sposób monitorować jest zmiana w systemie pracy (np. stacjonarny vs. zdalny) lub w zakresie wynagrodzeń i benefitów (Compensation & Benefits).
Korzyści prowadzenia badań Pulse Check w organizacji
Dodatkowe ankiety pracownicze oznaczają dodatkową pracę – nie ma co do tego wątpliwości. Dlaczego więc coraz więcej firm decyduje się na ten wysiłek? Zapewne dlatego, że organizacje, które regularnie korzystają z badań pulsacyjnych, zyskują możliwość uzyskania opinii i feedbacku od pracowników w czasie rzeczywistym. To podstawa zarządzania w oparciu o dane. Pozyskaną w ten sposób wiedzę można wykorzystać do:
1. Kształtowania pozytywnych doświadczeń pracowników, którzy zyskują poczucie, że ich głos ma znaczenie dla organizacji.
2. Wzmocnienia zaangażowania pracowników, m. in. dzięki możliwości szybkiej reakcji na ich zmieniające się potrzeby lub samopoczucie. Wiedza na temat stopnia zaangażowania pracowników jest szczególnie ważna w czasach, kiedy statystyki ogólnoświatowe są niepokojące – zaledwie jedna trzecia badanych (34%) przez Gallup pracowników była zaangażowana w 2021. To spadek w porównaniu z 2020 rokiem o 2%.
3. Stworzenia inkluzywnego środowiska pracy, w którym każdy pracownik czuje się szanowany, akceptowany i może bezpiecznie wyrazić swoje zdanie. Eksperci z Gartner prognozują, że będzie to jeden z kluczowych aspektów budowania przewagi konkurencyjnej na rynku pracy w nadchodzących latach.
4. Podniesienia skuteczności zarządzania, a więc także jakości i wydajności pracy.
5. Kontroli kosztów związanych z inwestycjami w projekty dla pracowników – badania Pulse Check sprawdzają realne potrzeby pracowników „tu i teraz”, można więc na bieżąco weryfikować np. listę benefitów lub inwestycji w dodatkowe narzędzia IT.
6. Rozwiązywania konfliktów w zespołach i pomiędzy zespołami.
7. Wychwycenia kryzysu na wczesnym etapie i przygotowania się do szybkiej reakcji w obliczu nadchodzących trudności.
8. Weryfikacji skuteczności wdrażanych strategii i działań wewnętrznych.
Przewodnik – 6 zasad wdrażania badania Pulse Check w organizacji
Badania Pulse Check różnią się od „tradycyjnych” badań zaangażowania. Główne różnice to długość ankiety i częstotliwość ich wykonywania. Prostota Pulse Checków nie oznacza jednak, że można przeprowadzać je bez planu i bez osadzenia ich w szerszym kontekście organizacyjnym. Oto 6 zasad, które należy stosować, aby badania przyniosły realną wartość w każdej firmie.
1. Ustal cel badania Pulse Check
Bez względu na to, czy badania pulsacyjne są częścią większej strategii HR czy stanowią uzupełnienie działań strategicznych, ustal jasny cel. Może nim być:
– zbadanie poziomu zaangażowania pracowników w konkretnym przedziale czasowym,
– sprawdzenie samopoczucia pracowników,
– zbadanie stopnia zadowolenia pracowników z wdrażanych w organizacji zmian,
– zweryfikowanie doświadczeń pracowników (Employee Experience), biorących udział w konkretnych procesach wewnętrznych (np. onboarding, ewaluacja, constant feedback).
2. Wybierz priorytety dla organizacji
Szybkość przygotowania ankiet typu Pulse Check, zwłaszcza jeśli korzystamy z odpowiednich narzędzi IT, zachęca do konsultowania z ich pomocą każdej sprawy, która dotyczy pracowników. To błąd. Badania pulsacyjne są przeznaczone do badania wybranych, kluczowych dla organizacji wyzwań. Zbyt duża liczba rozsyłanych ankiet zniechęci pracowników do udziału w badaniach, co obniży responsywność (response rate), a tym samym jakość badania.
3. Przygotuj plan komunikacji
Zanim roześlesz ankietę ustal, jak będziesz komunikować jej wyniki pracownikom. Na każdym etapie prowadzonych badań komunikuj się z nimi, informując o celu, terminach, częstotliwości wysyłania ankiet (jeśli będzie to regularny Pulse Check) i konsekwencjach (korzyściach), jakie odniosą pracownicy, biorący w nich udział. Wykorzystaj narzędzia komunikacji wewnętrznej i zaangażuj interesariuszy.
4. Zadbaj o właściwe narzędzia
Pozyskanie wartościowej informacji zwrotnej od pracowników wymaga inwestycji we właściwe narzędzia. Szybkie i skuteczne przeprowadzenie badań Pulse Check jest możliwe dzięki platformom pracowniczym, posiadającym taką funkcję. Zadaniem wbudowanych w nią modułów Pulse Check jest:
- możliwość szybkiego stworzenia ankiet – z pomocą gotowych lub własnych pytań,
- automatyczne, szybkie generowanie wyników przedstawianych w formie zestawień lub grafów (możliwość eksportowania do excela lub pdf etc.),
- możliwość porównania wyników ankiet na przestrzeni czasu,
- umożliwienie dostępu do ankiety z poziomu różnych narzędzi IT,
- zapewnienie intuicyjnego i przyjaznego interfejsu dla administratorów i użytkowników, co ułatwia wykonanie zadania po obu stronach,
- wysyłanie automatycznych przypomnień do pracowników,
- możliwość zapewnienia pełnej anonimowości i bezpieczeństwa uczestnikom ankiety.
5. Przygotuj odpowiednią liczbę pytań
Dla wielu specjalistów, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z badaniami zaangażowania, przygotowanie pytań wydaje się najtrudniejszym zadaniem. Presja jest duża, bo od właściwego doboru pytań i odpowiedniego ich sformułowania zależy realizacja celu badawczego. Niestety, nie ma jednego uniwersalnego zestawu pytań – ich dobór zależy od indywidualnych potrzeb każdej organizacji. Można w tym procesie posiłkować się wskazówkami ekspertów zewnętrznych lub skorzystać z gotowych narzędzi. Dobrym przykładem będzie badanie zaangażowania Q12 Gallupa lub narzędzie Pulse Check HRcode. Gotowe pytania warto zawsze zweryfikować pod kątem potrzeb swojej organizacji.
Główne zasady tworzenia pytań do badań Pulse Check:
- Liczba pytań – 5, 10 czy 15? To zależy od potrzeb, ale ważne jest, aby pracownik mógł na nie udzielić odpowiedzi w ciągu kilku minut.
- Język – jasny i zrozumiały. Jednym z ważniejszych założeń ankiet pulsacyjnych jest ich prostota. Pytania muszą być sformułowane krótko i w zrozumiały sposób, aby pracownik nie musiał głęboko analizować treści i zastanawiać się na odpowiedziami.
- Zgodność z celem badania.
- Skala, która pozwoli w łatwy sposób przedstawić, zrozumieć i porównać wyniki. W badaniach pulsacyjnych często wykorzystuje się 5-cio lub 7-mio stopniową skalę Likerta.
6. Pracuj z wynikami
Jeśli badanie Pulse Check ma być czymś więcej niż jednorazową ankietą pracowniczą, organizacja musi usłyszeć i docenić głos pracowników, ale przede wszystkim, wdrożyć zmiany będące efektem ich feedbacku. Zignorowanie wyników będzie jednoznaczne z ignorowaniem pracowników. Skutkiem może być brak udziału w kolejnych ankietach a ponadto spadek zaangażowania w inne wewnętrzne procesy. Im więcej aktywności zostanie podjętych, tym większe poczucie wpływu będą mieli pracownicy. I tym bardziej poczują się zmotywowani. Przy każdym badaniu warto zastanowić się nad tzw. quick win – jakie niewielkie działania mogą wpłynąć na poprawę wyników w następnej ankiecie.
Tworzenie regularnych badań Pulse Check w zakresie ważnych dla firmy i jej pracowników tematów, może przyczynić się do wzbogacenia kultury organizacyjnej. Proces ten może poprawić też jakość pracy i doświadczenia pracowników, które są tak ważne dla budowania ich zaangażowania. Dodatkowo ułatwia śledzenie wewnętrznych trendów, pomaga wykrywać kryzysy i dotrzeć do ich źródła. W dzisiejszych czasach to niezwykle cenne narzędzie, które pomaga liderom zarządzać jeszcze efektywniej, a organizacjom tworzyć strategie rozwojowe, uwzględniające potrzeby ich najcenniejszego zasobu – pracowników.
Dlaczego warto wybrać HRcode?
Zaufany partner największych firm
HRcode to marka, której zaufały największe firmy w Polsce. Budujemy długotrwałe relacje z naszymi partnerami, dzięki czemu mamy wzajemne zaufanie w realizacji wspólnych projektów.
