Jak Electrolux uporządkował feedback z HRcode

Electrolux – organizacja, w której feedback ma znaczenie
Rosnąca skala, rosnące napięcie w procesie
Dlaczego Electrolux zdecydował się uporządkować proces feedbacku?
Electrolux szukał narzędzia. Znalazł partnera
Dlaczego Electrolux wybrał HRcode?
Jak wdrożyć proces (i nie pogubić ludzi)
Jak wdrożyć ludzi (i nie zepsuć procesu)
Co się zmieniło w Electrolux odkąd korzysta z modułu Feedback od HRcode?
Korzyści odczuwane w Electrolux Polska po wdrożeniu narzędzia Feedback od HRcode?
Kiedy rozwój firmy wymusza zmianę
Tu zaczyna się Twoja historia i Twoja decyzja
A jak jest w Twojej firmie?

W organizacji, która zatrudnia ponad 3000 pracowników produkcyjnych w 5 fabrykach, feedback nie może być przypadkowy.

W Electrolux Polska informacja zwrotna od lat była ważnym elementem pracy z ludźmi. Funkcjonowała w różnych lokalizacjach i wspierała współpracę przełożonych i podwładnych.

Wraz z rosnącą skalą zatrudnienia pojawiła się jednak potrzeba, by ten proces uporządkować i ujednolicić.

Zwłaszcza że ocena pracownika zaczynała odgrywać coraz większą rolę – wpływała nie tylko na rozwój, ale również na decyzje dotyczące awansów i wynagrodzeń.

Przy tak dużej odpowiedzialności i dużych liczbach naturalnym krokiem było wdrożenie rozwiązania, które pozwala zautomatyzować proces, ujednolicić kryteria i oprzeć decyzje na danych.

Takim rozwiązaniem okazał się moduł Feedback od HRcode.

Electrolux – organizacja, w której feedback ma znaczenie

Electrolux to globalna firma z branży AGD, z ponad 100-letnią tradycją, która w Polsce prowadzi rozbudowaną działalność produkcyjną, obejmującą pięć zakładów i kilka tysięcy pracowników.

W obszarze produkcji zatrudnia ponad 3000 osób, które dziś objęte są ujednoliconym procesem oceny i feedbacku.

Dział HR pełni rolę strategicznego partnera dla biznesu – dba o rozwój ludzi i kulturę organizacyjną.

“Jesteśmy też lustrem dla biznesu – wspieramy liderów i zespoły w budowaniu zaangażowania oraz pozytywnego doświadczenia pracowników.”

Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

W centrum działań HR Electroluxa znajdują się:

zaangażowanie pracowników,
jakość ich doświadczenia w firmie,
oraz konsekwentne wzmacnianie kultury feedbacku.

To właśnie ten ostatni obszar stał się jednym z kluczowych impulsów do dalszego rozwoju i uporządkowania procesów oceny.

Rosnąca skala, rosnące napięcie w procesie

Wraz z coraz większą liczbą zatrudnianych pojawiła się potrzeba, by feedback wśród pracowników produkcyjnych był bardziej spójny i wspierany systemowo.

„Proces udzielania informacji zwrotnej pracownikom był dość mocno rozproszony i w dużej mierze zależny od indywidualnych praktyk liderów czy bezpośrednich przełożonych. Co prawda feedback funkcjonował, jednak brakowało narzędzia, które porządkowałoby ten proces i wspierało jego systematyczność czy regularność.
Przy naszej skali, pięciu zakładach produkcyjnych i kilku tysiącach pracowników, to zaczęło być po prostu wyzwaniem.”

Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

Sam sposób kierowania feedbackiem nabierał znaczenia operacyjnego.

Koordynowanie ocen w wielu lokalizacjach, zbieranie danych i ich późniejsza analiza wymagały dużego zaangażowania zespołu HR.

Brak automatyzacji oznaczał konieczność pracy na rozproszonych danych i ręcznego zarządzania, co przy tej liczbie pracowników było coraz mniej efektywne.

Dodatkowym kontekstem była różnica w dojrzałości rozwiązań dla różnych grup pracowników. Podczas gdy pracownicy administracyjni od lat korzystali z narzędzi cyfrowych wspierających ocenę, dla obszaru produkcyjnego nie było dobrego narzędzia.

Równolegle rosło znaczenie samego feedbacku. Przestawał on być wyłącznie elementem bieżącej komunikacji, a coraz częściej stanowił podstawę do podejmowania decyzji dotyczących rozwoju pracowników oraz ich wynagrodzeń.

W praktyce oznaczało to potrzebę stworzenia rozwiązania, które:

zapewni spójne i obiektywne kryteria oceny,
umożliwi zarządzanie procesem w dużej skali,
uporządkuje dane i umożliwi dostęp do historii ocen w jednym miejscu,
oraz odciąży zespół HR poprzez automatyzację kluczowych elementów procesu.

Przy tej skali i rozproszeniu stało się jasne, że to wszystko się nie uda bez systemowego wsparcia. Lokalne rozwiązania przestawały wystarczać – potrzebny był jeden standard i jedno narzędzie.

Naturalnym kolejnym krokiem było sprawdzenie, co oferuje rynek.

Dlaczego Electrolux zdecydował się uporządkować proces feedbacku?

Rosnąca skala organizacji (ponad 3000 pracowników produkcyjnych);
potrzeba spójnego doświadczenia pracowników w wielu lokalizacjach;
rosnące znaczenie oceny w decyzjach HR (rozwój, wynagrodzenia);
potrzeba pracy na uporządkowanych danych i historii ocen;
dążenie do dalszego wzmacniania kultury feedbacku w firmie;
chęć zmniejszenia zaangażowania zespołu HR w ręczne zarządzanie procesem.

Electrolux szukał narzędzia. Znalazł partnera

Zespół HR Electroluxu przeanalizował dostępne rozwiązania i szybko zauważył pewną prawidłowość – dostawcy proponowali gotowe systemy. Takie, do których firma musiałaby się dopasować.

„Większość oferowała gotowe rozwiązanie – system, który był już zaprojektowany i w zasadzie narzucony. Tam nie było przestrzeni na to, żeby odwzorować nasze potrzeby jeden do jednego”.

Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

Dla Electroluxa to było za mało.

Bo w firmie proces dawania i przyjmowania informacji zwrotnej… już istniał. Były formularze. Były kryteria. Była konkretna wizja tego, jak powinien wyglądać feedback w organizacji.

Tyle że brakowało narzędzia, które to wszystko zbierze, uporządkuje i pozwoli rozwijać dalej – bez zaczynania od zera.

Aż nastąpił przełom.

„Tylko HRcode zaproponował coś innego – nie gotowy produkt, ale rozwiązanie, które mogliśmy wspólnie wypracować. I to był dla nas game changer.
Ta koncentracja na potrzebach klienta i możliwość dopasowania narzędzia do realnych, indywidualnych wymagań organizacji była dla nas naprawdę kluczowa i to właśnie ten element przeważył o wyborze HRcode jako dostawcy rozwiązania.”

Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

Zamiast dopasowywać się do systemu, Electrolux ze wsparciem HRcode mógł stworzyć system dopasowany do siebie.

Kluczowe okazały się:

możliwość odwzorowania istniejących formularzy i kryteriów,
elastyczność w projektowaniu procesu,
i otwartość na współtworzenie rozwiązania razem z zespołem HR.

Dzięki temu wybór nie był tylko decyzją o zakupie narzędzia.

Był decyzją o partnerstwie – i wspólnym tworzeniu narzędzia, które naprawdę pasuje do organizacji tej skali.

Dlaczego Electrolux wybrał HRcode?

Elastyczne dopasowanie się HRcode do potrzeb firmy;
możliwość odwzorowania istniejących procesów;
współtworzenie rozwiązania z zespołem HR;
otwartość na rozwój i dalsze zmiany.

Jak wdrożyć proces (i nie pogubić ludzi)

Samo wdrożenie nie zaczęło się od technologii, tylko od bardzo konkretnej decyzji: nowy proces musi pasować do realiów organizacji.

Dlatego pierwszym krokiem było wspólne zaprojektowanie rozwiązania, które odzwierciedli sposób pracy Electroluxa.

„Chcieliśmy przenieść do systemu formularze, które wcześniej funkcjonowały w formie papierowej – już po ich dopracowaniu i wystandaryzowaniu.”

Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

W praktyce oznaczało to ścisłą współpracę z zespołem HRcode przy konfiguracji narzędzia i dopracowaniu kryteriów oceny. Model oceny został oparty na dwóch źródłach: samoocenie pracownika oraz ocenie przełożonego. Dla pracowników liniowych przygotowano formularz oparty na określonych kryteriach, a dla liderów odrębny formularz powiązany z oceną przez cele i konkretne zachowania.

Proces oceny odbywa się raz w roku – zazwyczaj jesienią – i obejmuje wszystkich pracowników produkcyjnych.

Całość trwa około 6 tygodni i jest podzielona na kilka prostych etapów.

Najpierw pracownik wykonuje samoocenę na podstawie ustalonych kryteriów.
Następnie przełożony zapoznaje się z jej wynikami i przygotowuje własną ocenę.
Kolejnym krokiem jest spotkanie face to face, podczas którego omawiane są wyniki i uzgadniane wnioski.
Na końcu dane trafiają do działu HR – i to właśnie na ich podstawie podejmowane są dalsze decyzje, m.in. dotyczące rozwoju pracowników czy wynagrodzeń.

Wdrożenie systemowego podejścia do feedbacku nie było tylko zmianą narzędzia.
Zmieniło sposób, w jaki organizacja pracuje z oceną – na każdym poziomie.

Ale prawdziwym wyzwaniem nie było samo narzędzie czy ułożenie procesu.

Byli nim ludzie.

Jak wdrożyć ludzi (i nie zepsuć procesu)

W przypadku pracowników produkcyjnych wdrożenie cyfrowego feedbacku oznaczało zmianę przyzwyczajeń i odejście od rozwiązań papierowych. Dlatego od początku ogromną rolę odgrywała komunikacja.

„Wyjaśnienie, po co to robimy, dlaczego wdrażamy takie rozwiązanie, jakie korzyści będą z tego mieli pracownicy i jaką rolę ten feedback będzie odgrywał w ich rozwoju – to było bardzo ważne.”

Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

Electrolux postawił na komunikację prowadzoną z wyprzedzeniem, językiem korzyści i z mocnym udziałem liderów. Przełożeni nie tylko wspierali pracowników w samym procesie, ale też pomagali oswoić zmianę i pokazać jej sens w codziennej pracy.

Duże znaczenie miało również wsparcie organizacyjne. W początkowej fazie dział HR organizował dyżury dla pracowników i liderów, podczas których pomagał zalogować się do systemu, przejść przez kolejne kroki i zrozumieć techniczną stronę całego procesu. Oceny można było wykonywać zarówno na komputerze, jak i z telefonu – w pracy albo w domu.

Ważnym elementem całego wdrożenia było też bieżące wsparcie ze strony HRcode. Przy procesie realizowanym raz w roku i obejmującym kilka tysięcy osób liczy się nie tylko samo narzędzie, ale też to, czy w kluczowym momencie można szybko uzyskać pomoc.

„Korzystamy z modułu Feedback od 2023 roku, ale osoby koordynujące ten proces po naszej stronie zmieniały się, więc potrzebowaliśmy opieki ze strony HRcode. Tym bardziej że realizujemy ocenę raz w roku, a wtedy siłą rzeczy nie pamięta się wszystkich szczegółów dotyczących obsługi platformy.
Zdarzają się też różne sytuacje organizacyjne, na przykład konieczność przypisania pracownika do innego przełożonego czy dłuższa nieobecność, przez którą oceny dokonuje inny lider. To nie są skomplikowane działania, ale jeśli nie robi się ich na co dzień, trzeba sobie tę wiedzę odświeżyć.
Dlatego ogromnie doceniamy wsparcie ze strony opiekuna Hrcode. Zawsze możemy liczyć na szybką reakcję i pomoc – niezależnie od sytuacji. Jeśli coś było dla nas niejasne, bardzo szybko otrzymywaliśmy odpowiedź albo od razu łączyliśmy się i rozwiązywaliśmy temat na bieżąco.
To dla nas bardzo komfortowe, szczególnie w trakcie kampanii, kiedy ten proces jest intensywny i wymaga dużej uważności. Zdarzało się nawet, że wspólnie rozwiązywaliśmy sprawy po godzinie 16:00.
Przy tej skali i odpowiedzialności to naprawdę ogromne wsparcie, bo zależy nam na tym, żeby proces przebiegł prawidłowo. W tym wszystkim zawsze możemy liczyć na pomoc HRcode.”

Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

To właśnie połączenie dobrze zaprojektowanego procesu, jasnej komunikacji i realnego wsparcia HRcode sprawiło, że wdrożenie nie było jedynie zmianą narzędzia. Stało się zmianą sposobu pracy z feedbackiem w skali całej organizacji.

Co było kluczowe we wdrożeniu w Electrolux Polska modułu Feedback od Hrcode?

narzędzie dopasowane do realiów organizacji
jasne, wystandaryzowane kryteria oceny
mocna komunikacja i język korzyści
wsparcie pracowników przez liderów i dział HR Elektroluxa
stała opieka zespołu HRcode podczas kampanii

Co się zmieniło w Electrolux odkąd korzysta z modułu Feedback od HRcode?

Zmiana objęła całą organizację – od HR, przez liderów, aż po pracowników i decyzje biznesowe. Oto najważniejsze korzyści.

Dla HR: mniej ręcznej pracy, więcej kontroli

Najbardziej odczuwalna zmiana dotyczyła codziennej pracy zespołu HR.

Proces, który wcześniej wymagał dużego zaangażowania operacyjnego, dziś działa w dużej mierze samodzielnie.

„Dziś mamy spójny i w pełni zautomatyzowany proces oceny, co zdecydowanie ograniczyło workload zespołu HR. Wcześniej sporo czasu i energii poświęcaliśmy na to, żeby w ogóle zarządzić tym procesem – szczególnie przy takiej skali i liczbie lokalizacji.

Teraz dane zbierają się automatycznie, możemy generować raporty w czasie rzeczywistym i na bieżąco monitorować, na jakim etapie jest ocena każdego pracownika.”
Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

To nie tylko oszczędność czasu – to też zupełnie inny poziom kontroli nad procesem.

Dla organizacji: jeden standard zamiast wielu wersji

Wcześniej feedback wyglądał różnie – zależnie od miejsca, zespołu czy lidera. Dziś działa według jednego, wspólnego standardu.

Kryteria są jasne, formularze spójne, a cały proces uporządkowany – niezależnie od lokalizacji.

„Platforma pozwoliła nam uporządkować i ujednolicić cały proces feedbacku. Dziś odbywa się on według tych samych zasad i kryteriów, co przy naszej skali organizacji ma ogromne znaczenie.”
Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

To szczególnie ważne w środowisku, gdzie kilka tysięcy osób pracuje w różnych zakładach, ale powinno być ocenianych w ten sam sposób.

Dla liderów: dane zamiast notatek i intuicji

Zmiana jest wyraźna także dla przełożonych. Zamiast wracać do notatek czy pamięci sprzed roku, mają dostęp do pełnej historii ocen i danych w jednym miejscu.

„Lider nie musi już szukać notatek czy wracać do papierowej dokumentacji. Ma pełen obraz pracownika – i może oprzeć swoją ocenę na konkretnych danych, a nie tylko na subiektywnym odczuciu.”
Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

Dzięki temu rozmowy z podwładnymi są bardziej konkretne, a decyzje – bardziej świadome.

Dla pracowników: większa przejrzystość i poczucie sprawiedliwości

Z perspektywy pracowników najważniejsze jest to, że proces stał się jasny i przewidywalny. Każdy zna kryteria, wie, jak wygląda ocena i co z niej wynika.

„Pracownicy widzą, że są oceniani według tych samych zasad. To nie jest już kwestia czyjegoś uznania czy ‘widzi mi się’ przełożonego, tylko jasno określonych kryteriów.

Mają dostęp do procedury, znają definicje i wiedzą, na co ta ocena wpływa. To buduje poczucie sprawiedliwości i równego traktowania.”
Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

Co ważne – system daje też możliwość odwołania się od oceny, choć w praktyce takie sytuacje zdarzają się bardzo rzadko.

To dodatkowo wzmacnia zaufanie do całego procesu.

Dla biznesu: decyzje oparte na danych

Największa zmiana dzieje się jednak na poziomie biznesowym.

Ocena nie jest już tylko rozmową – staje się realnym narzędziem do podejmowania decyzji.

„Ta ocena ma dziś realny wpływ na inne procesy HR – przede wszystkim na rewizję wynagrodzeń, ale też na działania rozwojowe. Dzięki temu mamy bardziej obiektywny obraz sytuacji i możemy podejmować decyzje w oparciu o dane.”
Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

To oznacza, że:

podwyżki są powiązane z wynikami,
rozwój pracowników jest bardziej świadomy,
a organizacja lepiej identyfikuje osoby z największym potencjałem.

I to jeszcze nie wszystko. Za tymi decyzjami idzie też bardzo konkretna zmiana operacyjna – taka, którą organizacja odczuwa na co dzień.

„W krótkim czasie przekłada się to na realne oszczędności czasu i zasobów. Wiele działań, które wcześniej były wykonywane ręcznie przez zespół HR, zostało przeniesionych na platformę i jest dziś zarządzanych automatycznie.

To ma bardzo konkretne konsekwencje dla organizacji – nie ma potrzeby angażowania dodatkowych zasobów, pracownicy HR nie muszą zostawać po godzinach, żeby dopiąć proces, ani poświęcać czasu na ręczne sprawdzanie danych w Excelu przy tak dużej skali.

Dzięki temu firma realnie oszczędza – zarówno czas, jak i energię zespołu.”
Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

Korzyści odczuwane w Electrolux Polska po wdrożeniu narzędzia Feedback od HRcode?

Dla HR:

automatyzacja procesu,
mniej ręcznej pracy,
raporty w czasie rzeczywistym.

Dla organizacji:

jeden spójny standard,
uporządkowany proces,
lepsze dane.

Dla pracowników:

jasne kryteria,
większa transparentność,
poczucie sprawiedliwości.

Dla biznesu:

decyzje oparte na danych,
realna oszczędność zasobów,.
łatwiejsza identyfikacja talentów.

Kiedy rozwój firmy wymusza zmianę

Są takie momenty w organizacji, kiedy wszystko zaczyna się rozjeżdżać nie dlatego, że ktoś robi coś źle… tylko dlatego, że skala przestaje wybaczać improwizację.

Przy kilku zespołach można jeszcze „ogarniać” feedback rozmową, notatką, Excelem. Przy kilku tysiącach osób – już nie.

I właśnie to w tej historii widać najmocniej.

W Electroluxie feedback nie był czymś nowym. Był obecny, ważny, potrzebny. Ale dopiero wtedy, gdy dostał strukturę, wspólny język i jedno miejsce, zaczął naprawdę pracować dla organizacji.

Bo feedback – żeby miał sens – nie może być przypadkowy.

Musi być:

spójny,
mierzalny,
i powiązany z realnymi decyzjami.

Dopiero wtedy przestaje być „rozmową, którą warto odbyć”, a zaczyna być narzędziem, które coś zmienia.

W tym przypadku:

proces działa według jednego standardu – niezależnie od miejsca i lidera,
decyzje są podejmowane w oparciu o uporządkowane dane,
feedback realnie wpływa na sposób zarządzania ludźmi i organizacją.

Tu zaczyna się Twoja historia i Twoja decyzja

Nie chodzi o to, żeby mieć „system”. Chodzi o to, żeby mieć proces, który działa i który ludzie rozumieją.

Z doświadczenia Electroluxa płynie kilka prostych, ale ważnych wniosków:

Jeśli skala rośnie – systemowe podejście przestaje być opcją, a zaczyna być koniecznością.
Jeśli proces już istnieje – nie trzeba go wyrzucać. Warto go uporządkować i przenieść do narzędzia, które go wesprze.
Jeśli pojawia się opór – to zwykle nie wobec technologii, tylko wobec braku zrozumienia. Dlatego komunikacja jest równie ważna jak samo wdrożenie.

Bo na końcu i tak wszystko sprowadza się do jednego: czy feedback jest czymś, co „gdzieś się dzieje”, czy czymś, co realnie wpływa na ludzi i decyzje.

W Electroluxie ta zmiana już się wydarzyła.

„Z pełnym przekonaniem mogę powiedzieć – zarówno jako przedstawicielka Electrolux, jak i osoba, która na co dzień koordynuje proces oceny pracowników – że polecam platformę i współpracę z HRcode.
Szczególnie firmom produkcyjnym i takim o rozproszonej, wielooddziałowej strukturze. Szczególnie tym, które chcą systemowo rozwijać kulturę feedbacku, a jednocześnie potrzebują rozwiązań dopasowanych do swoich realnych potrzeb.”

Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

A jak jest w Twojej firmie?

Być może feedback też „gdzieś jest” – działa lokalnie, zależy od lidera, funkcjonuje w Excelach albo w rozmowach, które trudno potem odtworzyć.

A może jesteście dokładnie w tym miejscu, w którym kilka lat temu był Electrolux – proces już istnieje, ale zaczyna brakować spójności, czasu i kontroli nad całością.

Jaką radę miałaby dla Ciebie w takiej sytuacji Karolina Wójtowicz, która od ponad 20 lat pracuje w HR i od 13 lat rozwija ten obszar w Electrolux?

„Zachęcam, żeby takie rozwiązanie po prostu rozważyć, sprawdzić i przetestować. Jeśli jest taka możliwość, warto zacząć od pilotażu – nie trzeba od razu wdrażać systemu w całej organizacji.
W przypadku firm wielooddziałowych dobrym podejściem jest rozpoczęcie od jednego zakładu czy lokalizacji. To pozwala zobaczyć, jak rozwiązanie działa w praktyce, jakie przynosi efekty przy mniejszej skali i lepiej przygotować się do ewentualnego rozszerzenia.
Dzięki temu decyzja o wdrożeniu w całej organizacji jest bardziej świadoma i oparta na realnym doświadczeniu, a nie tylko na założeniach.”

Karolina Wójtowicz, People Relations & Employee Experience Lead w Electrolux

Jeśli chcesz zobaczyć, jak taki proces może wyglądać w Twojej organizacji – zacznijmy od krótkiej rozmowy.
Kliknij i powiedz nam, jak możemy wesprzeć Twoją firmę.

Martyna Kosienkowska

Zawodowo uważnie słucha, żeby dać markom ich prawdziwy głos i siłę przebicia. Brand storytellerka, strateg komunikacji, copywriterka i redaktorka. Od 15 lat pracuje z tekstem, od 10 – tworzy treści, które angażują i sprzedają.

Jako content manager odpowiadała za strategie i kampanie marketingowe, które codzienne przekonywały tysiące odbiorców. Jako liderka działu marketingu łączyła ludzi wokół wspólnych biznesowych celów.

Dziś pomaga firmom odnaleźć swój język, uporządkować komunikację i opowiadać o sobie tak, by klienci słuchali, ufali i wracali po więcej.

Dlaczego warto wybrać HRcode?

Zaufany partner dużych firm

HRcode to marka, której zaufały największe firmy w Polsce. Budujemy długotrwałe relacje z naszymi partnerami, co pozwala nam cieszyć się wzajemnym zaufaniem podczas realizacji wspólnych projektów.