Jak stworzyć dobry program onboardingowy?

Program onboardingowy – na czym polega?

Proces onboardingu jest jednym z najważniejszych działań kadrowych w firmie. Jeśli go brakuje, nowy pracownik widzi, że to, co usłyszał w trakcie rekrutacji to tylko obietnica bez pokrycia. Nic dziwnego, że 44% nowozatrudnionych żałuje decyzji o podjęciu pracy już w pierwszym tygodniu jej trwania.

Jak do tego nie dopuścić? Odpowiedź na to pytanie to program onboardingowy.

Wyobraź sobie, że organizujesz urodziny w swoim nowym domu. Dzwonisz do gości, przekazujesz, że za 3 miesiące odbędzie się przyjęcie, po czym przestajesz się odzywać. Twoi znajomi sami dopytują Cię o adres i godzinę. Kiedy przyjeżdżają na miejsce, wprawdzie otwierasz im drzwi, ale gdzieś znikasz. Nie wiedzą, co mają robić, gdzie mają pójść ani nawet gdzie jest toaleta.

Tak czuje się pracownik, jeśli w firmie nie ma dobrze zaplanowanego procesu onboardingu (i preonboardingu).

Celem tego procesu jest zaproszenia nowej osoby „na pokład”. To nie tylko pokazanie stanowiska pracy. To wdrożenie w obowiązki oraz kulturę organizacji, jej wartości i procedury, a także pokazanie narzędzi.

Po dobrze przeprowadzonym onboardingu pracownik powinien:

• wiedzieć, jakie oczekiwania są kierowane w jego stronę,
• mieć narzędzia i wiedzę, które pozwalają mu je spełnić,
• rozumieć, jaki wpływ ma jego praca na organizację.

Jeśli proces jest dobrze przeprowadzony, produktywność nowozatrudnionych wzrasta nawet o 70%, a ich retencja jest mniejsza o 82%.

Brak onboardingu – czy to dobry pomysł?

Są sytuacje, w których pominięcie programu onboardingowego kusi pozornymi korzyściami. Mowa tu o scenariuszu, w którym zespół jest przemęczony i rozpaczliwie potrzebuje wsparcia. Zdarza się, że onboarding skracany jest do absolutnego minimum. Łatwo ulec złudzeniu, że dzięki temu pracownik szybciej przystąpi do obowiązków, a tym samym uda się rozładować napięcie związane z przeciążeniem pozostałych osób. Niestety, jest to niemalże pewny przepis na porażkę.

Nowa, ekspresowo wdrożona osoba… wcale nie musi czuć się wdrożona. Będzie popełniać błędy w wyniku braku znajomości procedur oraz zasad obowiązujących w firmie. Widząc, że jej zespół jest na granicy przepracowania, może bać się zadawać pytania lub nie uzyskiwać wyczerpujących odpowiedzi. Czy na jej miejscu zacząłbyś szukać nowej pracy? Najprawdopodobniej tak. Powiedzmy to głośno: wybór drogi na skróty i pominięcie onboardingu nie jest dobrym rozwiązanie.

Sprawdźmy zatem, jak projektować proces onboardingu tak, aby był skuteczny.

Jak stworzyć dobry proces onboardingowy?

Czy znasz strategię Kurta Vonnenguta? Ten amerykański pisarz zasłynął metodą planowania „od tyłu”. Kiedy zaczynał tworzyć swoje powieści, najpierw wymyślał zakończenia, a potem dopiero odtwarzał wydarzenia, które mogłyby do nich doprowadzić. Taki sposób działania pozwalają z dużą precyzyjnością określić listę zadań prowadzących do określonego rezultatu.

Dlatego stworzenie planu onboardingowego warto rozpocząć od określenia celu – po czym poznasz, że pracownik został już wdrożony? Co musi wiedzieć? Kto może go tego nauczyć? Czy będzie to jedna osoba, czy jest ich potrzebnych więcej? W jakim momencie powinien to zrobić? Odpowiedź na te pytania pozwoli ułożyć i ustrukturyzować proces onboardingowy.

Warto rozpisać go w osobnym narzędziu. Jeden rzut oka powinien wystarczyć, aby móc stwierdzić, w którym miejscu swojej ścieżki onboardingowej jest nowa osoba. Maja Gojtowska, ekspertka w kwestii projektowania onboardingu, poleca stworzenie checklisty – jest prosta i przede wszystkim, skuteczna (zrobisz to w module „onboarding” od HRcode).

Firma Bamboo HR zapytała nowych pracowników, co frustrowało ich najbardziej w pierwszych dniach pracy. Według respondentów, do najtrudniejszych zagadnień należą:

• 65% – brak osoby/osób, do których mogą zwrócić się z pytaniami,
• 62% – niedostateczna liczba szkoleń na temat produktów lub usług firmy,
• 58% – brak dostępu do narzędzi niezbędnych do pełnienia obowiązków,
• 51% – problemy technicznie (np. problemy z konfiguracją kont),
• 50% – brak buddy’ego,
• 44% – brak wiedzy na temat tego, kto jest ich bezpośrednim przełożonym.

Warto podkreślić, że nie ma jednego, uniwersalnego schematu onboardingowego. Są jednak etapy, które mogą być wspólnym mianownikiem niezależnie od roli czy organizacji. Należą do nich poniższe punkty.

Preonboarding

Pamiętasz jeszcze historię o przyjęciu? Zgodnie z tą analogią, preonboarding odpowiada za to, że wszyscy goście (czyli nowe osoby w firmie) będą wiedzieli, gdzie i kiedy mają się zjawić i że nadal są mile widziani.

Z pierwszym dniem w firmie wiąże się wiele emocji, wśród nich także stres i pytania (z kim będę pracował? Czy podjąłem dobrą decyzję? Jakie będą moje obowiązki? Jak będzie wyglądał pierwszy dzień? Dokąd mam pójść?). Im więcej z nich znajdzie odpowiedź, tym mniejszy niepokój nowej osoby.

Elementem preonboardingu może być:

• telefon/SMS od bezpośredniego przełożonego z przywitaniem, informacją, jak będzie wyglądał pierwszy dzień i zapytaniem o nastrój nowego członka zespołu,
• wiadomość zawierająca informację o miejscu, adresie, o tym, kto będzie czekał na nową osobę (razem z numerem kontaktowym) oraz o tym, jak będzie wyglądał pierwszy dzień, a nawet – na jakim przystanku wysiąść lub gdzie zaparkować,
• wysłanie prezentu powitalnego (welcome pack),
• zaproszenie nowej osoby na spotkanie z zespołem online,
• zapraszanie do znajomych na LinkedIn przez innych członków zespołu.

Ogromną zaletą preonboardingu jest szansa na domknięcie kwestii administracyjnych jeszcze przed pierwszym dniem w pracy.

Przygotowanie stanowiska pracy

Teoretycznie to oczywista oczywistość, ale w praktyce często bywa tak, że pierwsze dni (lub tygodnie) w pracy nowa osoba spędza, czekając na laptopa, dostępy lub inne niezbędne narzędzia. Dlatego przed pierwszym dniem należy bezwzględnie o to zadbać.

Wyznaczenie buddy’ego

Buddy to, tłumacząc dosłownie, kumpel. W onboardingowym znaczeniu jest to osoba, która towarzyszy nowemu pracownikowi przez cały okres onboardingu. Odpowiada na pytania, tłumaczy kulturę organizacyjną, wyjaśnia procedury. To buddy opowiada o tym, jak w praktyce wygląda składanie wniosków o urlop, że w czwartki cały zespół je razem lunch, a toaleta na drugim piętrze jest większa, niż na pierwszym. Buddy może przeprowadzać instruktaż stanowiskowy, ale to zadanie może też wykonać ktoś zupełnie inny. 

Ważne: buddy’m nie powinien być przełożony. To ważne, aby nowa osoba i jej towarzysz wdrożenia byli na tym samym stopniu hierarchii w organizacji.

Nie każdy ma zasoby i kompetencje, aby zostać buddy’m. Jeśli wyznaczysz taką osobę, upewnij się, że nowa rola nie koliduje z jej obowiązkami. Jeśli buddy zgłosi się sam, zweryfikuj jego wiedzę i kompetencje.

Pierwszy dzień w pracy

Zadbaj o to, aby pierwszego dnia wszystko było gotowe na nową osobę na pokładzie. A przez „wszystko rozumiemy” nie tylko stanowisko pracy i buddy’ego. W grafiku bezpośredniego przełożonego powinien znaleźć się czas na powitanie nowego pracownika i przedstawienie go zespołowi. Poza pokazaniem mu jego miejsca pracy i przestrzeni wspólnych warto zaprosić go na obejście innych działów w firmie. Być może nowa osoba nie zapamięta, w którą stronę idzie się do IT, a w którą do księgowości (przygotowanie mapki to świetny pomysł!), ale nie będzie już anonimowa dla innych zespołów.

Szkolenia i rozwój

Onboarding to głównie szkolenia i warto zaplanować je tak, aby pracownik wyciągnął z nich jak najwięcej. Czy ma na to szansę, jeśli zarzucisz go informacjami pierwszego dnia? Oczywiście, niektóre instruktaże (np. BHP) należy przeprowadzić od razu. Jest jednak wiedza, którą lepiej przyswaja się, mając już pierwsze doświadczenia. Dlatego harmonogram dnia, w którym znajduje się 5 różnych szkoleń, to nie najlepszy pomysł. Lepiej rozplanować je w dłuższym horyzoncie czasowym. Zastanów się przy tym, które informacje są naprawdę niezbędne, aby nowa osoba mogła skutecznie pełnić obowiązki. 

Ważną kwestią jest sam sposób przeprowadzenia szkoleń. Te powinny być angażujące, ale możliwie nieobciążające dla organizacji. Dlatego warto wykorzystać e-learning, ponieważ przekazywanie wiedzy online da się w łatwy sposób skalować przy zachowaniu wydajności kosztowej.

Weryfikacja postępów i feedback

Regularne sesje feedbackowe są niezwykle ważne. Dzięki nim przełożony lub mentor może docenić pracownika lub skorygować kierunek, w którym zmierza. Z kolei zatrudniony ma szansę wskazać ewentualne braki i kwestie, które z jego punktu widzenia wymagają zaopiekowania. Jeśli planowałeś wdrożenie metodą OKR, takie spotkania to świetny punkt kontrolny sprawdzenia, czy kluczowe rezultaty zostały osiągnięte.

W pierwszym miesiącu pracy sesje feedbackowe powinny odbywać się dość często (np. raz w tygodniu), natomiast w późniejszym czasie częstotliwość może maleć, zależnie od potrzeb. Postępy nowej osoby warto weryfikować także w formie testów, co pozwoli ocenić efektywność poszczególnych szkoleń.

Ewaluacja onboardingu

Na zakończenie okresu wdrożenia warto przeprowadzić ewaluację całego procesu. Feedback od nowego pracownika pomoże zidentyfikować mocne strony planu onboardingowego oraz zidentyfikować obszary do poprawy. Warto, aby proces obejmował formalne i nieformalne metody zbierania opinii, takie jak ankiety czy rozmowy feedbackowe.

Onboarding – start, nie falstart

Planowanie onboardingu to sposób na to, aby pierwszy krok pracownika w firmie nie był ostatnim. Nowa osoba to nie tylko zasób, ale przede wszystkim człowiek z marzeniami i ambicjami. Dając mu wsparcie, którego potrzebuje, zyskasz nie tylko efektywnego pracownika, ale i ambasadora marki. A na tym skorzysta Twój employer branding.

W HRcode mamy ogromne doświadczenie we wspieraniu naszych klientów w ich procesach wdrożeniowych. Robimy to codziennie. Specjalnie przygotowany moduł onboardingowy wesprze Cię niezależnie od tego, czy chcesz skorzystać z gotowych schematów, czy zaprojektować proces od zera. Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na bezpłatną demonstrację!

Bibliografia:

https://www.bamboohr.com/resources/guides/the-definitive-guide-to-onboarding;
https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf;
https://gojtowska.com/2024/03/11/checklista-onboarding/;
https://www.linkedin.com/pulse/what-include-welcome-kit-new-employees-j90jc/.