Nowoczesne i efektywne metody oceniania pracowników

Ocena pracowników wspiera organizacje i zespoły na różne sposoby. Pozwala weryfikować wyniki i wskaźniki efektywności, ocenić kompetencje zawodowe, a także wytypować osoby do awansu. 

Rozwój firmy bez ewaluacji to bardziej eksperyment niż strategia, dlatego przed specjalistami HR staje ważne pytanie: jakie metody oceniania pracowników są najskuteczniejsze?

Po co przeprowadza się ocenę pracowników?

Ewaluacja pracownicza pozwala zaplanować działania sukcesyjne, wyłonić talenty, a także zaplanować zmiany wynagrodzeń oraz uzupełnić ewentualne luki kompetencyjne lub wesprzeć rozwój mocnych stron pracownika. A to jeszcze nie koniec korzyści.

Oceny pracownicze to także sposób na zmierzenie produktywności. Dzięki ich przeprowadzeniu łatwiej jest zidentyfikować mocne i słabe strony danej osoby oraz jej potrzeby rozwojowe. Na tej podstawie można przygotować indywidualne ścieżki kształcenia organizacji oraz zaplanować przeznaczony na ten cel budżet.

Choć oceny pracownicze budzą często niepewność i obawę, wcale nie musi tak być. Jeśli są przeprowadzone odpowiednio, w przyjaznej atmosferze, mogą zwiększać motywację pracowników. Oceny nie muszą kojarzyć się z byciem ocenianym tak, jak w szkole (kto z nas to lubi?), ale umożliwiają otrzymanie wartościowej informacji zwrotnej, która pomoże pracownikowi ugruntować pozycję w organizacji w zgodzie z własnymi potrzebami. 

Ponadto ocena pracownicza pozwala lepiej zrozumieć oczekiwania oraz cele stawiane przez firmę. Z kolei organizacja uzyskuje informacje, dzięki którym może wprowadzić korekty i usprawnienia w procesach, utwierdzić się w skuteczności dotychczasowych działań, a także podejmować przyszłe decyzje na podstawie konkretnych danych. Organizacje przeprowadzające regularne ewaluacje łatwiej osiągają i utrzymują przewagę konkurencyjną.

Wyróżniamy dwa rodzaje metod ewaluacji: relatywne oraz absolutne. 

Ocena pracowników – metody relatywne

Metody relatywne są użyteczne w sytuacjach, w których konieczne jest porównanie pracowników względem siebie. Dzieje się tak na przykład wtedy, kiedy ze względu na optymalizację zatrudnienia konieczna jest identyfikacja najlepszych lub najsłabszych członków zespołu. Metody relatywne znajdą zastosowanie szczególnie w dużych organizacjach, w których liczba pracowników utrudnia indywidualne przeprowadzenia oceny. Do metod relatywnych należą:

• Ranking – polega na uszeregowaniu pracowników od najlepszego do najgorszego według określonych kryteriów. Jest prosty w użyciu, ale może być nieobiektywny, jeśli obowiązki porównywanych osób są zróżnicowane.
• Portfolio personalne – nazywane jest także „metodą portfelową”. Polega na pogrupowaniu pracowników na strategicznie zaplanowane grupy. Dzięki temu zaplanowanie szkoleń, awansów i wytypowanie osób do rozstania jest łatwiejsze.
• System porównywania parami – polega na zestawieniu każdego pracownika z innymi w zespole, co pozwala na stworzenie listy rankingowej. To metoda dokładniejsza niż sam ranking.
• Technika rozkładu normalnego – opiera się na założeniu, że dane w rozkładają się w sposób symetryczny wokół średniej, tworząc tzw. krzywą Gaussa. Przy zastosowaniu tej metody w ocenie pracowniczej należy wyjść od tezy, że większość pracowników wykonuje swoje obowiązki na średnim poziomie, natomiast mniejsza liczba osób osiąga wyniki znacznie poniżej lub powyżej średniej. W praktyce oznacza to, że oceny pracownicze powinny być rozłożone wokół pewnej średniej wartości, tworząc krzywą dzwonową.

Minusem metod relatywnych jest to, że mogą prowadzić do rywalizacji między pracownikami, przez co mają duży potencjał demotywacyjny. Choć są przydatne w ocenie ogólnej wydajności zespołu, mogą nie uwzględniać indywidualnych kontekstów pracy.

Ocena pracowników – metody absolutne

Metody absolutne koncentrują się na ewaluacji jednostek, jako punkt wyjściowy przyjmując wybrane firmowe cele lub standardy. Wyniki innych ocenianych osób nie są punktem odniesienia, dzięki czemu absolutne metody oceniania pracowników pozwalają ewaluatorowi na większą obiektywność. Ponadto minimalizują ryzyko błędu ludzkiego powstałego w wyniku sympatii lub antypatii i pozwalają dostrzec pełen zakres kompetencji danej osoby, włącznie z jej mocnymi stronami oraz miejscami wymagającymi wzmocnienia.

Do metod absolutnych zaliczamy:

• Metodę wydarzeń krytycznych – polega na odnotowaniu najistotniejszych zdarzeń mających miejsce w toku kariery pracownika, ze szczególnym uwzględnieniem jego sukcesów i porażek.
• Metodę testową – w tej metodzie wykorzystuje się testy oceniających określone umiejętności lub wiedzę pracownika. Jest ograniczona do mierzalnych aspektów pracy.
• Metodę ilościową – porównuje się wyniki pracownika z wcześniej ustalonymi normami ilościowymi. Ocenie podlega ilość, bez uwzględnienia jakości.
• Ocenę opisową – szczegółowy opis dokonań i zachowań pracownika przez przełożonego. Daje pełny obraz pracy, ale jest subiektywny i może być trudny do zweryfikowania.
• Skale kwalifikacyjne – ocena natężenia cech pracownika za pomocą skal słownych, punktowych także behawioralnych. Pozwala na obiektywne porównanie pracowników.
• Kwestionariusz oceny – to zbieranie informacji o pracowniku za pomocą standardowego zestawu pytań. Umożliwia szybką i standardową ocenę.
• Zarządzanie przez cele (Management by Objectives – MBO) – ocena pracownika na podstawie realizacji wyznaczonych celów. Ta metoda promuje samodzielność i skupia się na osiąganych wynikach.

Jedną z metod ocen absolutnych jest ocena 360 stopni, która zasługuje na to abyśmy poświęcili jej nieco więcej miejsca.

Ocena 360 stopni – na czym polega?

Ewaluacja 360 to kompleksowe podejście, oparte na zebraniu informacji zwrotnych od wszystkich osób współpracujących z ocenianym pracownikiem. W ocenie 360 stopni bierze udział:

• sam pracownik (dokonuje samooceny), 
• jego przełożeni, 
• podwładni, 
• osoby z zewnątrz firmy, z którymi dana osoba współpracuje.

Ta opcja pozwala uzyskać szeroki obraz, może również wyłonić przestrzeń do rozwoju – na przykład wtedy, kiedy przełożeni danej osoby oceniają ją jako kompetentną do pełnienia swojej roli, a odbiór jej podwładnych będzie inny. Warto porównać wyniki uzyskane od tych grup, następnie na ich podstawie przedsięwziąć odpowiednie działania.

Ocena 360 to najbardziej kompleksowa metoda, przydatna zwłaszcza w ocenie osób pełniących funkcje managerskie, jednak nie zawsze jest konieczna. Można ją uszczuplić o pewne grupy respondentów. Wówczas będziemy mieli do czynienia z:

• oceną 90 stopni, czyli najprostszą formą oceny pracownika, gdzie informacje zwrotne pochodzą wyłącznie z jednego źródła – zazwyczaj od bezpośredniego przełożonego;
• oceną 180 stopni, gdzie pracownik jest oceniany przez swojego przełożonego oraz dokonuje samooceny;
• oceną 270 stopni, która rozszerza ocenę 180 stopni o dodatkowe źródło informacji zwrotnej, jakim są współpracownicy ocenianego pracownika.

Jak przeprowadzić ocenę pracownika?

Każdy proces powinien rozpocząć się od określenia celu. Czemu ma służyć ewaluacja? Czy chcesz zyskać pełen obraz efektów uzyskiwanych przez zespoły, zidentyfikować potrzeby edukacyjne, czy wytypować pracowników z wysokim potencjałem, których uwzględnisz jako przyszłych liderów podczas planowania firmowej strategii rozwoju? Ustalenie tego jest niezwykle ważne. Ocena pracowników nie powinna być celem samym w sobie, a drogą, dzięki której firma osiąga pożądany efekt.

Następnym krokiem jest wybranie odpowiedniej metody oceny pracownika, a po tym – ustalenie kryteriów, które chcesz zbadać. Te powinny być jasne, zrozumiałe oraz obiektywne. To oznacza, że każdy powinien interpretować je w taki sam sposób. 

Przykład: zamiast prosić o opisową ocenę zaangażowania pracownika, możesz zastosować skalę oceny od 1 do 5, gdzie 1 oznacza brak zaangażowania, a 5 wysoką proaktywność. Co ważne, należy dokładnie dookreślić, czym jest zaangażowanie, bo każdy może rozumieć je inaczej (np. jako zostawanie w godzinach nadliczbowych). 

Niezależnie od wybranej metody oceniania pracowników, HRcode skutecznie Cię wesprze. Przyjazny interfejs oraz dostępne funkcje sprawią, że z łatwością przygotujesz formularz, matrycę kompetencji czy przeprowadzisz szkolenie dla ewaluatorów oraz wygenerujesz raport oceny końcowej. Skontaktuj się z zespołem HRcode i dowiedz się więcej!

Bibliografia:
https://www.hrfuture.net/talent-management/employee-engagement/how-to-get-your-employees-engaged-in-performance-reviews/;
https://www.researchgate.net/publication/358366993_Achieving_Competitive_Advantage_through_Employees;
https://www.linkedin.com/pulse/what-different-do-high-potential-employees-pratik-naik/.