Jak stworzyć dobry program onboardingowy?

Program onboardingowy – na czym polega?

Proces onboardingu jest jednym z najważniejszych działań kadrowych w firmie. Jeśli go brakuje, nowy pracownik widzi, że to, co usłyszał w trakcie rekrutacji to tylko obietnica bez pokrycia. Nic dziwnego, że 44% nowozatrudnionych żałuje decyzji o podjęciu pracy już w pierwszym tygodniu jej trwania.

Jak do tego nie dopuścić? Odpowiedź na to pytanie to program onboardingowy.

Wyobraź sobie, że organizujesz urodziny w swoim nowym domu. Dzwonisz do gości, przekazujesz, że za 3 miesiące odbędzie się przyjęcie, po czym przestajesz się odzywać. Twoi znajomi sami dopytują Cię o adres i godzinę. Kiedy przyjeżdżają na miejsce, wprawdzie otwierasz im drzwi, ale gdzieś znikasz. Nie wiedzą, co mają robić, gdzie mają pójść ani nawet gdzie jest toaleta.

Tak czuje się pracownik, jeśli w firmie nie ma dobrze zaplanowanego procesu onboardingu (i preonboardingu).

Celem tego procesu jest zaproszenia nowej osoby „na pokład”. To nie tylko pokazanie stanowiska pracy. To wdrożenie w obowiązki oraz kulturę organizacji, jej wartości i procedury, a także pokazanie narzędzi.

Po dobrze przeprowadzonym onboardingu pracownik powinien:

• wiedzieć, jakie oczekiwania są kierowane w jego stronę,
• mieć narzędzia i wiedzę, które pozwalają mu je spełnić,
• rozumieć, jaki wpływ ma jego praca na organizację.

Jeśli proces jest dobrze przeprowadzony, produktywność nowozatrudnionych wzrasta nawet o 70%, a ich retencja jest mniejsza o 82%.

Brak onboardingu – czy to dobry pomysł?

Są sytuacje, w których pominięcie programu onboardingowego kusi pozornymi korzyściami. Mowa tu o scenariuszu, w którym zespół jest przemęczony                   i rozpaczliwie potrzebuje wsparcia. Zdarza się, że onboarding skracany jest do absolutnego minimum. Łatwo ulec złudzeniu, że dzięki temu pracownik szybciej przystąpi do obowiązków, a tym samym uda się rozładować napięcie związane z przeciążeniem pozostałych osób. Niestety, jest to niemalże pewny przepis na porażkę.

Nowa, ekspresowo wdrożona osoba… wcale nie musi czuć się wdrożona. Będzie popełniać błędy w wyniku braku znajomości procedur oraz zasad obowiązujących w firmie. Widząc, że jej zespół jest na granicy przepracowania, może bać się zadawać pytania lub nie uzyskiwać wyczerpujących odpowiedzi. Czy na jej miejscu zacząłbyś szukać nowej pracy? Najprawdopodobniej tak. Powiedzmy to głośno: wybór drogi na skróty i pominięcie onboardingu nie jest dobrym rozwiązanie.

Sprawdźmy zatem, jak projektować proces onboardingu tak, aby był skuteczny.

Jak stworzyć dobry proces onboardingowy?

Czy znasz strategię Kurta Vonnenguta? Ten amerykański pisarz zasłynął metodą planowania „od tyłu”. Kiedy zaczynał tworzyć swoje powieści, najpierw wymyślał zakończenia, a potem dopiero odtwarzał wydarzenia, które mogłyby do nich doprowadzić. Taki sposób działania pozwalają z dużą precyzyjnością określić listę zadań prowadzących do określonego rezultatu.

Dlatego stworzenie planu onboardingowego warto rozpocząć od określenia celu – po czym poznasz, że pracownik został już wdrożony? Co musi wiedzieć? Kto może go tego nauczyć? Czy będzie to jedna osoba, czy jest ich potrzebnych więcej? W jakim momencie powinien to zrobić? Odpowiedź na te pytania pozwoli ułożyć i ustrukturyzować proces onboardingowy.

Warto rozpisać go w osobnym narzędziu. Jeden rzut oka powinien wystarczyć, aby móc stwierdzić, w którym miejscu swojej ścieżki onboardingowej jest nowa osoba. Maja Gojtowska, ekspertka w kwestii projektowania onboardingu, poleca stworzenie checklisty – jest prosta i przede wszystkim, skuteczna (zrobisz to w module „onboarding” od HRcode).

Firma Bamboo HR zapytała nowych pracowników, co frustrowało ich najbardziej w pierwszych dniach pracy. Według respondentów, do najtrudniejszych zagadnień należą:

• 65% – brak osoby/osób, do których mogą zwrócić się z pytaniami,
• 62% – niedostateczna liczba szkoleń na temat produktów lub usług firmy,
• 58% – brak dostępu do narzędzi niezbędnych do pełnienia obowiązków,
• 51% – problemy technicznie (np. problemy z konfiguracją kont),
• 50% – brak buddy’ego,
• 44% – brak wiedzy na temat tego, kto jest ich bezpośrednim przełożonym.

Warto podkreślić, że nie ma jednego, uniwersalnego schematu onboardingowego. Są jednak etapy, które mogą być wspólnym mianownikiem niezależnie od roli czy organizacji. Należą do nich poniższe punkty.

Preonboarding

Pamiętasz jeszcze historię o przyjęciu? Zgodnie z tą analogią, preonboarding odpowiada za to, że wszyscy goście (czyli nowe osoby w firmie) będą wiedzieli, gdzie i kiedy mają się zjawić i że nadal są mile widziani.

Z pierwszym dniem w firmie wiąże się wiele emocji, wśród nich także stres i pytania (z kim będę pracował? Czy podjąłem dobrą decyzję? Jakie będą moje obowiązki? Jak będzie wyglądał pierwszy dzień? Dokąd mam pójść?). Im więcej z nich znajdzie odpowiedź, tym mniejszy niepokój nowej osoby.

Elementem preonboardingu może być:

• telefon/SMS od bezpośredniego przełożonego z przywitaniem, informacją, jak będzie wyglądał pierwszy dzień i zapytaniem o nastrój nowego członka zespołu,
• wiadomość zawierająca informację o miejscu, adresie, o tym, kto będzie czekał na nową osobę (razem z numerem kontaktowym) oraz o tym, jak będzie wyglądał pierwszy dzień, a nawet – na jakim przystanku wysiąść lub gdzie zaparkować,
• wysłanie prezentu powitalnego (welcome pack),
• zaproszenie nowej osoby na spotkanie z zespołem online,
• zapraszanie do znajomych na LinkedIn przez innych członków zespołu.

Ogromną zaletą preonboardingu jest szansa na domknięcie kwestii administracyjnych jeszcze przed pierwszym dniem w pracy.

Przygotowanie stanowiska pracy

Teoretycznie to oczywista oczywistość, ale w praktyce często bywa tak, że pierwsze dni (lub tygodnie) w pracy nowa osoba spędza, czekając na laptopa, dostępy lub inne niezbędne narzędzia. Dlatego przed pierwszym dniem należy bezwzględnie o to zadbać.

Wyznaczenie buddy’ego

Buddy to, tłumacząc dosłownie, kumpel. W onboardingowym znaczeniu jest to osoba, która towarzyszy nowemu pracownikowi przez cały okres onboardingu. Odpowiada na pytania, tłumaczy kulturę organizacyjną, wyjaśnia procedury. To buddy opowiada o tym, jak w praktyce wygląda składanie wniosków o urlop, że  w czwartki cały zespół je razem lunch, a toaleta na drugim piętrze jest większa, niż na pierwszym. Buddy może przeprowadzać instruktaż stanowiskowy, ale to zadanie może też wykonać ktoś zupełnie inny. 

Ważne: buddy’m nie powinien być przełożony. To ważne, aby nowa osoba i jej towarzysz wdrożenia byli na tym samym stopniu hierarchii w organizacji.

Nie każdy ma zasoby i kompetencje, aby zostać buddy’m. Jeśli wyznaczysz taką osobę, upewnij się, że nowa rola nie koliduje z jej obowiązkami. Jeśli buddy zgłosi się sam, zweryfikuj jego wiedzę i kompetencje.

Pierwszy dzień w pracy

Zadbaj o to, aby pierwszego dnia wszystko było gotowe na nową osobę na pokładzie. A przez „wszystko” rozumiemy nie tylko stanowisko pracy i buddy’ego. W grafiku bezpośredniego przełożonego powinien znaleźć się czas na powitanie nowego pracownika i przedstawienie go zespołowi. Poza pokazaniem mu jego miejsca pracy i przestrzeni wspólnych warto zaprosić go na obejście innych działów w firmie. Być może nowa osoba nie zapamięta, w którą stronę idzie się do IT, a w którą do księgowości (przygotowanie mapki to świetny pomysł!), ale nie będzie już anonimowa dla innych zespołów.

Szkolenia i rozwój

Onboarding to głównie szkolenia i warto zaplanować je tak, aby pracownik wyciągnął z nich jak najwięcej. Czy ma na to szansę, jeśli zarzucisz go informacjami pierwszego dnia? Oczywiście, niektóre instruktaże (np. BHP) należy przeprowadzić od razu. Jest jednak wiedza, którą lepiej przyswaja się, mając już pierwsze doświadczenia. Dlatego harmonogram dnia, w którym znajduje się 5 różnych szkoleń, to nie najlepszy pomysł. Lepiej rozplanować je w dłuższym horyzoncie czasowym. Zastanów się przy tym, które informacje są naprawdę niezbędne, aby nowa osoba mogła skutecznie pełnić obowiązki. 

Ważną kwestią jest sam sposób przeprowadzenia szkoleń. Te powinny być angażujące, ale możliwie nieobciążające dla organizacji. Dlatego warto wykorzystać e-learning, ponieważ przekazywanie wiedzy online da się w łatwy sposób skalować przy zachowaniu wydajności kosztowej.

Weryfikacja postępów i feedback

Regularne sesje feedbackowe są niezwykle ważne. Dzięki nim przełożony lub mentor może docenić pracownika lub skorygować kierunek, w którym zmierza.        Z kolei zatrudniony ma szansę wskazać ewentualne braki i kwestie, które z jego punktu widzenia wymagają zaopiekowania. Jeśli planowałeś wdrożenie metodą OKR, takie spotkania to świetny punkt kontrolny sprawdzenia, czy kluczowe rezultaty zostały osiągnięte.

W pierwszym miesiącu pracy sesje feedbackowe powinny odbywać się dość często (np. raz w tygodniu), natomiast w późniejszym czasie częstotliwość może maleć, zależnie od potrzeb. Postępy nowej osoby warto weryfikować także w formie testów, co pozwoli ocenić efektywność poszczególnych szkoleń.

Ewaluacja onboardingu

Na zakończenie okresu wdrożenia warto przeprowadzić ewaluację całego procesu. Feedback od nowego pracownika pomoże zidentyfikować mocne strony planu onboardingowego oraz zidentyfikować obszary do poprawy. Warto, aby proces obejmował formalne i nieformalne metody zbierania opinii, takie jak ankiety czy rozmowy feedbackowe.

Rodzaje programów onboardingowych

Wiesz już, że nie istnieje jeden uniwersalny proces onboardingowy, ponieważ jego ostateczny kształt będzie zależał od:

• poziomu stanowiska,
• branży, 
• formy pracy,
• oczekiwanego (i możliwego do osiągnięcia) tempa wdrożenia. 

Dlatego dla usystematyzowania, przedstawiamy przegląd typowych wariantów onboardingów.

Onboarding dla różnych poziomów stanowisk

Nowicjusze (juniorzy) – osoby u progu kariery zawodowej zwykle nie mają jeszcze ugruntowanych nawyków pracy i znajomości zasad obowiązujących            w firmach, dlatego onboarding na poziomie juniorskim powinien uwzględniać czas nie tylko na obowiązkach czy BHP, ale i strukturze i zasadach obowiązujących w firmie.

I tu pomocna będzie szczegółowa checklista zadań na pierwsze tygodnie, a także regularny kontakt z buddy’m i przełożonym.

Ważne: w przypadku tej grupy warto szczególnie zadbać o bezpieczne środowisko zadawania pytań.

Specjaliści – obowiązkowy punkt onboardingu to zapoznanie ze specyfiką działania organizacji, wytłumaczenie, jak procesy i narzędzia funkcjonują wewnątrz firmy (np. programy urlopowe, jak i gdzie zgłosić się po wsparcie techniczne itp.). Warto zapewnić dostęp do mentorów merytorycznych w danym obszarze.

Kadra menedżerska – tutaj proces onboardingowy obejmuje nie tylko strukturę firmy, ale skupia się na części zarządczej i priorytetów biznesowych, spotkaniach z liderami innych działów, a także – o ile funkcjonują – prezentacji strategii. Ponadto ważnym elementem będzie przygotowanie do używania narzędzi controllingowych i raportowych.

Onboarding zdalny vs. stacjonarny vs. hybrydowy

Największym ryzykiem związanym ze zdalnym onboardingiem jest poczucie izolacji i braku przynależności, szczególnie w pierwszych dniach. Brakuje naturalnych okazji do poznawania współpracowników, takich jak rozmowy przy ekspresie czy wspólne posiłki.

Dlatego zwróć uwagę na to, by naprawdę ustrukturyzować proces onboardingu zdalnego i zapewnić dostęp do sprzętu, internetu, playbooków czy checklist już od pierwszego dnia. 

W przypadku pracy w biurze onboarding stacjonarny jest naturalnie osadzony w przestrzeni zespołowej. Nowa osoba ma możliwość poznania wewnętrznych zwyczajów, obserwowania interakcji i szybciej wchodzi w kulturę organizacyjną.

Jednak nawet w biurze należy przygotować harmonogram i strukturę oraz zapewnić wsparcie buddy’ego.  Jedną z największych pułapek jest wiara w to, że pracownik zonboarduje się „przy okazji”, patrząc, jak pracują jego koledzy z zespołu. 

Model hybrydowy łączy w sobie wyzwania obu poprzednich form. Dodatkowo pojawia się tu potrzeba koordynowania działań w różnych środowiskach pracy – online i offline. Jeśli jest źle zaprojektowany, onboarding hybrydowy może prowadzić do niespójnych doświadczeń nowego pracownika, np. nadmiaru informacji jednego dnia i braku kontaktu przez kolejnych kilka.

I tu z pomocą przychodzi jasny harmonogram z rozróżnieniem, które elementy odbywają się zdalnie, a które stacjonarnie, tak by niezależnie od formy dnia pracy, pracownik powinien mieć poczucie ciągłości procesu.

Onboarding krótkoterminowy vs. długoterminowy

Czy onboarding ma trwać tydzień, miesiąc, a może kwartał? Odpowiedź brzmi: to zależy. Onboarding krótkoterminowy sprawdza się w przypadku sezonowych zatrudnień i pracy na stanowiskach liniowych z jasną strukturą obowiązków.

Dlatego nawet (a może szczególnie) onboarding krótkoterminowy powinien uwzględniać:

• preonboarding z informacjami organizacyjnymi,
• instruktaże stanowiskowe,
• minimum jedno spotkanie feedbackowe,
• wskazanie, gdzie można szukać pomocy po zakończeniu formalnego wdrożenia.

W wielu przypadkach, szczególnie na stanowiskach specjalistycznych i strategicznych, pełna adaptacja trwa jednak znacznie dłużej – od miesiąca do nawet 6 miesięcy. Onboarding długoterminowy nie kończy się po przeszkoleniu z BHP i przekazaniu komputera, w razie potrzeby obejmuje rozwój kompetencji, budowanie relacji oraz rozumienie szerszego kontekstu działania firmy.

Elementy typowe dla programu onboardingu długoterminowego to np.:

• zaplanowane w czasie cykle szkoleń i mentoringu,
• udział w projektach i ich ewaluacja,
• stopniowe poszerzanie odpowiedzialności,
• regularne sesje feedbackowe z przełożonym (np. co tydzień przez pierwszy miesiąc, potem co dwa tygodnie),
• finalna ewaluacja, np. po 90 dniach.

Onboarding branżowy (IT, sprzedaż, produkcja)

Każda branża rządzi się swoimi prawami – ma inne tempo pracy, inne narzędzia, inne potrzeby kompetencyjne. Poniżej pokazujemy, jak może się różnić wdrażanie pracowników w trzech popularnych sektorach: IT, sprzedaży i produkcji.

Branża IT – co może zawierać przykładowy program onboardingowy:

1. Dostarczenie i konfiguracji narzędzi technicznych – dostęp do repozytoriów kodu, środowisk testowych, systemów wewnętrznych.
2. Wyjaśnienie procesów developmentowych – np. jak wygląda codzienna praca z backlogiem, code review, deploy.
3. Wdrożeniu do kultury pracy zespołowej – agile, stand-upy, retrospektywy.
4. Przekazanie mapy kontaktów – kogo pytać o infrastrukturę, a kogo o zasady CI/CD.

Branża sprzedażowa – przykład elementów programu onboardingowego:

1. Szkolenia produktowe i zakończone testami wiedzy.
2. Wdrożenie w procesy sprzedażowe w danej firmie (z przekazaniem informacji o długości cyklu sprzedaży, najczęstszych obiekcjach i sposobach ich rozbrajania).
3. Szkolenia z narzędzi CRM, obsługi leadów, pracy na celach (np. KPI, targety kwartalne).
4. Rozwój kompetencji miękkich – prezentacja, negocjacje, storytelling.
5. Przekazanie informacji o strukturze zespołu, podziale klientów i zasadach raportowania.

Branża produkcyjna – co może zawierać przykładowy program onboardingowy:

1. Instruktaż stanowiskowy – jak obsługiwać maszynę, narzędzie lub linię produkcyjną.
2. Obowiązkowe szkolenia BHP i PPOŻ.
3. Wdrożenie do zasad jakości i kontroli produkcji,
4. Poznanie procedur awaryjnych i organizacyjnych (np. zasady rotacji, harmonogram zmian).
5. Zapoznanie z zespołem i strukturą nadzorczą (brygadzista, lider zmiany, dział techniczny).

Najczęstsze błędy w procesie onboardingu

Pierwszym najczęstszym błędem jest brak standaryzacji. Jeśli onboarding wygląda inaczej w zależności od tego, kto go prowadzi, łatwo o pomyłki i luki w wiedzy. Nowi pracownicy mają różne doświadczenia, zwykle wpływa negatywnie na ich ocenę organizacji. 

Kolejną kwestią jest brak mierników sukcesu. Jak poznać, że onboarding się udał? Jeśli nie zdefiniujesz żadnych wskaźników (np. osiągnięcie określonych kompetencji, samodzielność po 30 dniach), trudno Ci będzie ocenić efektywność procesu. 

Pułapka, w którą wpada wiele firm, to chęć osiągnięcia pełnej operacyjności pracownika zbyt szybko, przez to onboarding jest za krótki. A przeciążenie informacyjne to jeden z najczęstszych powodów poczucia zagubienia i frustracji.

Ponadto wiele firm deklaruje otwartą kulturę, ale w praktyce nowi pracownicy nie wiedzą, kogo zapytać – albo boją się to zrobić, by nie przeszkadzać zapracowanemu zespołowi. Dlatego warto uwzględnić w procesie osobę, która będzie odpowiedzialna za onboarding nowego pracownika i odpowie na jego pytania. To pozwoli uniknąć sytuacji, w której proces „dzieje się sam” lub jeszcze gorzej – gdy pierwszego dnia nowy pracownik zjawia się w biurze… a nikt nie wie, kim jest ani czego będzie dotyczyć jego rola (jak myślisz, czy taka osoba zostanie z firmą na dłużej?).

Lista błędów nie jest jeszcze wyczerpana, ale chcielibyśmy zwrócić Twoją uwagę na jeszcze jedną bardzo ważną kwestię: informację zwrotną.

Wielu pracodawców nie zbiera feedbacku od osób, które właśnie zakończyły wdrożenie. A kto, jak nie one, najlepiej widzi, co zadziałało, a co wymaga poprawy? Ankieta końcowa, rozmowa podsumowująca czy nawet nieformalny feedback mogą pomóc udoskonalać proces i robić to w sposób ciągły.

Onboarding – start, nie falstart

Planowanie onboardingu to sposób na to, aby pierwszy krok pracownika w firmie nie był ostatnim. Nowa osoba to nie tylko zasób, ale przede wszystkim człowiek z marzeniami i ambicjami. Dając mu wsparcie, którego potrzebuje, zyskasz nie tylko efektywnego pracownika, ale i ambasadora marki. A na tym skorzysta Twój employer branding.

W HRcode mamy ogromne doświadczenie we wspieraniu naszych klientów w ich procesach wdrożeniowych. Robimy to codziennie. Specjalnie przygotowany moduł onboardingowy wesprze Cię niezależnie od tego, czy chcesz skorzystać z gotowych schematów, czy zaprojektować proces od zera. Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na bezpłatną demonstrację!

Data aktualizacji: 31.07.2025

Bibliografia:

https://www.bamboohr.com/resources/guides/the-definitive-guide-to-onboarding;
https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf;
https://gojtowska.com/2024/03/11/checklista-onboarding/;
https://www.linkedin.com/pulse/what-include-welcome-kit-new-employees-j90jc/.