Metoda OKR – sposób na zwinną organizację i zadowolonych pracowników?

Metoda OKR w zwinnych organizacjach

Metoda OKR, z powodzeniem stosowana w najbardziej zwinnych organizacjach na świecie, może stać się kluczem do bardziej elastycznego i skutecznego zarządzania w każdej firmie – bez względu na wielkość i branżę. Jest także uznawana za skuteczny sposób wspierania zaangażowania pracowników. Czym są OKR-y, jak je wdrożyć i jak zapewnić sobie sukces, dzięki tej metodzie?

Nowe wyzwania – sprawdzone metody

W czasach mało stabilnej sytuacji ekonomiczno-gospodarczej utrzymanie konkurencyjności, rozwijanie biznesu i zarządzanie stanowią ogromne wyzwania w większości organizacji. W dynamicznie zmieniających się okolicznościach trudno też budować stabilne środowisko pracy oparte na silnej kulturze organizacyjnej. Mimo że w 2022 roku Gallup odnotował rekordowo wysoki poziom zaangażowania pracowników, nadal wynosi on zaledwie 23% w skali globalnej, a wyzwania, takie jak zdrowie psychiczne pracowników, pozyskanie talentów czy „cicha rezygnacja” (ang. quiet quitting) spędzają pracodawcom sen z powiek.

Sytuacja nie jest łatwa dla żadnej ze stron i wymaga przeglądu i aktualizacji stosowanych metod, aby wspierały one rozwój organizacji i pracowników. W czasach braku poczucia stabilności i bezpieczeństwa, przy jednoczesnej potrzebie zachowania zwinności w zarządzaniu, wdrożenie OKR zazwyczaj okazuje się strzałem w dziesiątkę. Znany od kilkudziesięciu lat model jest nadal wykorzystywany tam, gdzie został wdrożony po raz pierwszy, czyli w Google. Z doświadczeń giganta technologicznego nie zawahały się skorzystać inne firmy z Doliny Krzemowej, a potem organizacje na całym świecie.

Czym jest metoda OKR?

OKR to ustrukturyzowana metoda wyznacza celów, w której łączy się cele strategiczne organizacji z celami zespołu i pracownika oraz mierzy osiągnięte efekty. Nazwa OKR jest akronimem angielskich słów: Objectives (cele) and Key Results (kluczowe, mierzalne wyniki). Jest to jedna z metod stosowanych w zespołach i organizacjach działających zgodnie z filozofią Agile. Model Agile, początkowo stosowany do zarządzania projektami w organizacjach z branży IT, zyskał sławę i został zaimplementowany w całości lub częściowo w pozostałych branżach – sprawdza się w organizacjach, w których ważna jest elastyczność i zwinność, przy jednoczesnym zorientowaniu na cel.

OKR wobec potrzeb pracodawców i pracowników

Model OKR opiera się na wyznaczaniu jakościowych celów i mierzeniu wyników podejmowanych działań. Celowość działań zarządu i pracowników powinna być wpisana w każdą organizację – cele strategiczne, które wynikają z misji organizacyjnej, powinny nadawać kierunek wszystkim działaniom wewnętrznym i zewnętrznym. Brak spójności w tym obszarze oznacza, że potrzeby pracowników i organizacji rozmijają się, a podejmowane działania są mało efektywne. Model OKR pozwala wyznaczyć właściwe, ambitne cele, monitorować stopień ich realizacji i uaktualniać częściej, niż przy zastosowaniu tradycyjnych modeli zarządzania. Współczesne tempo zmian narzuca bowiem konieczność szybkiej reakcji i dostosowanie pracy do potrzeb rynku. Kluczowe jest przy tym zachowanie produktywności i motywacji wśród pracowników. Z pomocą przychodzą tu właśnie OKR-y.

Motywacja 3.0

OKR-y skutecznie wzmacniają zaangażowanie pracowników, wspierając ich produktywność i poczucie sprawczości. Realnie wpływają też na ich motywację wewnętrzną, a tym samym większe zadowolenie z pracy. Dlaczego to działa? Według słynnego modelu Daniela Pinka[1], koncentracja na budowaniu motywacji zewnętrznej u pracowników jest skazana na niepowodzenie. Jeśli natomiast pozwolimy pracownikowi mieć wpływ na swoją pracę i rozwój, wspólnie z nim wyznaczając cel, do jakiego ma dążyć, budujemy w ten sposób poczucie przynależności i sprawczości. Na najwyższą formę motywacji, nazwaną przez Pinka motywacją 3.0, składają się bowiem 3 elementy:

1. Autonomia – to możliwość podejmowania własnych decyzji, w zgodzie ze sobą i własnymi przekonaniami. Osoby z dużym poczuciem autonomii nie boją się wyzwań i wytrwale dążą do celu, biorąc jednocześnie odpowiedzialność za swoje działania. W organizacjach działających na OKRach pracownicy sami określają sposób realizacji zadań na podstawie celów, które wspólnie uzgodnili z przełożonymi. Nie są one narzucane, odgórnie – cele indywidualne muszą być jedynie zgodne z celami strategicznymi. Taki sposób wyznaczanie i realizacji celów daje pracownikom większe poczucie autonomii, a tym samym wspiera ich motywację.
2. Mistrzostwo – wiąże się ze stałym rozwojem i dążeniem do osiągania coraz lepszych wyników. Dzięki metodzie OKR pozwalamy pracownikom realizować ambitne cele, ale zgodne z ich kompetencjami i zdolnościami. Nieodłącznym elementem procesu jest ewaluacja i udzielanie feedbacku, co dodatkowo pozwala pracownikom monitorować osiągane przez siebie wyniki i wejść na jeszcze wyższy poziom mistrzostwa.
3. Cel – poczucie celu nadaje sens wszelkim działaniom. Jeśli wiem, dokąd zmierzam, mam motywację do pokonania przeciwności losu, łatwiej adaptuję się do zmian. Chociaż w modelu OKR cele stanowią klucz do sukcesu firmy, ważne jest to, że są efektem całościowej, przemyślanej strategii. Jeśli zostaje ona zmieniona ze względu na wewnętrzne lub zewnętrzne okoliczności, pracownicy są zaangażowani w proces aktualizacji celów. W efekcie ich poczucie sprawczości, zaangażowanie oraz motywacja zostają wzmocnione.

[1] Daniel H. Pink, Drive. Kompletnie nowe spojrzenie na motywację, 2020

Dlaczego warto stosować OKRy?

Dobrze wdrożona i skutecznie realizowana metoda OKR pozwala firmie osiągnąć szereg korzyści, w tym przede wszystkim:

• szybkie przystosowanie organizacji do zmian;
• wzrost produktywności pracowników, co przekłada się na lepszy wynik finansowy;
• wzrost konkurencyjności firmy;
• wzrost motywacji i zaangażowania wśród pracowników;
• skuteczne realizowanie trudnych i ambitnych zadań;
• stała kontrola stopnia osiągnięcia celów;
• szybkie i skuteczne ustalanie priorytetów indywidualnych i zespołowych;
• usprawnienie procesów wewnętrznych, w tym komunikacji;
• mierzenie sukcesu i docenianie pracowników;
• budowanie kultury organizacyjnej w oparciu o dane;
• ograniczenie kosztów i zwiększenie zysków.

Jak wyznaczać cele według modelu OKR?

Cele wyznaczane według modelu OKR powinny odpowiadać na potrzeby organizacji, zespołu i każdego pracownika. Punktem wyjścia w tym procesie są zawsze cele strategiczne organizacji, wynikające z misji. Oznacza to, że cele przekazywane są kaskadowo, a następnie rozpisane na zadania i wskaźniki. Aby jednak OKR-y pracowały na korzyść wszystkich pracowników i były zgodne z modelem motywacji 3.0, w procesie wyznaczania celów należy uwzględniać cele indywidualne – wynikające z potrzeb pracownika, jego kompetencji, wiedzy i pełnionych obowiązków. Jak w przypadku każdej pracy z celami warto stosować znaną w większości organizacji zasadę SMART. Według niej cele powinny być:

• Specific (sprecyzowane) – określamy, co dokładnie chcemy osiągnąć.
• Measurable (mierzalne) – już na tym etapie należy wiedzieć, według jakich wartości (wskaźników) sprawdzimy stopień realizacji celu.
• Achievable (osiągalne) – możliwe do zrealizowania, biorąc pod uwagę zasoby pracownika, organizacji oraz sytuację zewnętrzną (np. stan gospodarki, dostępne technologie na rynku etc.)
• Relevant (istotne) – skuteczne wyznaczanie celów opiera się na wartości, jaką dostarczymy, osiągając zamierzone efekty. Cele muszą być ważne dla organizacji i pracownika, dając mu poczucie sensu i wpływu.
• Time-bound (określone w czasie) – określamy ostateczny termin realizacji celu całościowego i celów pośrednich.

Wdrażając metodę OKR do organizacji, można działać etapami – najpierw zrealizować pilotaż na wybranej grupie, która ma doświadczenie w pracy zwinnej, następnie wdrożyć OKR w wybranych zespołach, a na końcu w całej organizacji. Takie podejście zminimalizuje ryzyko niepowodzenia całego projektu, bo pozwoli wyciągać wnioski na bieżąco i dostosowywać metodę do potrzeb organizacji. Ponadto zespoły, które mają okazję jako pierwsze pracować na OKR-ach, czują się docenione i bardzo często stają się ambasadorami projektu przy wdrożeniu w pozostałej części organizacji.

Warto zwrócić uwagę, że wprowadzenie do organizacji OKR-ów jest zmianą nie tyle metodologii, ile całego sposobu działania organizacji, w tym sposobu myślenia pracowników. Metoda przenosi bowiem punkt ciężkości zarządzania i zachęca do brania większej odpowiedzialności za swoje zadania i projekty, a tym samym za własny rozwój i sukces firmy.

Dobre praktyki w metodzie OKR

1. Wyznaczanie 2-5 celów

W metodzie OKR głównym założeniem jest elastyczność reagowania na zmieniające się potrzeby i wymagania rynku oraz klientów. Zbyt duża liczba zadań i wytycznych sprawia, że trudno ustalić priorytety i skupić się na kluczowych procesach. Cele powinny być ambitne, ale realne do osiągnięcia.

2. Harmonogram cykli

OKR-y będą skuteczną metodą pracy, jeśli liderzy i pracownicy będą weryfikować priorytety i podsumowywać osiągnięte wyniki regularnie. John Doerr, twórca metody, zaleca, aby robić to w kwartalnych lub miesięcznych cyklach, ale najlepiej harmonogram dostosować do potrzeb organizacji, liderów i pracowników. Podczas spotkań przełożeni podsumowują stopień realizacji celów, przekazują pracownikom informację o swoich nowych OKR-ach i wspólnie ustalają priorytety na następny okres.

3. Feedback i docenianie

Metoda OKR nie może być mylona z procesem oceny. Jej celem jest bardziej produktywne wykorzystanie wewnętrznych zasobów organizacji i motywowanie pracowników. Wspólne spotkania z pracownikiem 1:1, podsumowujące stopień realizacji celów muszą zawierać w sobie element doceniania wysiłku i dotychczasowych postępów. Ważnym elementem zwinnych organizacji jest bowiem przywództwo oparte na empatii i wzmacnianiu mocnych stron, a nie kontroli i krytyce.

4. Komunikacja

W organizacjach zwinnych komunikacja z pracownikami jest otwarta i wielokierunkowa. Oznacza to, że informacje o OKR są przekazywane kaskadowo z góry na dół, ale liderzy i cały zarząd przyjmują feedback na temat OKR-ów ze strony pracowników. Forma takiej komunikacji musi być dostosowana do możliwości organizacyjnych. Mogą to być spotkania online lub offline, spotkania typu town hall, ankiety czy wymiana informacji na platformach komunikacyjnych.

5. Wsparcie

Pracownicy nie mogą być pozostawieni ze swoimi celami bez żadnego wsparcia. Rolą menedżerów, HR czy pracowników L&D jest upewnienie się, że pracownik rozumie swoje zadania i posiada zasoby, aby je zrealizować. Nie dokonuje jednak tego sam – kluczowa jest współpraca w ramach zespołów i pomiędzy nimi, a czasem wsparcie mentora lub coacha. Dobrą praktyką jest ustalenie z pracownikiem jego ścieżki rozwojowej (np. w postaci Indywidualnego Planu Rozwoju), która pomoże mu osiągać jeszcze ambitniejsze cele.

Narzędzia do obsługi OKR-ów

Wsparciem liderów i działów zarządzających OKR-ami są narzędzia IT – platformy, które dostarczają kompleksowe rozwiązania w zakresie wewnętrznych procesów HR i L&D. Rozwiązania, takie jak HRcode, mają za zadanie usprawnić i uprościć wyznaczanie celów w organizacjach, ułatwić komunikację i monitorować stopień realizacji poszczególnych zadań przez zespoły i indywidualnych pracowników. Klienci HRcode doceniają, że system umożliwia pracownikom samodzielne ustalenie celów i zadań na podstawie OKR-ów przełożonych, a następnie zweryfikowanie ich przez liderów. Narzędzia do obsługi OKR-ów pozwalają na generowanie raportów i przegląd historii OKR-ów, co ułatwia wyciąganie wniosków na podstawie rzetelnych danych.

Metoda OKR to metoda osiągania mistrzostwa w codziennych działaniach – motywuje, inspiruje, angażuje i zwiększa kreatywność. W szybko zmieniającym się świecie, zdominowanym przez nowoczesne technologie, takie ukierunkowanie na cel i mierzenie efektów wszelkich działań, pozwalają skupić się na priorytetach i osiągać najlepsze wyniki.