Metoda OKR – sposób na zwinną organizację i zadowolonych pracowników?

Metoda OKR w zwinnych organizacjach

Metoda OKR, z powodzeniem stosowana w najbardziej zwinnych organizacjach na świecie, może być brakującym ogniwem między organizacją a skutecznym zarządzaniem. I to bez względu na wielkość firmy i branżę. Korzystanie z OKR-ów jest uznawane za wydajny sposób wspierania zaangażowania pracowników. Czym są OKR-y, jak je wdrożyć i jak zapewnić sobie sukces dzięki tej metodzie?

Czym jest metoda OKR?

OKR to ustrukturyzowana metoda wyznacza celów, w której łączy się cele strategiczne organizacji z celami zespołu i pracownika oraz mierzy osiągnięte efekty. Nazwa OKR jest akronimem angielskich słów: Objectives (cele) and Key Results (kluczowe, mierzalne wyniki). To jedna z metod stosowanych w zespołach i organizacjach działających zgodnie z filozofią Agile. 

Model Agile, początkowo stosowany do zarządzania projektami w organizacjach z branży IT, zyskał sławę i został zaimplementowany w całości lub częściowo w pozostałych branżach. Sprawdza się w organizacjach, w których ważna jest elastyczność i zwinność przy jednoczesnym zorientowaniu na cel.

Kto opracował metodologię OKR?

Metodyka OKR została opracowana przez Andy’ego Grove’a, jednego z założycieli Intela, w latach 70. XX wieku. Grove pierwotnie nazwał swoje podejście „Management by Objectives” (MBO), dzięki wprowadzeniu bardziej ustrukturyzowanego podejścia do wyznaczania celów i mierzenia wyników szybko ewoluowało w OKR. Metoda została następnie spopularyzowana przez Johna Doerra, autora bestsellerowej książki „Measure What Matters”, który użył metody OKR w Google i innych firmach.

Nowe wyzwania – sprawdzone metody

Współcześnie jednoczesne utrzymanie konkurencyjności, rozwijanie biznesu i zarządzanie stanowią ogromne wyzwania. I to w wielu organizacjach. Okoliczności wpływające na biznes często zmieniają się niemal o 180 stopni, przez co trudno budować stabilne środowisko pracy. 

Mimo że w 2022 roku Gallup odnotował rekordowo wysoki poziom zaangażowania pracowników, nadal wynosi on zaledwie 23% w skali globalnej, a wyzwania, takie jak zdrowie psychiczne pracowników, pozyskanie talentów czy „cicha rezygnacja” (ang. quiet quitting) spędzają pracodawcom sen z powiek.

Czy OKR może przyjść z pomocą?

Sytuacja nie jest łatwa dla żadnej ze stron i wymaga przeglądu i aktualizacji stosowanych metod, aby wspierały one rozwój organizacji i pracowników. I to wdrożenie metody OKR zazwyczaj okazuje się strzałem w dziesiątkę. Znany od kilkudziesięciu lat model jest nadal wykorzystywany tam, gdzie został wdrożony po raz pierwszy, czyli w Google. Z doświadczeń giganta technologicznego nie zawahały się skorzystać inne firmy z Doliny Krzemowej, a potem organizacje na całym świecie. 

OKR wobec potrzeb pracodawców i pracowników

Model OKR opiera się na wyznaczaniu jakościowych celów i mierzeniu wyników podejmowanych działań. Celowość działań zarządu i pracowników powinna być wpisana w każdą organizację – cele strategiczne powinny nadawać ton wszystkim działaniom wewnętrznym i zewnętrznym. 

Brak spójności w tym obszarze oznacza, że potrzeby pracowników i organizacji rozmijają się, a podejmowane działania są mało efektywne. Implementacja metody OKR pozwala wyznaczyć właściwe, ambitne cele, monitorować stopień ich realizacji i podchodzić do nich iteracyjnie. Inaczej, niż przy zastosowaniu tradycyjnych modeli zarządzania. 

Rewolucja cyfrowa sprawia, że środowisko biznesowe ulega różnym wpływom, trendom i szybkim przemianom. System, który ułatwi zwinne dopasowanie się do potrzeb rynku, jest na wagę złota. Z pomocą przychodzą tu właśnie OKR-y.

Motywacja 3.0

OKR-y skutecznie wzmacniają zaangażowanie pracowników, wspierają ich produktywność i poczucie sprawczości. Realnie wpływają też na ich motywację wewnętrzną, a tym samym większe zadowolenie z pracy. 

Dlaczego to działa? 

Według słynnego modelu Daniela Pinka, koncentracja na budowaniu motywacji zewnętrznej zespołu jest skazana na niepowodzenie. Jeśli natomiast pozwolimy pracownikowi mieć wpływ na swoją pracę i rozwój, wspólnie z nim wyznaczając cel, do jakiego ma dążyć, budujemy w ten sposób poczucie przynależności i sprawczości. 

Na najwyższą formę motywacji, nazwaną przez Pinka motywacją 3.0, składają się bowiem 3 elementy:

1.Autonomia – to możliwość podejmowania własnych decyzji, w zgodzie ze sobą i własnymi przekonaniami. Osoby z dużym poczuciem autonomii nie boją się wyzwań i wytrwale dążą do celu, jednocześnie biorąc odpowiedzialność za swoje działania. 

W organizacjach działających na OKRach pracownicy sami określają sposób realizacji zadań na podstawie celów, które wspólnie uzgodnili z przełożonymi. Nie są one narzucane, odgórnie – cele indywidualne muszą być jedynie zgodne z celami strategicznymi. Taki sposób ich wyznaczanie i realizacji daje pracownikom większe poczucie autonomii, a tym samym wspiera ich motywację.

2. Mistrzostwo – wiąże się ze stałym rozwojem i dążeniem do osiągania coraz lepszych wyników. Dzięki metodologii OKR pozwalamy pracownikom realizować ambitne cele, ale zgodne z ich kompetencjami i zdolnościami. Nieodłącznym elementem procesu jest ewaluacja i udzielanie feedbacku, co dodatkowo pozwala pracownikom monitorować osiągane przez siebie wyniki i wejść na jeszcze wyższy poziom mistrzostwa.

3. Cel – poczucie celu nadaje sens wszelkim działaniom. Jeśli wiemy, dokąd zmierzamy, mamy motywację do pokonania przeciwności losu, łatwiej adaptujemy  się do zmian. 

Chociaż przy zastosowaniu metody OKR to cele są tajemnicą sukcesu, to jednak jest on efektem całościowej, przemyślanej strategii. Jeśli zostaje zmieniona ze względu na wewnętrzne lub zewnętrzne okoliczności, pracownicy są zaangażowani w proces aktualizacji celów. W efekcie ich poczucie sprawczości, zaangażowanie oraz motywacja zostają wzmocnione.

Rola liderów w implementacji metody OKR

To, czy zmiana wywiera oczekiwany efekt, zależy od liderów. Nie inaczej jest w przypadku metody OKR. Zwłaszcza managerowie średniego stopnia, będący pomiędzy strategicznymi celami organizacji a codzienną pracą zespołów, mają dużą rolę do odegrania. Aby metoda OKR przyniosła oczekiwane efekty, ich zaangażowanie musi być wielowymiarowe.

Ich pierwszym i najważniejszym zadaniem jest wyjaśnienie zespołom, dlaczego konkretne cele są istotne. To pozwoli zrozumieć sens i wartość pracy zatrudnionym. Monitoring realizacji celów oraz adekwatne docenianie skutecznie wzmocni morale pracowników i buduje kulturę uznania. 

Rola lidera nie ogranicza się do wyznaczania zadań. Regularne spotkania 1:1, mentoring oraz otwartość na pytania i problemy zespołu to elementy niezbędne do zapewnienia wsparcia. Taka postawa liderów wzmacnia zaufanie nie tylko do nich samych, ale do całej organizacji. 

Dlaczego warto stosować OKRy?

Dobrze wdrożona i skutecznie realizowana metoda OKR pozwala firmie osiągnąć przede wszystkim:

• szybkie przystosowanie organizacji do zmian,
• wzrost produktywności pracowników, co przekłada się na lepszy wynik finansowy,
• wzrost konkurencyjności,
• wzrost motywacji i zaangażowania wśród pracowników,
• skuteczniejsze realizowanie trudnych i ambitnych zadań,
• stałą kontrolę stopnia osiągnięcia celów,
• szybsze ustalanie priorytetów indywidualnych i zespołowych,
• usprawnienie procesów wewnętrznych, w tym komunikacji,
• sukcesy, które da się zmierzyć – dzięki czemu łatwiej docenić pracowników,
• ograniczenie kosztów i zwiększenie zysków.

Jak wyznaczać cele według modelu OKR?

Cele wyznaczane według modelu OKR powinny odpowiadać na potrzeby organizacji, zespołu i każdego pracownika. Punktem wyjścia w tym procesie są zawsze potrzeby firmy. Oznacza to, że cele przekazywane są kaskadowo, a następnie rozpisane na zadania i wskaźniki. 

Aby OKR-y pracowały na korzyść wszystkich pracowników i były zgodne z modelem motywacji 3.0, w procesie wyznaczania celów należy uwzględniać cele indywidualne. To te, które wynikają z potrzeb pracownika, jego kompetencji, wiedzy i pełnionych obowiązków. Jak w przypadku każdej pracy z celami warto stosować znaną w większości organizacji zasadę SMART. Według niej cele powinny być:

• Specific (sprecyzowane) – określamy, co dokładnie chcemy osiągnąć.
• Measurable (mierzalne) – już na tym etapie należy wiedzieć, według jakich wartości (wskaźników) sprawdzimy stopień realizacji celu.
• Achievable (osiągalne) – możliwe do zrealizowania, biorąc pod uwagę zasoby pracownika, organizacji oraz sytuację zewnętrzną (np. stan gospodarki, dostępne technologie na rynku etc.)
• Relevant (istotne) – skuteczne wyznaczanie celów opiera się na wartości, jaką dostarczymy, osiągając zamierzone efekty. Dlatego muszą być ważne dla organizacji i pracownika, dając mu poczucie sensu i wpływu.
• Time-bound (określone w czasie) – określamy ostateczny termin realizacji celu całościowego i celów pośrednich.

Przykład OKR dla branży IT:
Osiągnięcie 99,9% dostępności kluczowego systemu w każdym miesiącu w ciągu następnego kwartału.

Przykład OKR dla branży produkcyjnej:
Redukcja odpadów produkcyjnych o 10% w ciągu najbliższych 6 miesięcy.

Wdrażając metodę OKR do organizacji, można działać etapami – najpierw zrealizować pilotaż na wybranej grupie, która ma doświadczenie w pracy zwinnej. Następnie wdrożyć OKR w wybranych zespołach, a na końcu w całej organizacji. Takie podejście zminimalizuje ryzyko niepowodzenia całego projektu i pozwoli wyciągać wnioski na bieżąco. A zespoły mające okazję jako pierwsze pracować na OKR-ach zwykle czują się docenione i bardzo często stają się ambasadorami projektu przy wdrożeniu w pozostałej części organizacji.

Warto zwrócić uwagę, że wprowadzenie  OKR-ów do firmy jest zmianą nie tyle metodologii, ile całego sposobu działania organizacji, w tym sposobu myślenia pracowników. Metoda przenosi punkt ciężkości zarządzania i zachęca do brania większej odpowiedzialności za swoje zadania i projekty, a tym samym za własny rozwój i sukces firmy.

Dobre praktyki w metodzie OKR

1. Wyznaczanie 2-5 celów

W metodzie OKR głównym założeniem jest elastyczność reagowania na zmieniające się potrzeby i wymagania rynku oraz klientów. Zbyt duża liczba zadań i wytycznych sprawia, że trudno ustalić priorytety i skupić się na kluczowych procesach. Cele powinny być ambitne, ale realne do osiągnięcia. Zarządzanie celami OKR ma ułatwić pracę, a nie nadmiernie ją skomplikować.

2. Harmonogram cykli

OKR-y będą skuteczną metodą pracy, jeśli liderzy i pracownicy będą weryfikować priorytety i podsumowywać osiągnięte wyniki regularnie. John Doerr, twórca metody, zaleca, aby robić to w kwartalnych lub miesięcznych cyklach. Harmonogram należy dostosować do potrzeb organizacji, liderów i pracowników. Podczas spotkań przełożeni podsumowują stopień realizacji celów, przekazują pracownikom informację o swoich nowych OKR-ach i wspólnie ustalają priorytety na następny okres.

3. Feedback i docenianie

Metoda OKR nie może być mylona z procesem oceny. Jej celem jest bardziej produktywne wykorzystanie wewnętrznych zasobów organizacji i motywowanie pracowników. Wspólne spotkania z pracownikiem 1:1, podsumowujące stopień realizacji celów muszą zawierać w sobie element doceniania wysiłku i dotychczasowych postępów. Ważnym elementem zwinnych organizacji jest bowiem przywództwo oparte na empatii i wzmacnianiu mocnych stron, a nie kontroli i krytyce.

4. Komunikacja

W organizacjach zwinnych komunikacja z pracownikami jest otwarta i wielokierunkowa. Oznacza to, że informacje o OKR są przekazywane kaskadowo z góry na dół, ale liderzy i cały zarząd przyjmują feedback na temat OKR-ów ze strony pracowników. Forma takiej komunikacji musi być dostosowana do możliwości organizacyjnych. Mogą to być spotkania online lub offline, spotkania typu town hall, ankiety czy wymiana informacji na platformach komunikacyjnych.

5. Wsparcie

Pracownicy nie mogą być pozostawieni ze swoimi celami bez żadnego wsparcia. Rolą menedżerów, HR czy pracowników L&D jest upewnienie się, że pracownik rozumie swoje zadania i posiada zasoby, aby je zrealizować. Nie dokonuje jednak tego sam – kluczowa jest współpraca w ramach zespołów i pomiędzy nimi, a czasem wsparcie mentora lub coacha. Dobrą praktyką jest ustalenie z pracownikiem jego ścieżki rozwojowej (np. w postaci indywidualnego planu rozwoju), która pomoże mu osiągać jeszcze ambitniejsze cele.

Jak uniknąć najczęstszych błędów przy wdrażaniu OKR?

Najistotniejszym założeniem OKR jest skupienie się na najważniejszych priorytetach. Choć wyznaczenie większej liczby celów jest kuszące, rezultat może być odwrotny do zamierzonego. Rezultatem takiego działania może być rozproszenie uwagi i trudność w realizacji planów. Pamiętaj, aby unikać zbyt abstrakcyjnych sformułowań, które trudno ocenić pod kątem realizacji.

Cele na szczycie zostały wyznaczone? Zanim nastąpi ich kaskadowanie, upewnij się, że pracownicy wiedzą, o co chodzi i dlaczego ich priorytety ustala się tak, a nie inaczej. Wdrożenie OKR wymaga zapewnienia odpowiedniej wiedzy wszystkim zainteresowanym stronom.

Kolejnym błędem, który często popełniają firmy, jest brak regularnych przeglądów i aktualizacji celów. A skuteczność metody OKR leży w systematyczności. Regularne omawianie postępów i ewentualne wdrażanie korekt są niepomijalne. Pomocny będzie tutaj system OKR.

Narzędzia do obsługi OKR-ów

Wsparciem liderów i działów zarządzających OKR-ami są narzędzia IT – platformy, które dostarczają kompleksowe rozwiązania w zakresie wewnętrznych procesów HR i L&D. Rozwiązania, takie jak HRcode, mają za zadanie usprawnić i uprościć wyznaczanie celów w organizacjach, ułatwić komunikację i monitorować stopień realizacji poszczególnych zadań przez zespoły i indywidualnych pracowników. 

Klienci HRcode doceniają, że system OKR umożliwia pracownikom samodzielne ustalenie celów i zadań, a następnie zweryfikowanie i kaskadowanie ich przez liderów. Narzędzia do obsługi OKR-ów pozwalają na generowanie raportów i przegląd historii OKR-ów, co ułatwia wyciąganie wniosków na podstawie rzetelnych danych.

Metoda OKR to metoda osiągania mistrzostwa w codziennych działaniach – motywuje, inspiruje, angażuje i zwiększa kreatywność. W szybko zmieniającym się świecie, zdominowanym przez nowoczesne technologie, takie ukierunkowanie na cel i mierzenie efektów wszelkich działań, pozwalają skupić się na priorytetach i osiągać najlepsze wyniki.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Jak długo trwa wdrożenie OKR? Wdrożenie OKR w organizacji może zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od jej wielkości, struktury i gotowości do zmiany.

Zarządzanie celami OKR – czy jest lepsze od innych metod? To zależy od specyfiki organizacji. OKR-y świetnie sprawdzają się w środowiskach wymagających iteracyjnego podejścia, zwinności i regularnego monitorowania postępów.

Jak często powinno się aktualizować OKR-y? Najlepiej co kwartał, jednak częstotliwość powinna być dostosowana do potrzeb organizacji, specyfiki projektu i tempa realizacji celów.

Czy każda organizacja powinna stosować OKR? Nie każda organizacja musi wdrażać OKR, ale te, które szukają sposobu na lepsze zarządzanie celami i zaangażowanie pracowników, mogą wiele zyskać na tym podejściu.

Jak powiązać OKR-y z systemem ocen pracowniczych? OKR-y mogą wspierać system ocen poprzez dostarczanie danych o postępach i osiągnięciach, ale powinny być traktowane bardziej jako narzędzie motywacyjne niż oceniające.

Czy wdrożenie OKR może się nie powieść? Tak, jeśli organizacja nie zapewni odpowiedniego wsparcia liderów, edukacji pracowników lub nie dostosuje podejścia do swojej kultury organizacyjnej. Regularna ewaluacja i otwarta komunikacja to kluczowe elementy sukcesu.

Które marki z powodzeniem stosują OKR? Przykłady OKR:

1. Google – firma zainicjowała popularyzację OKR. Wykorzystuje metodologię do ustalania celów na poziomie strategicznym, zespołowym i indywidualnym.
2. Intel – przedsiębiorstwo to z powodzeniem stosowało OKR-y do zarządzania priorytetami i budowania przewagi konkurencyjnej. Kluczowym rezultatem było wdrożenie przełomowych technologii procesorowych.
3. Zalando – zbudowało strukturę OKR do lepszego zarządzania zespołami i realizacji ambitnych celów w obszarze technologii e-commerce.

Bibliografia:
Daniel H. Pink, Drive. Kompletnie nowe spojrzenie na motywację, 2020;
https://www.whatmatters.com/resources/a-typical-okr-cycle;
https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx;
https://en.wikipedia.org/wiki/Objectives_and_key_results;
https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/technology/articles/czym-tak-naprawde-jest-agile.html.