Nowoczesne narzędzia HR niezbędne w 2024 roku

Jakich narzędzi dla HR potrzebujesz?

Narzędzia HR, z których korzystamy współcześnie, różnią się od tych stosowanych jeszcze kilka czy kilkanaście lat temu. Wprawdzie na wielu służbowych komputerach niepodzielnie królują arkusze kalkulacyjne, jednak wraz z dynamicznie zmieniającą się rolą kadr przestają być wystarczające. Co znajduje się wśród nowoczesnych narzędzi HR? Jak ułatwiają sobie pracę specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi? Sprawdziliśmy to dla Was.

Zanim przejdziemy do samych rozwiązań, należy zaznaczyć, że wśród narzędzi HR mało które to wytrych, który sprawdzi się w każdej organizacji. Dlatego podstawą jest zrozumienie potrzeb firmy. Czy prowadzi masowe rekrutacje i ma problem z talent poolingiem? Czy co miesiąc prowadzi wieloosobowe onboardingi? Czy może zamiast rekrutacji, organizacja jest w trakcie przygotowywania programu reskillingu dla stałych pracowników, ponieważ szykuje się na zmiany w branży?

Od tego wszystkiego zależy wybór narzędzi, które sprawdzą się w Twojej organizacji.

Dlaczego powinieneś korzystać z narzędzi HR?

Wiele osób lubi podchodzić do rzeczy w tradycyjny sposób – nadal drukują CV, chowają dokumenty w segregatorach, które zamykają w szafce pod kluczem, co jakiś czas przeglądają je, aby sprawdzić, czy termin ważności szkolenia BHP już nie minął. O ile szybciej byłoby, gdyby zajął się tym automat, a ekspert w swojej branży mógłby zająć się czymś innym?

Wiele organizacji pokusiło się o stworzenie raportów trendów HR na 2024. Według badania Worksmile, już 42% organizacji planuje wdrożenie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, a 53,6% już wdrożyło tego typu działania u siebie lub zauważyło je u konkurencji. Ten trend zdają się potwierdzać inne publikacje, na przykład raport przygotowany przez No Fluff Jobs, który potwierdza, że rośnie zapotrzebowanie na kompetencje związane z AI.

Rynek pracy się zmienia. Osoby, które bronią się przed zmianą, prawdopodobnie zostaną wyparte przez te, które się zaadaptowały. Z tej perspektywy skorzystanie z pomocy narzędzi HR to nie lenistwo czy droga na skróty, ale ważna optymalizacja codziennych zadań, która pozwoli działać sprawniej, efektywniej i wygodniej. A co najważniejsze z biznesowego punktu widzenia: używanie odpowiednich narzędzi HR to solidny doping w wyścigu z konkurencją. Nic dziwnego, takie rozwiązania dają przede wszystkim czas – z badań przeprowadzonych przez Nucleus Research wynika, że automatyzacje procesów HR mogą zmniejszyć ilość czasu potrzebną na ich obsługę nawet o 90%.

Jak wybrać odpowiednie narzędzia HR?

Zanim zaczniesz przeglądać dostępne opcje, ważne jest, abyś dokładnie zrozumiał, czego potrzebuje Twoja organizacja. Czy chcesz usprawnić proces rekrutacji, zarządzanie wydajnością, czy też potrzebujesz kompleksowego rozwiązania obejmującego różne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi? 

Kiedy już to wiesz, pora na wybór. Upewnij się, że wybrane narzędzie HR będzie kompatybilne z innymi systemami używanymi w Twojej firmie. Im mniej haseł do zapamiętywania, tym lepiej – wiele aplikacji (w tym te przygotowana przez HRcode) integruje się z pakietami Microsoft czy Google. Warto o to zapytać. 

Kolejną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę, jest skalowanie. Czy możliwości narzędzia będą rosły wraz z organizacją? Czy aplikacja, która świetnie radzi sobie z 50 użytkownikami będzie równie skuteczna, jeśli organizacja rozrośnie się do 500 osób? Te pytania warto zadać dostawcy jeszcze przed zakupem. Zwłaszcza, że wiele autorytetów – wśród nich Gartner – wskazują na konieczność rozwoju, reskillingu i kształcenia. Life-long learning może obejmować funkcje, których przydatności dziś nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Dlatego warto wybrać dostawcę, który jest na bieżąco z rynkiem, nowinkami technicznymi i obecnymi trendami.

Wśród kwestii, których pominięcie wiąże się z ryzykiem, jest bezpieczeństwo informacji. Upewnij się, że wybrane narzędzie HR przestrzega lokalnych i międzynarodowych przepisów o ochronie danych, takich jak RODO.

Pamiętaj, że odpowiednie narzędzie HR to takie, które nie tylko spełnia Twoje aktualne potrzeby, ale także wspiera długoterminową strategię zarządzania talentami i rozwoju organizacji. Dokonując wyboru, kieruj się nie tylko funkcjonalnością, ale również potencjałem narzędzia do przyczyniania się do sukcesu Twojej firmy.

Chcesz wybrać odpowiednie narzędzie? Bądź na bieżąco z trendami

Trendy pozwalają przewidzieć, jakich rozwiązań możesz potrzebować za jakiś czas. Dlatego nawet, jeśli nie masz czasu wczytywać się w kilkusetstronicowe raporty warto poświęcić kilka minut, aby być z nimi na bieżąco.

Do najistotniejszych nurtów, które mogą mieć wpływ na wybór przyszłych narzędzi HR-owca, należą:

• Rozwój technologii i sztucznej inteligencji staje się coraz ważniejszym elementem w branży HR. AI jest wykorzystywana do automatyzacji rutynowych zadań HR, jak przetwarzanie aplikacji, screening CV czy analiza danych dotyczących pracowników, co pozwala na bardziej efektywną i szybką pracę działów HR. 
• Przejście na skills-based workforce, czyli model pracy oparty na umiejętnościach. Oznacza odejście od tradycyjnego podejścia skoncentrowanego na wykształceniu akademickim, a skupienie się na praktycznych umiejętnościach i doświadczenie zawodowym. 
• Life-long learning i upskilling. Zwiększa elastyczność i zdolność adaptacji pracowników do zmieniających się warunków rynkowych, przyczynia się także do ich większego zaangażowania i satysfakcji z pracy. To ważne w kontekście retencji talentów.
• Praca hybrydowa i zdalna stała się normą dla wielu organizacji. Takie środowisko pracy wymaga jednak dostosowania infrastruktury technologicznej, polityk i kultury organizacyjnej, aby zapewnić sprawną współpracę między zespołami działającymi zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie.
• Zdrowie psychiczne pracowników i zapobieganie wypaleniu zawodowemu.  Firmy podejmują działania mające na celu poprawę dobrostanu i motywowanie pracowników, takie jak promowanie otwartego dialogu na temat zdrowia psychicznego, destygmatyzacja problemów związanych ze zdrowiem psychicznym oraz zapewnianie zasobów i wsparcia w tym zakresie. 
• Rozwój różnorodności, równości i inkluzywności w miejscu pracy. Organizacje, które skutecznie wdrażają strategie DEI (Diversity, Equity, and Inclusion), często osiągają lepsze wyniki finansowe i są postrzegane przez pracowników jako bardziej atrakcyjne. Pierwsze skrzypce w budowaniu inkluzywności gra komunikacja, wspierana przez odpowiednie rozwiązania technologiczne, które umożliwiają integrację i współpracę w różnorodnych zespołach.
• Silny employer branding staje się kluczowym elementem strategii HR, przyciągając i zatrzymując talenty. Skuteczne strategie wizerunkowe opierają się na analizie danych, badaniach satysfakcji pracowniczej i komunikacji wartości firmy.

Te wszystkie trendy przeplatają się i znajdują wspólny mianownik, którym są szkolenia i miękkie kompetencje. Mając tę wiedzę łatwiej wytypować, które narzędzia będą odpowiedzią na potrzeby HR-owców w 2024 roku.

Najlepsze narzędzia HR

W świetle powyższych trendów, narzędzia dla HR, które warto rozważyć, to:

Platformy e-learningowe

Cyfrowe platformy szkoleniowe oferują możliwość przeprowadzenia kursów online, seminariów, webinarów i użycia innych narzędzi edukacyjnych. Są one kluczowe dla rozwoju umiejętności i kariery pracowników, umożliwiając elastyczne uczenie się w dowolnym czasie i miejscu. Platformy e-learningowe stają się podstawowym narzędziem umożliwiającym onboarding, reskilling i upskilling przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Połączone z bazami wiedzy, staną się centrum firmowej edukacji.

Narzędzia do ankietowania pracowników i feedbacku

Regularne badania pulse check i ankiety satysfakcji pozwalają na bieżące zbieranie opinii od pracowników. Na podstawie tych danych można wdrażać innowacje, które nie tylko odpowiedzą na wyzwania organizacji, ale uwzględnią także potrzeby pracowników.

Narzędzia do oceny i mapowania kompetencji pracowniczych

9box Grid, Feedback 360 stopni, ocena okresowa – to narzędzia, które umożliwiają zbieranie informacji zwrotnych od różnych grup, w tym przełożonych, kolegów, podwładnych, a nawet klientów. To daje bardziej kompleksowy obraz wydajności pracownika.

Narzędzia do analizy danych HR

Rola HR się zmienia, ma on coraz więcej do powiedzenia w sprawie podejmowania decyzji biznesowych. A te powinny opierać się na danych. Dlatego waga analityki w HR rośnie. Dashboardy, raporty i konkretne liczby wspierają podejmowanie decyzji. Z kolei analizując informacje o pracownikach, można skutecznie optymalizować procesy HR, zwiększać zaangażowanie i identyfikować trendy.

Platformy wspierające dobrostan pracowników

Work-life fit czy work-life balance? Pracownicy są coraz bardziej świadomi swoich potrzeb w zakresie zdrowia psychicznego, dlatego wiele firm inwestuje w rozwiązania well-beingowe. Kompleksowe narzędzia (np. aplikacje, platformy wellness) zapewniają wsparcie w zakresie zdrowia psychicznego, zarządzania stresem i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

Platformy do zarządzania projektami

Praca zdalna i hybrydowa stawiają wyzwania zwłaszcza przed pracownikami, którzy pracują nad wspólnymi projektami. Fora dyskusyjne, tablice kanban, współdzielone dyski, arkusze i pliki, miejsca, w których widać postęp prac są ważne, aby cały zespół mógł sprawnie działać.

AI w służbie HR

Narzędzia oparte na generatywnej sztucznej inteligencji rozpychają się łokciami w narzędziowniku HR-owców. Coraz częściej wspieramy się np. Chatem GPT pisząc ogłoszenia o pracę czy przygotowując plany komunikacji wydarzeń wewnątrzfirmowych. Sztuczna inteligencja ułatwia tworzenie i projektowanie treści, jest asystentem, translatorem, grafikiem i marketingowcem. Należy jednak pamiętać, że ma swoje ograniczenia, zarówno merytoryczne, jak i prawne. Dlatego to niezwykle ważne, aby przy korzystaniu z niej (kiedy narzędzie jest zewnętrzne) nie używać danych osobowych pracowników organizacji.

Narzędzia do komunikacji zdalnej – zewnętrznej i wewnętrznej

Platformy komunikacyjne są niezbędne do sprawnego przepływu informacji i współpracy między pracownikami, zwłaszcza w środowisku pracy zdalnej lub hybrydowej. Współcześnie coraz większą rolę odgrywają rekrutacje zdalne. Dlatego i tu warto zatroszczyć się o proste w użyciu narzędzie, które je umożliwi – nie musi być dedykowane tylko tej jednej funkcji. Na przykład platforma HRcode integruje się z Click Meeting, livewebinar lub BigBlueButton.

System zarządzania rekrutacją

Co jest przyszłością rekrutacji? Systemy, które automatyzują procesy HR i najbardziej podstawowe działania, takie jak preselekcja kandydatów czy monitorowanie aktualności zgód RODO. Umożliwiają efektywne zarządzanie kandydatami w procesach rekrutacyjnych, od momentu zgłoszenia po zatrudnienie.

Jedno jest pewne: nowoczesne narzędzia dla HR to nie tylko sposób na utrzymanie konkurencyjności na rynku, ale także na budowę zdrowego i zrównoważonego środowiska pracy. Wybór odpowiednich rozwiązań to decyzja wpływającą na kulturę organizacji, satysfakcję pracowników i ostatecznie sukces biznesowy. Mając to na uwadze, ważne jest, aby liderzy HR skupili się nie tylko na funkcjonalnościach i technologiach, ale również na tym, jak te narzędzia mogą wspierać holistyczny rozwój organizacji – od zwiększania zaangażowania pracowników, poprzez wsparcie dla zdrowia psychicznego, aż po rozwijanie kultury inkluzywności i różnorodności.

Pamiętajmy, że technologia to narzędzie, a nie cel sam w sobie. To ludzie tworzą firmę, a technologia jest tu, aby im w tym pomóc. Wyzwaniem na 2024 rok i kolejne lata będzie nie tyle samo wdrożenie narzędzi, co ich efektywne wykorzystanie w służbie pracowników i celów organizacji. W końcu w centrum nowoczesnego HR zawsze powinien stać człowiek – z jego talentem, potrzebami i potencjałem.

A jeśli szukasz wsparcia, napisz do nas – HRcode to narzędzie, które pomoże Ci realizować cele biznesowe nie tylko w 2024 roku.