Co to jest okresowa ocena pracownika? Jak ją przeprowadzić?

Ocena okresowa pracownika – czym jest?

Ocena pracy pracownika to okazja do podsumowania osiągnięć i produktywności zespołów, choć sami zatrudnieni przyznają, że ten proces często budzi w nich mieszane uczucia. Jak przeprowadzić go tak, aby stał się okazją do wartościowego feedbacku i wskazówką do dalszego rozwoju, a nie tylko przykrym obowiązkiem? W tym artykule zgłębimy zarówno teorię, jak i praktyczne wskazówki. Dzięki nim prowadzone przez Ciebie procesy oceny pomogą organizacji w rozwoju.

Ocena pracownicza to ważny element zarządzania zasobami ludzkimi. Służy dokładnej analizie wydajności, zaangażowania, kompetencji oraz ogólnego wkładu pracownika w realizację celów organizacji. Z definicji jest to proces systematyczny, zaplanowany jako część ciągłej interakcji między pracownikiem a managerem. Aby była skuteczna, nie powinna być jedynie jednorazową aktywnością.

Ocena pracownicza służy kilku celom:

• identyfikacji mocnych i słabych stron pracownika,
• ustalaniu obszarów wymagających rozwoju,
• planowaniu ścieżek kariery,
• podejmowaniu decyzji dotyczących awansów, premii i szkoleń.

Profesjonalne przeprowadzenie oceny pracowniczej wymaga wykorzystania obiektywnych kryteriów i metod, takich jak ocena 360 stopni, samoocena, ocena pracownika przez przełożonego, czy analiza osiągnięcia wyznaczonych celów (tę zakłada metoda zarządzania przez cele, czyli MBO – Management By Objectives). Podstawą oceniania pracowników jest to, aby proces był transparentny i sprawiedliwy. To najlepszy sposób, aby zyskać zaufanie zatrudnionych dla systemu ocen i motywować ich do rozwoju.

Efektywne oceny pracownicze powinny być dialogiem, a nie monologiem kierownictwa. Taka rozmowa to okazja do obopólnego feedbacku, a ten powinien być konkretny i oparty na faktach, poruszać zarówno pozytywy, jak i obszary wymagające poprawy.

Oceny pracownicze pomagają w identyfikacji liderów oraz tworzeniu planów sukcesji. Aby były skuteczne, wymagają odpowiedniego przygotowania, otwartości na feedback oraz gotowości do podjęcia działań rozwojowych zarówno ze strony pracownika, jak i managera.

Jakie korzyści daje okresowa ocena pracownika w firmie?

Korzyści z procesu jest wiele, a niektóre z nich docenią zwłaszcza osoby patrzące perspektywicznie na rozwój organizacji.

Oceny pracownicze pomagają w identyfikacji liderów oraz tworzeniu planów sukcesji (choć aby to uskutecznić, należy się odpowiednio przygotować i mieć w sobie gotowość na feedback – także ten trudny – oraz podjęcie działań rozwojowych).

Okresowa ocena pracownika w założeniu ma skłaniać przede wszystkim do głębokiej analizy wydajności, kompetencji oraz wkładu indywidualnego pracownika w realizację celów firmy. Jest to niezbędne dla skutecznego zarządzania talentami i planowania ich rozwoju. Dlatego ewaluację warto uwzględnić w modelach zarządzania typu OKR lub MBO.

Jakie są plusy regularnych ocen pracowniczych?

• Pracownicy otrzymują jasne informacje zwrotne na temat swojej pracy, dzięki czemu rozumieją oczekiwania pracodawcy oraz  swoją rolę w realizacji celów i misji organizacji.
• Proces pozwala na identyfikację mocnych stron pracownika oraz obszarów wymagających wsparcia i rozwoju. To pozwala zoptymalizować plany szkoleniowe oraz efektywniejsze wydatkowanie budżetu przeznaczonego na działania z zakresu L&D. Taki system ocen jest zgodny z ideą lifelong learning, zachęcając do ciągłego podnoszenia kwalifikacji i wspierając utrzymanie konkurencyjności firmy na rynku.
• Systematyczne oceny mają wpływ na zaangażowanie i motywowanie pracowników. Konstruktywna informacja zwrotna, która uwzględnia opinie i uwagi zatrudnionych, pozwala im czuć się ważną częścią organizacji, co z kolei wpływa na lojalność i zmniejsza rotację. Uczestnictwo w przejrzystym procesie oceny sprzyja wyrównywaniu luki kompetencyjnej między pracownikami.
• Ocena pomaga w obiektywnym przeprowadzeniu procesów podwyżkowych, przyznawaniu premii czy awansów. Werbalizuje i konkretyzuje osiągnięcia, które stają się silną podstawą do doceniania pracownika (i werbalizowania pochwał).
• Regularne ewaluacje pomagają w wykrywaniu i rozwiązywaniu problemów interpersonalnych i organizacyjnych, co jest nie bez znaczenia dla atmosfery i kultury organizacyjnej, opartej na otwartej komunikacji oraz postawach prorozwojowych.

To wszystko sprawia, że okresowa ocena pracownika jest nieocenionym (by nie powiedzieć: kluczowym) narzędziem zarządzania zasobami ludzkimi, które wpływa na wydajność, rozwój zawodowy zespołów i sprzyja budowie silnej i zaangażowanej kultury organizacyjnej.

Rodzaje okresowych ocen pracowników

Ocena kompetencji pracownika może być przeprowadzana w różnych momentach – czasem ewaluacje mają miejsce na koniec roku lub po oddaniu projektu, przy tworzeniu matrycy kompetencji i innych okazjach. Narzędzi służących temu procesowi jest wiele, ale warto znać więcej, niż jedno. Potrzeby organizacji mogą wymagać zmiany modelu lub zastosowania kilku z nich. Taka wiedza zaprocentuje i pozwoli rozjaśnić kwestię tego, kto wystawia ocenę pracownikowi.

Ocena 90 stopni

Komunikacja przebiega z góry na dół, co oznacza, że pracownik oceniany jest przez przełożonego. Ewaluacja skupia się głównie na podstawowych aspektach pracy, takich jak wydajność, stopień osiągnięcia celów i ogólny wkład w zespół lub projekt.

Ocena 180 stopni

Tu również podstawą jest ocena od przełożonego. Do tego dochodzi samoocena samego pracownika. To poszerza perspektywę o spojrzenie samego zainteresowanego na własne osiągnięcia, cele i obszary wymagające rozwoju.

Ocena 270 stopni

Poza samooceną i opinią przełożonego, brana jest pod uwagę ocena współpracowników danej osoby. Informacje zwrotne od kolegów są szczególnie cenne w ocenie kompetencji miękkich, takich jak komunikacja, współpraca i wpływ na atmosferę w zespole.

Ocena 360 stopni

Jest najbardziej kompleksową formą oceny, łączącą wszystkie wcześniej wymienione perspektywy z dodatkowymi informacjami zwrotnymi od klientów, dostawców lub innych partnerów zewnętrznych. Jednym z jej filarów jest ocena przełożonego przez podwładnego. Ocena 360 stopni oferuje pełny obraz wydajności pracownika, jego wpływu na organizację oraz sposób, w jaki reprezentuje ją na zewnątrz. Zwykle stosuje się ją do ewaluacji kadry managerskiej.

Każdy z tych rodzajów ocen ma swoje miejsce i zastosowanie w zależności od stanowiska (jak wspomniana „trzystasześćdziesiątka” – w odniesieniu do dyrektora sprzedaży będzie świetną matrycą, ale nie ma konieczności jej przeprowadzania dla pracownika produkcyjnego), celów rozwojowych zatrudnionego oraz kultury organizacyjnej firmy. Wybór odpowiedniej metody oceny powinien być podyktowany chęcią uzyskania kompleksowego obrazu wydajności i postaw pracownika.

Kto powinien korzystać z okresowych ocen pracownika?

Okresowe oceny pracownika to na tyle uniwersalne narzędzie, że znajdzie zastosowanie zarówno w sektorze MŚP, jak i dużych przedsiębiorstwach. Każda branża, od technologicznej po usługową czy produkcyjną, doceni zalety płynące z prawidłowo przeprowadzonej oceny kompetencji pracownika. Na pewno nie może go zabraknąć w sektorach podlegających szybkim przemianom, gdzie ciągłe doskonalenie i adaptacja do nowych warunków determinują utrzymanie się na rynku.

W jakich branżach nacisk na ewaluację powinien być szczególnie duży?

• Technologia i IT – okresowa ocena sprzyja rozwój kompetencji technicznych, a te rozwijają się niezwykle szybko – bywa, że skoki technologiczne mają miejsce z miesiąca na miesiąc.
• Zdrowie i opieka społeczna – regularne oceny pomagają w zapewnieniu wysokiej jakości opieki i usług, a także w utrzymaniu standardów etycznych.
• Edukacja – ewaluacje wspierają rozwój pedagogiczny nauczycieli i pozwala wychwycić symptomy wypalenia, co jest szczególnie ważne w sektorze oświaty.
• Produkcja – oceny umożliwiają monitorowanie wydajności pracy i bezpieczeństwa. Pozwalają również znaleźć przestrzeń na usprawnienia.
• Usługi finansowe – w sektorze finansowym, gdzie niezbędne jest zaufanie i dokładność, regularne oceny pracownicze wspomagają rozwój kompetencji oraz zarządzanie ryzykiem.

Niezależnie od branży czy wielkości firmy, systematyczna ocena okresowa pracownika pomaga w budowaniu silnej, kompetentnej i zmotywowanej załogi. A jak wiadomo – zaangażowani pracownicy to motor sukcesu organizacji.

Przykład oceny okresowej

Wiesz już, czemu służy okresowa ocena pracownicza, wiesz, kto powinien ją przeprowadzić, ale jak właściwie wygląda taki gotowy formularz? Nie ma tu jednej odpowiedzi, ponieważ w każdej organizacji mierniki podlegające ewaluacji mogą się różnić. Arkusz oceny pracownika może zawierać kryteria:

• Kwalifikacyjne – ocena kwalifikacyjna skupia się na teoretycznym przygotowaniu pracownika. Pod uwagę brane jest wykształcenie, doświadczenie zawodowe i kompetencje twarde.
• Efektywnościowe – ocena skuteczności pracy obejmuje na przykład produktywność, jakość oraz terminowość.
• Behawioralne – w tej kategorii ocenia się zachowania pracownika, które wpływają na atmosferę w zespole i jakość współpracy, takie jak zaangażowanie, poziom inicjatywy czy relacje z kolegami z zespołu.
• Osobowościowe – koncentrują się na indywidualnych cechach pracownika, które mogą wpływać na jego pracę. Przykład?Komunikatywność, możliwości adaptacyjne czy umiejętność radzenia sobie pod presją.

Przykładowy formularz oceny pracownika może zawierać skalę ocen od 1 do 5 (1 — znacznie poniżej oczekiwań, 2 — poniżej oczekiwań, 3 — zgodnie z oczekiwaniami, 4 — powyżej oczekiwań, 5 — znacznie powyżej oczekiwań) lub ocenę opisową dla każdego z wyżej wymienionych. Może to wyglądać następująco:

• Samodzielność: 4/5 – pracownik efektywnie zarządza powierzonymi mu zadaniami, wykazując inicjatywę w rozwiązywaniu problemów.
• Umiejętność pracy w zespole: 5/5 – pracownik doskonale współpracuje z zespołem i ma istotny wkład w odnoszone sukcesy.
• Zaangażowanie: 5/5 – pracownik wykazuje wyjątkowe zaangażowanie w realizację projektów, przekraczając standardowe oczekiwania.

Z kolei przykładowa opisowa ocena pracownika może wyglądać następująco:

Jan Kowalski wykazuje doskonałą znajomość standardów organizacyjnych i podchodzi do swoich obowiązków z dużym zaangażowaniem, przełożeni cenią go za rzetelność i terminowość. Jego samodzielność i inicjatywa, umiejętności komunikacyjne i postawa wobec podwładnych zasługują na szczególne wyróżnienie, tworząc pozytywną atmosferę w zespole i motywując do wyższej wydajności.

Jak przeprowadzić ocenę okresową pracownika?

Przeprowadzenie skutecznej ewaluacji wymaga starannego zaplanowania tak, aby była adekwatna do bieżących potrzeb. Przez jakie kroki powinniśmy przejść, aby ocena była wartościowa zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika?

1. Określ cele i oczekiwane rezultaty – odpowiedz na pytania: po co przeprowadzasz ewaluację? Jakie zmiany ma przynieść? Czy chodzi o rozwój kompetencji, poprawę wydajności, czy może identyfikację osób do awansu?
2. Wybierz odpowiednią metodę – zdecyduj, czy kryteria oceny pracownika będą kwalifikacyjne, efektywnościowe, behawioralne, czy osobowościowe. Możesz łączyć różne podejścia w zależności od specyfiki stanowiska i celów oceny.
3. Przygotuj formularz ewaluacyjny – karta oceny pracownika powinna być przejrzysta i zawierać skalę ocen (np. od 1 do 5). To ułatwi jednoznaczne i obiektywne opiniowanie.
4. Zgromadź niezbędne dane – ocena powinna opierać się na obiektywnych wskaźnikach, takich jak wyniki pracy, feedback od klientów czy współpracowników, a także samoocena pracownika.
5. Rozmowa oceniająca – ważnym elementem jest bezpośrednia rozmowa z zatrudnionym, podczas której przedstawisz mu wyniki oceny. To okazja do wymiany informacji zwrotnych – daj pracownikowi feedback i poproś o jego udzielenie.
6. Ustalenie planu rozwoju – na podstawie oceny wspólnie z pracownikiem ustalcie cele rozwojowe i plan, który do nich doprowadzi. Może obejmować szkolenia, nowe projekty czy zmiany w zakresie obowiązków.
7. Pamiętaj o dokumentacji – cały proces oceny oraz ustalenia z rozmowy oceniającej powinny być udokumentowane. Pozwala to na monitorowanie postępów i jest podstawą do przyszłych ocen.

Na zakończenie procesu warto, by zespół ewaluatorów przeprowadził podsumowanie oceny okresowej razem z rekomendacjami na przyszłość. Będzie to pomocne w kolejnych cyklach procesu.

Aspekty formalno-prawne ocen okresowych

Choć polskie prawodawstwo nie nakłada na pracodawców obowiązku przeprowadzania ewaluacji, to Kodeks pracy (art. 94 pkt 9) mówi i konieczności stosowania „obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy”. Tym zapisem państwo reguluje sposób przeprowadzania oceny, jeśli pracodawca się na nią zdecyduje. W takim wypadku wskaźniki oceny powinny być:

• mierzalne,
• transparentne,
• niedyskryminujące.

Ponieważ ocena pracownicza łączy się z przetwarzaniem danych, należy zadbać o jej zgodność z RODO. Zalecamy uregulowanie kwestii ocen okresowych w polityce wewnętrznej, w której firma:

• określi podstawę prawną przetwarzania ocen (np. uzasadniony interes organizacji),
• wykaże, że proces zapewnia adekwatne gromadzenie danych i ich minimalizację,
• ureguluje kwestię dostępu do wyników ocen do osób upoważnionych,
• wdroży procedury umożliwiające pracownikom dostęp do swoich ocen i ich ewentualną korektę,
• umieści wzorcowy arkusz ewaluacji pracownika.

Ponadto polityka wewnętrzna może dookreślać wybraną metodykę przeprowadzenia ocen oraz procedury odwoławcze. Dokument ten, tak jak i sam proces, powinien być poddawany regularnym wewnętrznym audytom – na przykład przy okazji wspomnianego już podsumowania oceny okresowej lub przed przeprowadzeniem kolejnej.

To z kolei prowadzi do następnego pytania, czyli…

Jak często przeprowadzać ocenę okresową?

Rekomendujemy robić to raz na kwartał lub w półrocznych cyklach. Raz do roku to niezbędnie minimum. Niektóre firmy przeprowadzają proces raz na dwa lata i rzadziej, jednak biorąc pod uwagę naturalną rotację pracowników, jest to zdecydowanie za rzadko.

Oczywiście, częstotliwość przeprowadzania ocen pracowniczych zależy od niej samej (branża, specyfika, potrzeby, kultura organizacyjna), a także od celów, jakie ma spełniać proces ewaluacji. Nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi na pytanie „jak często przeprowadzać ocenę okresową”, ale istnieje kilka powszechnie przyjętych praktyk. Najpopularniejsze w Polsce są cykle oceny:

• roczne,
• półroczne,
• kwartalne,
• ciągłe (continuous feedback) – coraz więcej firm przechodzi na ten model. Powinien polegać na otrzymywaniu regularnych, ale nie zawsze formalnych opinii przez pracowników na temat ich codziennej pracy. W tym modelu ocena od przełożonego, ale i ocena przełożonego przez pracownika ma niebagatelne znaczenie.

Wybór odpowiedniej częstotliwości ocen powinien być adekwatny do potrzeb. Powinien umożliwiać firmie szybkie reagowanie, a jednocześnie usprawniać jej funkcjonowanie, nie odwrotnie.  Niezależnie od wybranej częstotliwości, utrzymanie otwartej komunikacji i budowanie kultury feedbacku wspiera rozwój pracowników na co dzień.

Zakończenie procesu oceny okresowej pracownika to jednocześnie początek nowego rozdziału w zarządzaniu talentami. Przyjmując otwarte podejście, angażując pracowników i promując transparentność, możemy przekształcić ewaluację w cenny element budowania kultury organizacyjnej opartej na wzajemnym szacunku i ciągłym doskonaleniu.

Warto postrzegać inwestycje w pracowniczy rozwój jako inwestycje w przyszłość samej firmy.

Chcesz tworzyć ją z nami? Napisz do nas – Twój system oceny pracowniczej już na Ciebie czeka!

Bibliografia:
https://factorialhr.com/blog/metrics-for-hr-reports/#metrics;
https://www.hrmagazine.co.uk/content/insights/how-to-create-a-culture-of-lifelong-learning/;
https://blog.clearcompany.com/mind-blowing-statistics-performance-reviews-employee-engagement;
https://leanpassion.pl/blog/stres-i-zaangazowanie-wg-gallups-global-emotions-report-2023/;
https://www.shrm.org/topics-tools/news/manage-performance-ongoing-feedback.