KPI dla HR – zasady tworzenia i przykłady

Jak zmierzyć HR? Czy w ogóle się da? Jak najbardziej! Mało tego, dobrze przygotowane wskaźniki KPI wspierają efektywność, rozwój oraz identyfikację obszarów wymagających największej uwagi. Według badania PoliczHR, dla 80% firm w Polsce analityka HR (a co za tym idzie, KPI dla działu kadr i płac) to przyszłość. Jak zaprojektować odpowiednie mierniki i co właściwie powinny mierzyć?

KPI – co to jest?

Key Performance Indicator (KPI) na polski możemy przetłumaczyć jako Kluczowy Wskaźnik Efektywności. Jest on narzędziem wykorzystywanym do sprawdzenia stopnia realizacji założonych celów. Służy nie tylko ocenie już zakończonych projektów, ale pomaga także w ich trakcie. Krótko mówiąc, KPI pozwalają na ocenę postępów w osiąganiu celów operacyjnych organizacji.

Co ważne, wskaźniki KPI dla HR powinny być osadzone w kontekście strategicznych celów firmy. Dobrze przygotowane KPI pozwalają na szybką ocenę, czy organizacja jest na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów, czy wymaga korekty kierunku.

Jak wyznaczać KPI?

Wiesz już, że same wskaźniki powinny wspierać plany całej organizacji. Przy ich wyznaczaniu pomocna będzie metoda SMART (więcej pisaliśmy o niej tutaj). Oznacza, że cele powinny być:

• Sprecyzowane – jasno określone, tak aby nie było wątpliwości co do ich znaczenia.
• Mierzalne – możliwe do zmierzenia za pomocą dostępnych narzędzi i metod.
• Osiągalne – realistyczne do osiągnięcia w ramach dostępnych zasobów.
• Relewantne – istotne dla strategii i celów biznesowych firmy.
• Ograniczone czasowo – związane z konkretnym przedziałem czasowym, co umożliwia ocenę postępów.

KPI w HR – czym są?

Mierniki mogą być stosowane w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa, natomiast my skupmy się na HR KPI (Human Resource Key Performance Indicator). Według zestawień trendów branżowych na 2024 organizacje oczekują, że HR stanie się ich biznesowym wsparciem. Aby takie partnerstwo było skuteczne, musi być oparte na danych. Dlatego wskaźniki KPI HR trudno pominąć, ponieważ bez nich HR-owcy poruszają się w sferze subiektywnych opinii i domysłów.

Wiesz już, że wskaźniki KPI dla HR to metryki, które pomagają zespołom HR monitorować skuteczność w realizacji strategii organizacji. Przykłady KPI w HR mogą obejmować mierniki takie jak koszt zatrudnienia, czas zatrudnienia, wskaźnik retencji pracowników, satysfakcja pracowników i wiele innych – omówimy je w dalszej części artykułu.

Jakie znaczenie ma mierzenie KPI w HR?

Dlaczego w ogóle warto to sprawdzać? Jest wiele powodów sprawiających, że mierzenie KPI w HR jest ważne. Wymieńmy 5 najistotniejszych: 

• Ocena efektywności – KPI pozwalają ocenić, jak skutecznie dział HR realizuje swoje cele.
• Identyfikacja obszarów do poprawy – regularne monitorowanie KPI pomaga zidentyfikować problemy i w porę zareagować.
• Podejmowanie decyzji opartych na danych – KPI dostarczają obiektywnych danych, które wspierają proces podejmowania decyzji.
• Optymalizacja procesów – analiza KPI pozwala na optymalizację procesów HR, co może prowadzić do oszczędności i zwiększenia efektywności.
• Wspieranie strategii organizacyjnej – KPI w HR pomagają zespołom HR działać zgodnie z celami strategicznymi organizacji.

Metryki KPI w HR

Omówmy przykłady konkretnych KPI dla HR. Mierzenie tych poniżej może przynieść organizacjom wiele korzyści oraz wskazać pola do optymalizacji.

Koszt zatrudnienia (cost per hire)

Koszt zatrudnienia to ważny wskaźnik KPI. Obejmuje koszty reklamy, pracy rekrutera, abonamentu na jobboardach, czasu poświęconego na przeglądanie aplikacji, przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych, onboardingu i szkoleń. Średni koszt zatrudnienia może wynosić od kilkuset do kilkunastu tysięcy złotych, w zależności od branży i poziomu stanowiska.

Czas zatrudnienia (time to hire)

Czas zatrudnienia to wskaźnik KPI, który mierzy liczbę dni, jakie upływają od pojawienia się wakatu do zapełnienia go. Krótki czas zatrudnienia może wskazywać na efektywny proces rekrutacyjny, podczas gdy dłuższy może sugerować potrzebę optymalizacji procesu. Warto wziąć pod uwagę, że zapełnienie wakatu przy linii produkcyjnej zwykle trwa krócej, niż czas rekrutacji osoby na stanowisko C–level.

Wskaźnik retencji pracowników (employee retention rate)

Ten miernik oznacza procent pracowników pozostających w firmie przez określony czas, zazwyczaj na przestrzeni roku. Jeśli jest wysoki, wskazuje na skuteczne strategie zatrzymywania pracowników, podczas gdy niski wskaźnik może sugerować problemy z satysfakcją pracowników lub kulturą organizacyjną.

Satysfakcja pracowników (employee satisfaction)

Najlepiej sprawdzać ją cyklicznie metodą pulse check. Satysfakcja pracowników oznacza poziom zadowolenia pracowników z różnych aspektów ich pracy, takich jak warunki zatrudnienia, wynagrodzenie, możliwości rozwoju i relacje z przełożonymi. Wysoki poziom satysfakcji pracowników może prowadzić do wyższej produktywności i niższej rotacji.

Wskaźnik absencji (absenteeism rate)

Wskaźnik absencji to KPI, który mierzy procent dni roboczych opuszczanych na przykład z powodu choroby. Wysoki może wskazywać na problemy zdrowotne wśród pracowników lub niskie morale, podczas gdy niski wskaźnik sugeruje dobrą kondycję zdrowotną i wysokie zaangażowanie.

Wskaźnik akceptacji ofert (offer acceptance rate)

To ważny wskaźnik KPI w rekrutacji – mierzy procent ofert pracy, które są akceptowane przez kandydatów. Wysoki wskaźnik akceptacji może wskazywać na atrakcyjność oferty pracy i skuteczność procesu rekrutacyjnego. Z kolei niski wskaźnik sugeruje potrzebę przyjrzenia się procesowi lub przeprowadzenia benchmarku wynagrodzeń – być może stawka, którą oferuje firma, jest nieatrakcyjna dla kandydatów.

Wskaźniki KPI dla L&D – przykłady

KPI wspólne dla całego zespołu HR to choćby retencja pracowników, poziom zaangażowania i satysfakcji czy wskaźnik absencji. Wskaźniki KPI w rekrutacji z kolei to konwersja kandydatów (którzy przechodzą przez lejek rekrutacyjny do kolejnych etapów), czas od złożenia aplikacji do złożenia oferty pracy, czy ilość przedłużonych umów po okresie próbnym.

Ale które wskaźniki KPI warto mierzyć w dziale L&D? Żeby wszystko było jasne, przykłady znajdziesz poniżej.

Zaangażowanie i satysfakcja uczestników szkoleń

Zaangażowanie można mierzyć poprzez frekwencję, aktywność podczas zajęć oraz liczbę interakcji. Z platformą szkoleniową na bieżąco sprawdzisz postępy uczestników szkoleń, a także przeprowadzisz ankietę satysfakcji na koniec danego programu.

Wyniki szkolenia a wyniki organizacji

Mierzenie, jak wyniki szkolenia przekładają się na wyniki organizacji, jest istotne dla oceny zwrotu z inwestycji (ROI) w szkolenia. Można to zrobić, analizując zmiany w wydajności pracowników przed i po szkoleniu, a także sprawdzając ich wpływ na kluczowe wskaźniki biznesowe, takie jak sprzedaż czy jakość usług.

Efektywność szkoleń

Warto sprawdzić, jak dobrze uczestnicy przyswajają wiedzę. Testy wiedzy przed i po szkoleniu oraz oceny praktyczne mogą dostarczyć cennych informacji na ten temat.

Czas do pełnej produktywności

Mierzenie czasu, jakiego nowi pracownicy potrzebują, aby osiągnąć pełną produktywność po zakończeniu procesu onboardingu, jest istotnym wskaźnikiem efektywności programów L&D. Skrócenie go wskazuje na skuteczność szkoleń w przygotowaniu pracowników do ich ról.

Koszt szkolenia na pracownika

Porównanie kosztów z wynikami szkoleniowymi i ich wpływem na organizację pomaga w optymalizacji budżetu szkoleniowego.

Wskaźnik transferu wiedzy

Stopień, w jakim uczestnicy szkoleń są w stanie zastosować zdobytą wiedzę w praktyce, jest istotnym wskaźnikiem efektywności szkoleń. Można to mierzyć chociażby poprzez obserwacje, oceny praktyczne oraz feedback od przełożonych i współpracowników.

KPI dla HR – na zakończenie

Moduły MBO i OKR platformy HRcode wesprą Cię w przygotowaniu, realizacji oraz zarządzaniem miernikami KPI. Dzięki temu punktem wyjścia staną się cele całej organizacji, na ich podstawie ustalisz cele zespołów, a nawet jego poszczególnych członków. W obiektywny sposób ocenisz postępy oraz poszczególne etapy realizacji. Jeśli zauważysz, że podjęte działania nie przybliżają Cię do założonego celu, szybko je skorygujesz.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym, w jaki sposób HRcode może wesprzeć rozwój Twojej organizacji, skontaktuj się z nami – opowiemy Ci o naszych rozwiązaniach.

Bibliografia:
https://policzhr.pl/;
https://gojtowska.com/2021/11/01/marketing-rekrutacyjny-czym-jest-i-jak-mierzyc-jego-skutecznosc/;
https://www.investopedia.com/terms/r/returnoninvestment.asp;
https://www.wtwco.com/en-cz/insights/2022/12/five-reasons-benchmark-salary-data-is-critical-to-your-pay-strategy.