Na czym polega metoda OKR?

Wyznaczanie i osiąganie celów to główne założenia OKR-ów. Da się je zastosować zarówno w dużych firmach, jak i w pojedynczych działach. Metoda polega na wyznaczaniu celów, które są wspólne dla całej organizacji, kaskadowaniu ich w dół, a następnie monitorowaniu efektów.

Stosowanie OKR-ów jest tak skuteczne, ponieważ pracownicy mają poczucie celu i w dowolnym momencie mogą sprawdzić, jak ich praca przekłada się na wyniki firmy. Dlatego wewnętrzna transparentność jest jedną z cech, którą musi kierować się organizacja, aby skutecznie wdrożyć OKR-y.

Co istotne, metoda OKR jest elastyczna. Jeśli po jakimś czasie okaże się, że działania nie prowadzą do realizacji kluczowych założeń i celu tak, jak nam na tym zależy, możemy zweryfikować całą strategię lub pojedyncze elementy. U podstaw metody OKR leżą krótkie (na ogół kwartalne) sprinty, po których następuje feedback i dalsza realizacja zadań – takie podejście jest istotą zwinnej metodyki agile. Dzięki tej elastyczności w realizacji OKR-ów wyzwania pokonywane są na bieżąco, a przy tym pozostaje duża przestrzeń na dodanie lub usunięcie działań nie prowadzących do celu.

Jak zarządzanie OKR-ami wpływa na pracę firmy?

Metodę OKR można użyć do osiągnięcia założonych celów szybciej niż zwykle, ale to nie jej jedyna zaleta. Wprowadzenie do firmy może zapoczątkować kilka istotnych zmian. Przede wszystkim:

• pomaga określić strategię i ustalić priorytety, co jest pomocne nie tylko na początku drogi organizacji, ale także kiedy jesteście w trakcie pivotu (czyli zmiany strategii, ale bez zmiany wizji firmy);
• pozwala wzbudzić zaangażowanie i motywację wśród pracowników. Warto pamiętać, że są to składowe pracowniczego dobrostanu;
• pozwala pchnąć firmę do przodu, niezależnie od tego, czy chodzi o jej rozpoznawalność, uzyskanie celu finansowego czy zbudowania świadomości marki na danym rynku.

Jeśli metoda OKR jest w Twojej organizacji nowa, może minąć kilka z przewidzianych cyklów, zanim wszystkie założenia zostaną spełnione, a projekt będzie płynnie funkcjonował. Dlatego warto na początek wprowadzić ją w obrębie jednego działu. Po pomyślnie zakończonym okresie testowym, pracownicy znający metodę OKR-ów mogą zostać jej ambasadorami w swojej organizacji.

Zalety zarządzania przez OKR-y

Metoda zarządzania przez cele i kluczowe wskaźniki ma wiele plusów. Skupimy się na trzech głównych zaletach wynikających z korzystania z OKR-ów:

1. Metoda OKR jest prosta do wytłumaczenia i zrozumienia, a cele są ambitne. Samo to pozytywnie wpływa na organizację. Poczucie, że przecieramy jakiś szlak, razem angażujemy się w trudną, ale obiecującą drogę, korzystnie działa na poczucie wspólnoty, tempo pracy oraz kreatywność.
2. Dzięki działaniom w krótkich cyklach (polecamy maksymalnie kwartalne) możesz szybko zareagować i skorygować działania – zarówno na polu działań jednoosobowych, jak działowych i firmowych. Dzięki temu unikniesz ryzyka, że firma przez cały rok dąży w kierunku, który jej nie służy.
3. Dzięki współuczestnictwie w wyznaczaniu OKR-ów na wielu poziomach organizacji, jej pracownicy mają poczucie wpływu i zmierzają w jednym kierunku, z jedną wizją. To ułatwia priorytetyzację zadań, nie ma potrzeby każdorazowego tłumaczenia, a to pozwala oszczędzić tak cenny w każdym biznesie czas. Ułatwia także wzajemne zrozumienie wyzwań stojących przed top managementem i szeregowymi pracownikami.

Cały proces powinien być transparentny, stanowi swoistą umowę między wszystkimi pracownikami danej organizacji. Wspólne wytyczenie OKR-ów niesie szereg korzyści. Dzięki temu łatwiej uniknąć sytuacji, w których trzeba „gasić pożary”, ratując efekty przeoczeń, niedopowiedzeń lub niezrozumienia projektu. Lepszy przepływ informacji pozytywnie wpływa nie tylko na efekty, ale także na atmosferę w firmie.

Jak skutecznie definiować OKR-y – HRcode podpowiada

Wizja firmy, za którą stoi główny OKR, nie musi być wyrażona liczbowo. Powinien być to cel, który działa na wyobraźnię i motywację pracowników. Najlepiej, aby był jakościowy, ekscytujący, inspirujący oraz łatwy do zapamiętania.

Metodę OKR można wykorzystać do określenia poniższych celów:

• stworzenie eksperckiego wizerunku,
• podbicie rynku w jakimś kraju,
• wzmocnienie employer brandingu,
• ustabilizowanie źródeł dochodu.

Te przykłady OKR-ów stanowią punkt wyjścia, są celami strategicznymi. Teraz na ich podstawie należy określić kluczowy rezultat. W odróżnieniu od samego celu, rezultat powinien być widoczny może zostać określony metodą SMART:

• Specific (sprecyzowany) – wiadomo dokładnie, jaki jest nasz cel.
• Measurable (mierzalny) – cel powinno dać się zmierzyć, na tym etapie powinniśmy już wiedzieć, czy będą to wartości procentowe, konkretna waluta lub inne mierniki.
• Achievable (osiągalny) – to niezwykle ważne, aby cel był ambitny, ale możliwy do zrealizowania. Pracownicy muszą mieć wiedzę i narzędzia, które pozwolą im na to, by kluczowy rezultat został osiągnięty.

• Relevant (istotny) – pod kątem OKR-ów to jedna z najistotniejszych cech celu: musi być ważny nie tylko dla organizacji, ale i pracownik musi dostrzegać w nim wartość, wtedy czuje się współodpowiedzialny.
• Time-bound (określony w czasie) – osiąganie celów musi odbyć się w określonym czasie. Zarówno celu głównego, jak i tych pomniejszych.

Pamiętaj o tym, że w przypadku ustalania i realizacji strategii OKR, w wyznaczaniu celów powinni uczestniczyć także zespoły (z uwzględnieniem ich oczekiwań i doświadczenia). To pozwoli na zbudowanie zaangażowania zgodnie z założeniem metody OKR. Tylko w ten sposób Twoja organizacja osiągnie efekt zaangażowania i zmotywowania pracowników, o którym pisaliśmy wcześniej.

Główne założenie metody OKR to reagowanie na aktualną sytuację, w tym na warunki rynkowe oraz wymagania klientów. Dlatego warto wyznaczać maksymalnie 2-3 cele tak, aby móc skupić się na kluczowych zadaniach. Zbyt duża liczba procesów sprawi, że priorytety będą trudniejsze do określenia. OKR-y należy planować kaskadowo.

Wdrożenie systemu do OKR – jak je przeprowadzić?

Korzyści z implementacji systemu OKR (Objectives and Key Results) są znaczące w krótko i długoterminowej perspektywie. Jak wdrożyć nowe rozwiązanie, aby móc cieszyć się efektami?

• Zrób rozeznanie.

Zidentyfikuj obszary, w których system zarządzania celami OKR może przynieść największe korzyści. Określ, jakie cele strategiczne chcesz osiągnąć. Upewnij się, że zarząd i kluczowi liderzy wspierają wdrożenie systemu zarządzania OKR. Ich współpraca jest bardzo ważna dla sukcesu przedsięwzięcia.

• Zaplanuj wdrożenie.

Opracuj plan, w którym uwzględnisz harmonogram, zasoby i odpowiedzialności. Określ, które działy i zespoły będą zaangażowane w pierwszej fazie wdrożenia systemu OKR.

• Przygotuj pracowników.

Przeprowadź szkolenia dla wszystkich pracowników, aby zapoznać ich z podstawami systemu zarządzania OKR, jego korzyściami i zasadami działania. Dobrą praktyką jest przeprowadzenie warsztatów, które pozwolą przećwiczyć nowe umiejętności i zobrazować korzyści.

Ważne: po przeszkoleniu nie zostawiaj zespołu samemu sobie. Stałe wsparcie dla pracowników pomoże im skutecznie korzystać z nowej metody. Jak to zrobić? Możesz np. wyznaczyć ambasadorów OKR wśród osób osiągających najlepsze rezultaty.

• Wypracujcie pierwsze cele i kluczowe rezultaty

Wspólnie z zarządem określ cele strategiczne organizacji. Pamiętaj, te powinny być ambitne, ale osiągalne, oraz zgodne z wizją i misją firmy.

Przeprowadź proces kaskadowania celów, czyli rozbicia celów strategicznych na cele działowe i indywidualne w systemie OKR. Upewnij się, że każdy pracownik rozumie, jak jego zadania przyczyniają się do osiągnięcia celów organizacji. Określ konkretne, mierzalne kluczowe rezultaty, które pozwolą monitorować postępy.

Realizacja i monitorowanie postępów – nieodzowny element OKR-ów

Platforma HRcode pomaga w implementacji metody OKR w organizacjach. Poza znajomością jej głównych założeń niezwykle ważna jest realizacja projektu, a utrzymanie OKR-ów w ramach jednej aplikacji będzie w tym niezwykle pomocne. Termin realizacji celów i kluczowe rezultaty są równie ważne, jak cele same w sobie. Wszystko to zrobisz w dedykowanej aplikacji.

Na tym jednak nie koniec – zwinność OKR-ów polega na regularnym feedbacku, aby ustalić, czy rezultaty zbliżające firmę do celu zostały osiągnięte. Mogą mieć formę fizycznych spotkań, ale doskonale sprawdza się także raportowanie oraz zmiana statusów rezultatów. Komunikacja w procesie jest niezwykle ważna, także warto udostępnić pracownikom możliwość dodawania komentarzy we wspólnych projektach tak, aby żadna aktualizacja statusu albo istotna adnotacja nie umknęła w natłoku maili.

Objectives and Key Resultr (OKR) – system zarządzania przez cele – najlepsze praktyki

Odpowiednia komunikacja oraz edukacja na temat OKR pomoże pracownikom dostrzec liczne zalety korzystania z tej metodologii. Aktywne zaangażowanie zarządu pozytywnie wpływa na postrzeganie zmiany przez pracowników.

To, że cele są wpisane w system zarządzania OKR, to nie koniec drogi. Pamiętaj o regularnych przeglądach, aktualizacjach oraz potrzebie transparentności całego procesu. To pozwoli na zbudowanie wiary w to, że cała firma gra do jednej bramki.

Do tego nieoceniony będzie regularny feedback na temat postępów (wiemy, wspomnieliśmy o nim, ale jest naprawdę ważny). Możesz wprowadzić dodatkowe elementy motywujące, takie jak nagrody lub premie. Sesje informacji zwrotnej pozwolą Ci na stałe wsparcie pracowników, a być może także na zidentyfikowanie nowej potrzeby rozwojowej, dzięki czemu organizacja szybciej osiągnie założony cel.

Metoda zarządzania OKR pozwala na osiągnięcie określonych rezultatów przy zachowaniu wysokiego zaangażowania pracowników. HRcode może pomóc w bezproblemowym wprowadzeniu jej w Twojej firmie. Jeśli chcesz dowiedzieć się o niej więcej, zajrzyj na naszego bloga.

A jeśli chcesz poznać inne funkcjonalności platformy HRcode, napisz do nas. Opowiemy Ci, jak możemy pomóc Ci w realizacji celów już dziś.