Tworzenie bazy wiedzy w firmie

Im większa firma, tym więcej działań i procedur. Wraz z nimi coraz trudniejsze staje się wyzwanie, którym jest zarządzanie wiedzą w organizacji. A ta jest jednym z najcenniejszych zasobów, zaraz po ludziach. Jak nią efektywnie zarządzić? Odpowiedzią jest tworzenie bazy wiedzy w firmie. Strategicznie podejście obejmuje nie tylko gromadzenie dokumentów, ale również budowanie struktury, która umożliwi pracownikom szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji. 

W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego budowanie bazy wiedzy jest tak ważne, jak to zrobić i jakie korzyści może przynieść Twojej organizacji.

Czym jest firmowa baza wiedzy?

Firmowa baza wiedzy to miejsce, gdzie pracownicy mogą znaleźć niezbędne dokumenty, procedury, instrukcje oraz wszelkie informacje pomocne w codziennej pracy i podejmowaniu decyzji. Takie narzędzie może przybierać różne formy, od prostych dokumentów tekstowych po zaawansowane systemy umożliwiające przechowywanie i katalogowanie danych różnego typu (szkolenia, pliki wideo, audio i inne). Aby było skuteczne, powinno być wspierane przez specjalistyczne oprogramowanie do tworzenia bazy wiedzy.

Dlaczego baza wiedzy jest ważna dla firm?

Wyobraź sobie, że do Twoich obowiązków dochodzą nowe. Który scenariusz jest wygodniejszy: wypytywanie o wszystko osobę, która zajmowała się tym wcześniej (pod warunkiem że nadal pracuje w firmie), czy zajrzenie w jedno miejsce, przerobienie odpowiednich szkoleń, przeczytanie materiałów i zapoznanie się z procedurami wtedy, kiedy tego potrzebujesz?

To drugie rozwiązanie jest powodem, dla którego firmy tworzą bazy wiedzy. Chcą tym samym ułatwić dostęp do informacji i poprawić komunikację wewnętrzną. Takie działanie ma realny wpływ na biznes: przyspiesza procesy decyzyjne i zwiększa produktywność. Zamiast tracić czas na rekonstruowanie wiedzy, która kiedyś była już w zasięgu kogoś z organizacji, pracownik może po prostu zajrzeć do bazy i zapoznać się z materiałem.

Stworzona baza wiedzy jest nieocenionym zasobem podczas onboardingu nowych pracowników, umożliwiając im szybkie zaznajomienie się z procedurami i kulturą organizacyjną. Nowa osoba może skorzystać z niej zawsze wtedy, kiedy tego potrzebuje, zanim zaangażuje do pomocy innego pracownika. 

Jednym zdaniem, baza wiedzy stanowi fundament w zarządzaniu informacją w firmie. Badania firmy McKinsey wykazały, że pracownicy przeznaczają blisko 20% swojego czasu pracy w tygodniu na poszukiwanie informacji lub dokumentów wewnętrznych. Często wymaga to konsultacji i pomocy kolegów z zespołu, a czasem nawet żmudnych poszukiwań w zapomnianych folderach czy archiwach. Można zmniejszyć ten czas nawet o 35%, gdy firma inwestuje w budowanie bazy wiedzy. 

5 kroków do stworzenia bazy wiedzy w firmie

Aby odpowiedzieć na pytanie „jak zrobić bazę wiedzy” należy zacząć nie tyle od jej faktycznej budowy, co od przemyślenia struktury i sposobu organizacji treści. Dlaczego? Na początku, kiedy materiału będzie niedużo, zarządzanie zawartością i odnalezienie potrzebnej informacji będzie proste. Z czasem baza stanie się obszerniejsza. Wtedy to właśnie odpowiednie skatalogowanie będzie czynnikiem, który jest odpowiedzialny za oszczędność czasu.

Dlatego pierwszym krokiem jest ustalenie, jakie informacje będą najbardziej przydatne dla użytkowników i jak można je logicznie uporządkować. Należy pamiętać, że do tworzonej bazy wiedzy powinny być dodawane tylko te treści, które są rzetelne, aktualne i sprawdzone. Każdy dokument, artykuł czy poradnik powinien być jasny i zrozumiały dla wszystkich przyszłych użytkowników, niezależnie od ich poziomu wiedzy technicznej. W takim razie – od czego zacząć?

1. Określenie celów bazy wiedzy

Pierwszym krokiem w tworzeniu bazy wiedzy jest zdefiniowanie jej celów. Czy ma to być narzędzie wspomagające szkolenia pracowników, wspierające Twoich klientów lub partnerów biznesowych czy może centralne miejsce do przechowywania procedur i dokumentacji? Określenie celów pomoże Ci w dalszym planowaniu i wdrożeniu bazy. Pamiętaj, że ta może pełnić więcej, niż jedną funkcję. Cele te powinny być jasne i mierzalne, aby móc ocenić skuteczność wdrożonego rozwiązania

2. Planowanie struktury

Zastanów się, jakie kategorie i podkategorie będą najbardziej przydatne w Twojej organizacji. Upewnij się, że struktura jest przejrzysta i intuicyjna, aby użytkownicy mogli łatwo odnaleźć potrzebne informacje. Warto zastanowić się również nad kategoriami i tagami, które ułatwią wyszukiwanie informacji. Na tym etapie dobrą decyzję jest pochylenie się nad hierarchią dostępu do różnych typów danych.

3. Zbieranie i organizowanie treści

Następnie przystąp do zbierania i organizowania treści. Przeprowadź audyt, skataloguj istniejące dokumenty, procedury i wskazówki oraz stwórz nowe, jeśli jest to konieczne. Upewnij się, że wszystkie treści są aktualne.

4. Wybierz odpowiednie oprogramowanie

W tworzeniu bazy wiedzy w firmie istotny jest również wybór odpowiedniego oprogramowania do tworzenia bazy wiedzy, które będzie wspierało wszystkie wymienione procesy i pozwoli na łatwe zarządzanie treścią.

5. Publikacja

Z pomocą wybranego oprogramowania opublikuj materiały i udostępnij je użytkownikom. Upewnij się, że baza jest łatwo dostępna dla wszystkich pracowników i że mają oni odpowiednie uprawnienia dostępu.

Po zakończonej sukcesem publikacji bazy wiedzy, kiedy masz już pewność, że wszystkie funkcje działają, jak należy, zaproś pracowników na szkolenie. Dzięki temu szybciej wykorzystają pełen potencjał nowego rozwiązania.

Tworzenie bazy wiedzy – najlepsze praktyki

W HRcode od lat wspieramy firmy w tworzeniu firmowych centrów wiedzy, dlatego chcielibyśmy podzielić się kilkoma mniej oczywistymi, dobrymi praktykami, które sprawią, że korzystanie z tego rozwiązania przyniesie oczekiwane korzyści.

Ostrożnie zarządzaj dostępem

Baza wiedzy to centrum firmowego know-how. Te dane to jeden z najcenniejszych zasobów przedsiębiorstwa, dlatego ich ochrona stanowi najwyższy priorytet. 

Stosuj różne poziomy uprawnień, aby kontrolować, kto może czytać, edytować lub dodawać treści. Upewnij się, że pracownicy mają dostęp tylko do informacji, które są im faktycznie niezbędne do pracy. W tym celu można wykorzystać systemy IAM (Identity and Access Management), które pozwalają na kontrolę dostępu do zasobów firmy. Pamiętaj o zasadach cyberbezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli Twoja organizacja ma wprowadzony model pracy zdalnej i hybrydowej.

Zaproś użytkowników do współtworzenia bazy wiedzy

Zaproszenie zespołu do tworzenia bazy wiedzy potrafi przynieść wiele nieoczekiwanych korzyści. Nie tylko wzbogaca samą bazę, ale również zwiększa zaangażowanie pracowników.

Ponadto dzielenie się wiedzą między pracownikami ma też inne zalety: organizacja nie ryzykuje, że utraci część know-how przy ewentualnym rozstaniu z którąś z zatrudnionych osób, uniknie straty czasu na duplikowanie istniejących procesów, a z inicjatyw pracowniczych może wyniknąć długoterminowy, ciekawy projekt. 

Przykładem jest firma Microsoft – współcześnie oferowane przez firmę rozwiązania AI, zostały stworzone między innymi w wyniku powstania wewnętrznego biuletynu, który dla kolegów z biura prowadził jeden z pracowników organizacji. W ciągu kilku lat grono czytelników rozrosło się do 7 000 tysięcy, a pomysły zaowocowały dochodowymi efektami.

Przeprowadzaj cykliczny audyt treści

Baza wiedzy spełnia swoje zadanie nie tylko wtedy, kiedy jest dobrze skatalogowana – w końcu jej fundamentem jest wiedza. Aby działała zgodnie z założeniami, materiały powinny być kompletne, rzetelne i aktualne. Dlatego dobrą praktyką jest przeprowadzenie cyklicznego audytu wiedzy – mogą być za to odpowiedzialne poszczególne osoby w danym dziale.

Podsumowanie

Tempo powstawania nowych technologii sprawia, że wiedza potrafi zdezaktualizować się z dnia na dzień. Baza wiedzy od HRcode może sprawić, że nawet w obliczu tego tempa Twoja organizacja nie złapie biznesowej zadyszki. Dzięki efektywnemu gromadzeniu, zarządzaniu i udostępnianiu wiedzy pracownicy zyskają szybki dostęp do potrzebnych informacji. A to przełoży się na lepsze wyniki w pracy i zmniejszy czas reakcji na rynkowe zmiany.

Nie czekaj, aż konkurencja Cię wyprzedzi – zainwestuj w przyszłość Twojej firmy już dziś, wybierając bazę wiedzy na platformie e-learningowej HRcode. Skontaktuj się z nami i zobacz, jak pomożemy usprawnić zarządzanie wiedzą w Twojej organizacji.

Bibliografia:
https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy;
https://risepeople.com/blog/internal-knowledge-base-how-to-create-wiki/;
https://www.nibusinessinfo.co.uk/content/what-knowledge-business;
https://www.forbes.com/sites/lisaconn/2024/01/18/what-is-a-community-of-practice-and-why-you-need-one/?sh=122efad02803.