Czym jest platforma LMS i dlaczego warto z niej korzystać?

Platforma LMS (learning management system) – czym jest?

Nie możesz znaleźć nowych specjalistów do zespołu? Spróbuj zdobyć ich inaczej: przeszkól tych, których już masz! Reskilling i upskilling, czyli nabywanie nowych umiejętności przez pracowników, mają fundamentalne znaczenie dla wzrostu firmy. Wielu kandydatów jako powód zmiany pracy wskazuje chęć rozwoju. Jednak prawdziwi eksperci rzadko kiedy aktywnie poszukują pracy, co sprawia, że działy HR stoją w obliczu nie lada wyzwania. 

Dlatego jednoznacznie warto inwestować w ścieżki edukacyjne pracowników. Jak zarządzać tymi procesami efektywnie? Odpowiedzią jest platforma LMS.

System Zarządzania Nauczaniem lub System Zarządzania Procesami Szkoleniowymi (LMS – ang. Learning Management System) to cyfrowa platforma wspierająca rozwój organizacji. W jaki sposób? Ułatwia monitorowanie procesów edukacyjnych zarówno w środowisku online, jak i offline. Umożliwia również kompleksowe i scentralizowane zarządzanie kompetencjami pracowników – od identyfikacji posiadanych umiejętności po potrzeby rozwojowe.

Dzięki wykorzystaniu LMS przedsiębiorstwa mają możliwość samodzielnego tworzenia i implementacji programów szkoleniowych oraz śledzenia postępów uczestników na każdym etapie nauki. Platformy do zdalnego zarządzania nauczaniem ułatwiają również raportowanie, co umożliwia lepsze planowanie i dysponowanie budżetem szkoleniowym na poziomie całej organizacji.

Mimo że e-learning to dziś niezwykle popularne rozwiązanie, na szeroką skalę rozpowszechnił się dopiero w pandemii. Ewolucja LMS była odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na efektywne narzędzia edukacyjne, które ułatwiają organizację i dostęp do szkoleń online. 

Prototypem takiego rozwiązania był system Plato, który w latach 70. posiadał podstawowe funkcje, takie jak gromadzenie danych, możliwość analizy wyników i prowadzenie interaktywnych zajęć. Początek XXI wieku przyniósł boom na e-learning i zdalne nauczanie, znacznie rozszerzając możliwości LMS. Pionierski system EKKO, wprowadzony w 1991 roku przez NKI Internet College, a następnie adaptacja rozwiązań tego typu w biznesie, ugruntowała pozycję LMS jako istotnego elementu nowoczesnej edukacji i szkoleń.

Współczesny rynek systemów LMS osiągnął wartość 38,7 miliarda dolarów w 2022 roku i przewiduje się, że będzie rósł w tempie rocznym na poziomie 17% pomiędzy 2023 a 2032 rokiem. Ten wzrost jest napędzany przez rosnące zapotrzebowanie na zdalne nauczanie i edukację online, a także przez nacisk na rozwój umiejętności pracowników (L&D) i ciągłe uczenie się (lifelong learning) w sektorze korporacyjnym.

Do czego służy platforma LMS?

W organizacjach, w których jest wiele możliwości rozwoju w różnych kierunkach, zarządzanie ścieżkami szkoleniowymi staje się prawdziwym wyzwaniem. Platforma LMS pozwoli zaprojektować, scentralizować oraz w dużej części zautomatyzować ten proces. Umożliwia holistyczne podejście do edukacji, ułatwia organizację i prezentację wiedzy specjalistycznej, a także pozwala na układanie szkoleń w kompleksowe programy rozwojowe.

Za pomocą LMS możesz skutecznie monitorować postępy swoich pracowników, dostarczać im indywidualnie dopasowane możliwości kształcenia, a tym samym wspierać ich ciągły rozwój zawodowy. Dzięki użyciu platformy, wiele procesów udaje się z powodzeniem uprościć i zoptymalizować kosztowo. Przykładem może być onboarding – niektóre elementy, na przykład cykliczne szkolenia wstępne i towarzyszące im materiały można wgrać i korzystać z nich każdorazowo podczas zatrudniania nowych pracowników.

System LMS pozwala na elastyczność w planowaniu terminów szkoleń oraz dostosowanie tempa nauki do indywidualnych potrzeb uczestników, co przekłada się na lepsze dopasowanie materiału do poziomu zaawansowania. Dzięki funkcjom gromadzenia informacji zwrotnej, masz możliwość ciągłego doskonalenia oferowanych szkoleń, zwiększając ich efektywność i atrakcyjność dla uczestników.

Kto korzysta z LMS?

Systemy do zarządzania nauczaniem są uniwersalnym narzędziami, z których korzystają firmy każdej wielkości – od małych przedsiębiorstw po wielkie korporacje. Są one również popularne w różnych branżach, takich jak logistyka (e-learning z powodzeniem wykorzystuje firma Raben), edukacja, zdrowie, IT, finanse czy produkcja. Instytucje edukacyjne wykorzystują platformy LMS do zdalnego nauczania, podczas gdy organizacje non-profit i rządowe stosują je do szkolenia swoich pracowników oraz wolontariuszy. Dzięki wszechstronności LMS, każda instytucja może dostosować system do swoich specyficznych potrzeb i celów.

LMS często jest składową blended learning, czyli połączenia nauki stacjonarnej i online. To rozwiązanie dla firm, które ze względu na specyfikę branży – np. produkcyjną – nie wszystkie szkolenia są w stanie prowadzić w formie zdalnej.

Zalety systemu LMS

Wiesz już, że systemy LMS oferują szeroki zakres funkcjonalności, od tworzenia i udostępniania materiałów szkoleniowych po ocenę postępów uczących się i raportowanie efektywności programów szkoleniowych. Jakie są główne korzyści z ich wykorzystania?

• Utworzenie centralnego miejsca, w którym umieścisz wszystkie najważniejsze dokumenty. Dzięki temu masz pewność, że cała organizacja w jednym czasie ma dostęp do aktualnych procedur, a ich odnalezienie nie zależy już dłużej od tego, czy ktoś przypadkiem właśnie nie wyczyścił firmowej skrzynki z maili.

• Usprawnienie przekazywania wiedzy i podanie jej w atrakcyjnej formie – umieszczenie kursów na intuicyjnej platformie LMS sprawia, że stają się zdecydowanie łatwiej przyswajalne. Dodatkowo możliwe jest umieszczenie elementu grywalizacyjnego, co zwiększa atrakcyjność nauki – kto nie chciałby przejść na wyższy poziom?

• Oszczędność czasu – naturą niektórych szkoleń (np. BHP) jest ich cykliczność. Zdarza się, że trzeba przeprowadzić je tylko dla jednej osoby. Na pomoc przychodzi platforma LMS, która umożliwia skorzystanie z istniejących materiałów. Dzięki temu pracownik może zyskać potrzebną mu wiedzę bez konieczności dodatkowego angażowania trenera.

• Oszczędność kosztów wynika z dwóch głównych czynników. Po pierwsze, szkolenia online są tańsze niż stacjonarne, ponieważ nie generują choćby kosztów dojazdów. Po drugie, dzięki raportowaniu i ewaluacji można lepiej zarządzać budżetem szkoleniowym i skierować środki tam, gdzie inwestycje przynoszą największy zwrot.

• Bezpieczeństwo danych i procedur – LMS-y pomagają organizacjom w zarządzaniu szkoleniami zgodności np. RODO  i uniemożliwiają nieautoryzowany dostęp do danych. Wśród licznych funkcji jest m.in. szyfrowanie i regularne tworzenie kopii zapasowych.

Dzięki centralizacji zasobów szkoleniowych, zaawansowanemu zarządzaniu użytkownikami, efektywnej ewaluacji postępów oraz ułatwieniu komunikacji, LMS-y stają się nieodłącznym elementem nowoczesnych strategii rozwoju pracowników. Elastyczność w dostępach do szkoleń wraz z zapewnieniem bezpieczeństwa danych czynią z LMS narzędzie dostosowane do wyśrubowanych wymagań dzisiejszego rynku pracy. Wdrażając system, organizacje nie tylko podnoszą kwalifikacje swoich pracowników, ale także zwiększają ich zaangażowanie i satysfakcję, co przekłada się na lepsze wyniki całej firmy.

Funkcje systemu LMS dla biznesu

Które z funkcji platform LMS są najbardziej wspierające dla biznesu? Oczywiście, wszystko zależy od tego, z jakiego powodu decydujesz się na implementację tego rozwiązania. Jednak do najbardziej uniwersalnych i ważnych dla biznesu kwestii należą:

• Centralizacja i tworzenie kursów i szkoleń online – platforma edukacyjna umożliwia firmom tworzenie i dystrybucję cyfrowych kursów szkoleniowych, które pracownicy mogą realizować w dowolnym miejscu i czasie. To nie tylko zwiększa dostępność szkoleń, ale także pozwala na ich szybką aktualizację i dostosowywanie do zmieniających się potrzeb organizacji.
• Śledzenie i raportowanie postępów – funkcjonalności platformy LMS w zakresie raportowania i analizy danych pozwalają na precyzyjne monitorowanie postępów pracowników w szkoleniach. Dzięki temu managerowie mogą łatwiej identyfikować obszary wymagające dodatkowego wsparcia oraz oceniać skuteczność poszczególnych programów szkoleniowych.
• Zarządzanie użytkownikami i zapisami na kursy – LMS oferują narzędzia do efektywnego zarządzania bazą użytkowników, w tym możliwość tworzenia profili pracowników, przypisywania im ról i zadań, a także zarządzania ich zapisami na kursy. To upraszcza administrację i pozwala na lepsze dopasowanie szkoleń do potrzeb organizacji.
• Ocena i ewaluacja – systemy LMS integrują narzędzia oceny, które umożliwiają sprawdzanie wiedzy i umiejętności pracowników. Quizy, testy czy projekty są nie tylko sposobem na ocenę efektywności szkolenia, ale również motywują pracowników do aktywnego uczestnictwa i zaangażowania w procesie nauki.
• Komunikacja i współpraca – narzędzia komunikacyjne dostępne w LMS, takie jak fora czy systemy wymiany wiadomości, sprzyjają wymianie wiedzy i doświadczeń między pracownikami. Ułatwiają one budowanie społeczności praktyków wymieniające się wiedzą, co wspomaga proces lifelong learning.
• Personalizacja i adaptacyjne ścieżki uczenia się – zaawansowane systemy do zarządzania nauczaniem LMS oferują funkcje personalizacji, które dostosowują materiały szkoleniowe do indywidualnych potrzeb i preferencji uczących się. Dzięki adaptacyjnym ścieżkom edukacji każdy pracownik może rozwijać się w tempie odpowiadającym jego możliwościom.
• Integracja z innymi systemami – opcja integracji LMS z innymi narzędziami używanymi w organizacji, takimi jak systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HR), systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM) czy platformy do wideokonferencji, znacząco rozszerza funkcjonalność LMS. Umożliwia to nie tylko lepszą organizację szkoleń, ale również ich większą efektywność dzięki wykorzystaniu istniejących danych i narzędzi.

Wdrożenie platformy LMS

Wdrożenie platformy LMS wymaga przygotowania. Najważniejsze etapy obejmują analizę potrzeb organizacji, wybór odpowiedniego rozwiązania LMS, integrację z istniejącymi systemami HR, szkolenie pracowników z obsługi platformy oraz monitorowanie i ocenę efektywności systemu. 

Pomimo wyzwań takich jak obawy dotyczące integracji czy ograniczenia budżetowe, korzyści płynące z wdrożenia systemu LMS znacząco przewyższają początkowe trudności, oferując organizacjom potężne narzędzie do zarządzania nauczaniem i rozwojem pracowników.

A HRcode ma w tym doświadczenie. Napisz do nas i już dziś poznaj sposób na zarządzanie nauką, które jest skuteczne i optymalne kosztowo. Twoja platforma LMS już na Ciebie czeka!