Pre-boarding – czym jest i jak go wdrożyć?

Preboarding – czyli wszystkie działania realizowane między przyjęciem oferty a pierwszym dniem pracy – to jeden z najważniejszych etapów budowania doświadczenia pracownika. Badania Gartnera z 2023 wskazują, że nawet 50% kandydatów rezygnuje z zatrudnienia jeszcze przed rozpoczęciem onboardingu. Czy powodem jest brak kontaktu ze strony organizacji przed pierwszym dniem pracy? Czas między akceptacją ofertą a rozpoczęciem pracy to moment silnej niepewności, wysokiej motywacji i jednocześnie podatności na zmianę decyzji. W odpowiedzi na te wyzwania coraz więcej organizacji włącza działania preboardingowe w plan wdrożenia. Pokazujemy, jak je zaprojektować, aby stał się wsparciem HR i menedżerów.

Preboarding (pre-boarding) to zestaw działań zaplanowanych od momentu zaakceptowania oferty aż do pierwszego dnia pracy. Onboarding, czyli wdrożenie, rozpoczyna się zwykle w pierwszym tygodniu pracy i skupia na adaptacji, rozwijaniu kompetencji oraz przygotowaniu do samodzielnego pełnienia obowiązków. 

Preboarding pracownika ma:

• redukować niepewność,
• budować relację,
• podtrzymywać motywację. 

To etap, w którym pracownik tworzy pierwsze wyobrażenia o organizacji i ocenia zgodność między obietnicą a doświadczeniem. To szczególnie wrażliwy czas, ponieważ większość decyzji o rezygnacji zapada właśnie wtedy. Nowozatrudnione osoby wycofują się raczej z powodu chaotycznej komunikacji i niewystarczającej uważności na ich potrzeby niż ze względów finansowych.  

Najistotniejsze różnice między preboardingiem a onboardingiem

Organizacje funkcjonują dziś w środowisku rosnącej konkurencji o talenty, coraz krótszych cykli decyzyjnych kandydatów oraz „ghostingu rekrutacyjnego” (sytuacja, gdy kandydat nagle znika). Nawet po podpisaniu umowy. 

Dobrze zaprojektowany, efektywny preboarding minimalizuje to ryzyko. Jednocześnie pozwala utrzymać wysoki poziom motywacji i zbudować poczucie bezpieczeństwa u nowo zatrudnionej osoby. Dlaczego tak się dzieje?

Preboarding decyduje, czy deklaracje z procesu rekrutacyjnego znajdują potwierdzenie w działaniach. Jeśli nowa osoba doświadcza chaosu informacyjnego lub braku informacji w ogóle, poziom zaufania spada. Korzyścią preboardingu jest minimalizacja tego ryzyka.

Ponadto tak wczesne rozpoczęcie wdrożenia daje możliwość przekazania części wiedzy i materiałów jeszcze przed pierwszym dniem pracy, dzięki czemu po rozpoczęciu pracy można płynnie przejść do innych, operacyjnych zadań.

Wiadomo już, co można zyskać, pora odpowiedzieć na pytanie „jak to zrobić?”. Zrobimy to w 3 krokach.

Pierwsza zasada skutecznego preboardingu brzmi: komunikacja nie może zależeć od przypadku. Co powinno znaleźć się w planie?

• Sekwencja momentów kontaktu od momentu podpisania oferty do dnia przed startem.
• Spójne komunikaty od HR, menedżera i zespołu (informacje powinny uzupełniać się nawzajem, ważne informacje warto powtórzyć).
• Kanały komunikacji – ustalcie, czy będziecie korzystać z wiadomości e-mail, LMS, aplikacji mobilnej, portalu preboardingowego lub krótkiego nagrania wideo.
• Checklisty dla HR i menedżera.

Pakiet preboardingowy to pierwszy namacalny element doświadczenia organizacji. Jego zawartość może się różnić w zależności od branży czy stanowiska, ale jest kilka rzeczy, które są uniwersalne.

1. Welcome message, czyli personalizowane powitanie od przyszłego menedżera lub członka zarządu.
2. Przewodnik kulturowy zawierający wartości organizacji, opis zespołu, mini-case studies ilustrujące sposób pracy.
3. Materiały operacyjne i formalne. Wśród nich mogą być informacje dotyczące sprzętu, zasad bezpieczeństwa, dostępu do systemów. W organizacjach rozproszonych warto dorzucić tu również informacje dotyczące przekazania sprzętu, pierwszego logowania itp.
4. Microlearning lub mini-kurs „Start Here”. Już krótkie moduły edukacyjne (3-5 minut), wprowadzające w podstawowe procesy, przyczyniają się do wzrostu produktywności i poczucia pewności siebie od pierwszego dnia.

Checklisty, mogą zawierać np. zadania dla pracownika (co przygotować przed dniem 1), dla menedżera i HR.

Tak, wiemy – komunikacja, welcomepack, checklisty, przygotowanie materiałów, to wszystko dużo pracy. Na szczęście preboarding to jedna z tych kwestii, którą można zautomatyzować.

Jeśli chcesz wybrać narzędzie, które faktycznie odciąży zespół HR, zwróć uwagę na to, czy umożliwia:

• personalizację treści (prawdopodobnie będą potrzebne różne wersje preboardingu ze względu na różnorodność zespołów, poziomów seniority, lokalizacji),
• budowania sekwencji komunikatów wysyłanych automatycznie w określonych odstępach czasu,
• integrację z ATS / HRIS, aby proces preboardingu zaczynał się automatycznie po zmianie statusu kandydata,
• dostęp mobilny (szczególnie ważny dla pracowników operacyjnych i terenowych),
• analitykę i raportowanie pozwalające mierzyć, które działania preboardingowe angażują najbardziej.

Wdrażanie skutecznego preboardingu nie musi oznaczać budowania procesu od podstaw ani angażowania IT. Dzięki platformie HRcode możesz skoncentrować się na doświadczeniu nowego pracownika, podczas gdy system automatyzuje i wspiera porządkowanie procesu.

Z HRcode sprawnie ułożysz i skonfigurujesz pakiet wiadomości, materiałów, checklist w ramach jednego środowiska. Masz dostęp do tego wszystkiego 24/7, na każdym urządzeniu z dostępem do internetu. Nowozatrudniona osoba również. 

Możliwość wykorzystania modułu „Onboarding” (lub dedykowanego zestawu działań) pozwala zaplanować harmonogram komunikacji i przypisać go konkretnym grupom pracowników. Dzięki temu system może wysyłać sekwencje wiadomości, udostępniać materiały i monitorować wykonanie zadań.

Ponadto platforma HRcode umożliwia wdrożenie mini-kursów oraz udostępnienie bazy wiedzy. Łatwo wykorzystasz również narzędzia microlearningowe (np. tworząc krótkie moduły „Witaj w firmie”) przed pierwszym dniem pracy.

Poza tym, że platforma może być zintegrowana z systemem ATS/HRIS, w systemie zautomatyzujesz zarządzanie listą zadań (np. dokumenty do podpisu, sprzęt, dostęp), przypiszesz odpowiedzialności (HR, menedżer, IT) oraz wygenerujesz raporty, które pokazują stopień zaawansowania etapów preboardingu.

Dlaczego warto wybrać HRcode w procesie preboardingu?

• Efektywność wdrożenia – gotowa platforma, którą dostosowujemy do Twoich potrzeb, zamiast budować rozwiązanie od zera.
• Spójność doświadczenia – wszystkie działania preboardingowe w jednym narzędziu.
• Skalowalność i analityka – możliwość pomiaru wykonania zadań, dostępność raportów oraz porównywania wyników dla różnych grup pracowników.

Szybkość działania – możliwe jest dostarczenie pierwszych materiałów od razu po podpisaniu oferty, co działa motywująco i zmniejsza ryzyko rezygnacji.

Pre-boarding – najlepsze praktyki i błędy, których należy unikać

Przede wszystkim: nie zaadresujesz wszystkich ról jednym procesem. Oczekiwania, emocje i potrzeby pracownika różnią się nie tylko w zależności od poziomu dojrzałości zawodowej, wcześniejszych doświadczeń czy modelu pracy. Personalizacja (lub przynajmniej segmentacja) komunikacji będzie miała niebagatelne znaczenie.

W pierwszych dniach po przyjęciu oferty pracownik szuka odpowiedzi na pytanie: „Czy to miejsce jest dla mnie?”. Personalizacja sprawia, że odpowiedź brzmi „tak”, bo komunikacja uwzględnia kontekst i rolę.

Jedną z dobrych praktyk jest zastosowanie jasnego harmonogramu komunikacji. Poinformuj pracownika, co będzie się kiedy działo (i przestrzegaj tej deklaracji). Harmonogram uspokaja, nadaje strukturę i pokazuje, że firma wie, co robi.

Wśród najlepszych decyzji, jakie możesz podjąć, jest włączenie do preboardingu bezpośredniego przełożonego nowej osoby. To menedżer odpowiada za emocje, kierunek i poczucie sensu. Czekamy na Ciebie znaczy więcej, jeśli nowa osoba usłyszy to od niego i zespołu. 

A jakie błędy czyhają w trakcie procesu?

Na pierwszy plan wysuwa się przeciążenie informacyjne. Długie PDF-y, wielostronicowe regulaminy i dokumenty wysyłane w jednej paczce wywołują niechęć, frustracje i zmęczenie, zamiast wspierać pracownika. Mózg w stresie nie przyswaja nadmiaru danych. O wiele lepszym rozwiązaniem jest microlearning.

Kolejną kwestią jest brak automatyzacji. Manualna wysyłka wiadomości i ręczne przypisywanie zadań prowadzą do pomyłek, a jak pamiętasz, na tym etapie nowa osoba jest szczególnie uwrażliwiona. Tę pułapkę łatwo ominąć małym kosztem, dlatego warto z tego skorzystać.

Pamiętaj, by nie skupiać się tylko na formalnościach, ale włączyć także działania budujące relacje. Rozmowa z menedżerem, przedstawienie buddy’ego, krótkie wideo od zespołu nie wymagają wiele, a potrafią zdziałać cuda.`

Skuteczny preboarding to inwestycja o bardzo wysokim ROI. Organizacja ma szansę zyskać:

• większą retencję w pierwszym roku pracy,
• niższy poziom no-show,
• wyższe zaangażowanie i szybciej osiąganą produktywność,
• lepszą współpracę między HR a menedżerami,
• spójne doświadczenie pracownika w całym cyklu jego życia w organizacji.

Chcesz zaplanować go z HRcode? Napisz do nas, sprawdźmy, co możemy razem zrobić.

Bibliografia:

1. Gartner HR Survey Finds Within 12-Month Period, Half of Candidates Have Accepted a Job Offer – and Then Backed Out Before Starting, Gartner 2023 https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2023-08-23—gartner-hr-survey-finds-within-the-last-12-months–
2. Organizational Socialization: The Effective Onboarding, Bauer, T. N., & Erdogan, B. 2011, https://www.researchgate.net/publication/285000696_Organizational_socialization_The_effective_onboarding_of_new_employees