Budżet szkoleniowy, czyli jak planować i rozliczać koszty rozwoju pracowników?

Czy wszystkie potrzeby szkoleniowe za każdym razem udaje się zaadresować i sfinansować? Bywa to niełatwe, ponieważ budżet szkoleniowy w wielu firmach powstaje raz w roku – HR zbiera potrzeby działów, powstaje arkusz w Excelu i ustalanie budżetu na szkolenia, a potem rzeczywistość szybko weryfikuje założenia. Pojawiają się nowe projekty, zmiany kompetencyjne i pilne szkolenia, których nie było w planie.

Dział L&D stara się stanąć na wysokości zadania i wie, że by osiągnąć biznesowe cele, zespół musi być przeszkolony. Tyle że na końcu trudno ocenić ROI. Dlatego dziś podpowiemy, jak planować budżet szkoleniowy, kontrolować koszty szkoleń pracowników i uporządkować cały proces w skali organizacji.

Czym jest budżet szkoleniowy i co zawiera?

Budżet szkoleniowy obejmuje wszystkie koszty związane z rozwojem kompetencji pracowników, wewnętrzne i zewnętrzne. Zarządzanie budżetem szkoleniowym zaczyna się od uporządkowania wszystkich kategorii wydatków rozwojowych, a w większości organizacji można je podzielić na kilka głównych obszarów:

• szkolenia e-learningowe – np. licencje, dostępy do platformy LMS, produkcja materiałów szkoleniowych
• szkolenia stacjonarne i warsztaty – np. wynagrodzenie trenera lub firmy szkoleniowej, dojazd i zakwaterowanie uczestników,
• certyfikacje i egzaminy – tu budżet na szkolenia powinien uwzględniać opłaty egzaminacyjne, koszty kursów przygotowujących do certyfikacji, czy odnowienie certyfikatów w kolejnych latach,
• konferencje branżowe i wydarzenia edukacyjne – np. koszt samych biletów i logistyki,
• programy rozwojowe i akademie firmowe – np. koszt przygotowania programu rozwojowego, wynagrodzenie trenerów lub mentorów,
• tworzenie i utrzymanie wewnętrznej bazy wiedzy – np.koszty przygotowania materiałów szkoleniowych, utrzymanie platformy do udostępniania materiałów.

Jak widać, taki przykład budżetu szkoleniowego może objąć cały zestaw inwestycji w rozwój kompetencji. Omówiliśmy kategorie, sprawdźmy, co dalej.

Jak stworzyć budżet szkoleniowy krok po kroku?

Tworzenie budżetu szkoleniowego najlepiej potraktować jako proces, który wychodzi od analizy potrzeb kompetencyjnych, a kończy na bieżącym monitorowaniu wykorzystania środków. Poniżej przedstawiamy pięć kroków, które pomogą Ci poprowadzić go właśnie w ten sposób.

1. Analiza potrzeb szkoleniowych (TNA)

Pierwszym etapem jest diagnoza potrzeb rozwojowych w organizacji. Źródła danych do analizy potrzeb szkoleniowych mogą obejmować m.in.:

• wyniki ocen okresowych pracowników,
• feedback 360°,
• wyniki zespołów i wskaźniki biznesowe,
• rozmowy rozwojowe z menedżerami,
• matrycę 9box Grid,
• nowe projekty strategiczne lub zmiany technologiczne.

Dzięki takiej analizie odróżnisz pojedyncze potrzeby szkoleniowe od systemowych luk kompetencyjnych, które wymagają większych inwestycji w rozwój pracowników.

2. Ustalenie priorytetów rozwojowych

Kolejnym krokiem jest określenie, które działania rozwojowe mają największe znaczenie dla organizacji. W wielu firmach priorytety szkoleniowe dzieli się na:

• kompetencje krytyczne dla realizacji strategii firmy,
• rozwój menedżerów i liderów zespołów,
• szkolenia obowiązkowe (np. compliance lub regulacyjne),
• rozwój specjalistycznych kompetencji w zespołach.

To pomoże ustalić, które szkolenia powinny zostać sfinansowane w pierwszej kolejności.

3. Szacowanie kosztów

W tym etapie ważne jest uwzględnienie ceny samego szkolenia i wszystkich kosztów towarzyszących. Najczęściej obejmują:

• koszt szkolenia,
• koszty materiałów szkoleniowych,
• opłaty egzaminacyjne lub certyfikacyjne,
• koszty logistyczne, np. podróży lub noclegów.

4. Alokacja środków

Pora na krok, który czasem budzi duże emocje: czas ustalić budżet i podzielić go pomiędzy poszczególne obszary organizacji. Firmy stosują kilka modeli zarządzania budżetem szkoleniowym:

• budżet centralny zarządzany przez dział HR,
• budżety przypisane do poszczególnych działów,
• budżet szkoleniowy przypadający na pracownika.

5. Zatwierdzenie i monitorowanie budżetu

Ostatnim etapem jest zatwierdzenie budżetu szkoleniowego przez zarząd lub osoby odpowiedzialne za finanse. Warto założyć pewien elastyczny margines, ponieważ w ciągu roku pojawiają się nowe potrzeby kompetencyjne. Bieżące monitorowanie wykorzystania budżetu szkoleniowego umożliwi wprowadzanie zmian.

Dlaczego warto przenieść budżet szkoleniowy z Excela do platformy LMS?

Na początku roku zarządzanie szkoleniami w Excelu wydaje się świetnym pomysłem, wystarczy zaplanować budżet, wpisać i gotowe. A jeśli pracujesz w dziale L&D z pewnością wiesz, że kształt pliku w styczniu może być drastycznie różny od tego, jak wygląda w grudniu tego samego roku.

W arkuszu kalkulacyjnym każda zmiana wymaga ręcznego aktualizowania danych, a informacje o szkoleniach są rozproszone w mailach, notatkach lub innych plikach. Zarządzanie firmowymi szkoleniami wymaga żelaznej dyscypliny.

Z tego powodu coraz więcej firm przenosi zarządzanie budżetem szkoleń do systemów LMS (Learning Management System). Platforma szkoleniowa pozwala zebrać wszystkie dane o szkoleniach w jednym miejscu i automatycznie aktualizować informacje o wydatkach.

Zarządzanie szkoleniami Excel vs. LMS

Największą różnicą pomiędzy tymi rozwiązaniami jest poziom automatyzacji. W arkuszu kalkulacyjnym większość pracy wykonuje pracownik HR. W systemie LMS wiele procesów odbywa się automatycznie, od rejestrowania szkoleń, przez przypisywanie kosztów, aż po raportowanie wykorzystania budżetu. Pracownik szuka danych potrzebnych mu do pracy i działa strategicznie, nie operacyjnie.

Jak platforma LMS i baza wiedzy obniżają koszty szkoleń pracowników?

Wiele firm znajduje oszczędności w zaprojektowaniu systemu szkoleń tak, aby ta sama wiedza mogła być wykorzystywana wielokrotnie i przez większą liczbę osób. Co w platformach LMS sprawia, że dzięki nim szkolenie pracowników jest optymalniejsze kosztowo od tradycyjnych modeli?

Wewnętrzna baza wiedzy

Wewnętrzna baza wiedzy to jeden z najprostszych sposobów na optymalizację kosztów szkoleniowych. Materiały szkoleniowe przygotowane raz mogą być wykorzystywane przez wiele zespołów i nowych pracowników.

Do takiej bazy mogą trafiać m.in.:

• nagrania webinarów i szkoleń wewnętrznych,
• prezentacje i instrukcje procesów,
• kursy e-learningowe przygotowane przez ekspertów z firmy,
• materiały z konferencji i warsztatów.

W raporcie LinkedIn Workplace Learning Report 2024 wskazano, że firmy coraz częściej rozwijają modele uczenia się oparte na wewnętrznych zasobach wiedzy oraz dzieleniu się doświadczeniem między pracownikami. Według publikacji aż 89% specjalistów L&D uważa, że aktywne budowanie kultury uczenia – a jej częścią są wewnętrzne, firmowe zasoby – się ma ogromne znaczenie dla przyszłości organizacji.

Centralizacja dostawców szkoleniowych

Platforma LMS pozwala uporządkować współpracę z firmami szkoleniowymi. Centralizacja dostawców w jednym systemie umożliwia:

• analizę kosztów szkoleń u poszczególnych dostawców,
• łatwiejsze negocjowanie stawek przy większej liczbie szkoleń,
• porównywanie ocen szkoleń przez uczestników.

Precyzyjna kontrola kosztów szkoleniowych

System LMS pozwoli na bieżąco monitorować wykorzystanie budżetu szkoleniowego. Każde szkolenie może być przypisane do konkretnego działu, projektu lub pracownika. HR zyska pełny obraz tego, gdzie trafiają środki przeznaczone na rozwój.

A inwestycje w rozwój będą tylko rosły – w Future of Jobs Report 2023 przygotowanym przez World Economic Forum wskazano, że ponad połowa pracowników będzie potrzebowała przekwalifikowania lub podniesienia kompetencji w najbliższych latach. Tym bardziej istotne staje się uporządkowanie zarządzania budżetem szkoleniowym i wykorzystywanie narzędzi, które pozwalają kontrolować koszty oraz efekty działań rozwojowych.

Proces wnioskowania i akceptacji – jak uniknąć „wąskiego gardła”?

Wiele firm usprawnia proces, wprowadzając uporządkowany proces wnioskowania i akceptacji szkoleń. To pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownik wysyła maila z prośbą o udział w szkoleniu, menedżer (nie)odpowiada po kilku dniach, a dział HR ręcznie przepisuje informacje do arkusza budżetowego. 

Dlaczego warto?

• Dla pracownika to oznacza prosty formularz zgłoszeniowy. Zamiast wysyłać maile, zatrudniony wypełnia krótki formularz w systemie. Dzięki temu wszystkie wnioski trafiają do jednego systemu i nie giną w skrzynkach mailowych, a osoba z L&D otrzymuje uporządkowane dane o planowanych wydatkach szkoleniowych.
• Dla menedżera to szybka decyzja oparta na danych. Jeśli proces odbywa się w systemie, menedżer może zobaczyć od razu, jaki budżet szkoleniowy jest jeszcze dostępny dla jego zespołu. Może wykonywać również operacje grupowe, np. akceptować kilka wniosków w jednym czasie.
• Dla HR to automatyczny workflow. Zamiast ręcznie zbierać informacje o szkoleniach z różnych źródeł, w jednym miejscu są wnioski, koszty szkolenia, aktualizacja raportu budżetowego i archiwum informacji o szkoleniach pracowników.

Jak mierzyć efektywność wydatków (ROI)?

Jednym z najczęściej stosowanych modeli oceny szkoleń jest model Donalda Kirkpatricka, który zakłada analizę efektów na kilku poziomach.

Poziom 1 – reakcja uczestników

Najczęściej wykorzystuje się tutaj krótkie ankiety po zakończeniu kursu lub warsztatu. Na tym etapie możesz zebrać informacje dotyczące:

• jakości szkolenia,
• przydatności przekazywanej wiedzy,
• sposobu prowadzenia zajęć,
• materiałów szkoleniowych.

Lecz choć taka ocena jest ważna, nie mówi jeszcze nic o realnym wpływie szkolenia na pracę uczestników.

Poziom 2 – zdobyta wiedza i kompetencje

Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy uczestnicy rzeczywiście zdobyli nowe umiejętności. W tym celu firmy stosują m.in.:

• testy wiedzy po szkoleniu,
• zadania praktyczne,
• krótkie egzaminy kompetencyjne.

Tego typu rozwiązania są szczególnie popularne w szkoleniach e-learningowych, gdzie system LMS może automatycznie sprawdzać wyniki uczestników. A to nadal nie wszystko.

Poziom 3 – zmiana zachowań w pracy

Najważniejszym kwestia dla firmy to fakt, czy wiedza zdobyta na szkoleniu przekłada się na codzienną pracę. Na tym poziomie oceny wykorzystuje się m.in.:

• obserwację pracy przez menedżerów,
• rozmowy rozwojowe z pracownikami,
• ocenę postępów po kilku miesiącach od szkolenia.

Poziom 4 – wpływ na wyniki biznesowe

Ostatni poziom dotyczy powiązania działań szkoleniowych z wynikami firmy. W zależności od obszaru działalności mogą to być np.:

• wzrost sprzedaży,
• poprawa jakości obsługi klientów,
• skrócenie czasu realizacji projektów,
• zmniejszenie liczby błędów operacyjnych.

Dzięki takim danym dział HR może pokazać, że budżet szkoleniowy przekłada się na zysk i przygotowanie pracowników na przyszłe wyzwania rynku pracy.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu budżetem szkoleniowym

Często problem nie polega na braku środków na rozwój pracowników, ale na braku spójnego systemu zarządzania szkoleniami. Co najczęściej stoi między organizacją a efektywnym zarządzaniem budżetem szkoleniowym?

Brak rezerwy w budżecie

Jednym z najczęstszych błędów jest planowanie bez uwzględnienia nieprzewidzianych potrzeb. To więcej niż pewne, że w ciągu roku pojawią się nowe projekty, zmiany technologiczne lub wymagania regulacyjne, które mogą wymagać dodatkowych szkoleń.

Brak bieżącego monitoringu

W wielu firmach kontrola wydatków szkoleniowych odbywa się dopiero na etapie podsumowania rocznego. W takiej sytuacji trudno szybko reagować na zmiany i podejmować decyzje o przesunięciach w budżecie.

Ignorowanie tańszych alternatyw szkoleniowych

Kolejnym błędem jest skupienie się wyłącznie na szkoleniach zewnętrznych. A przecież często podobny efekt rozwojowy można osiągnąć poprzez e-learning, mentoring wewnętrzny i programy wymiany wiedzy między zespołami. 

Takie rozwiązania mają dwie zasadnicze zalety: rozwój pracowników przy niższych kosztach i jednocześnie wzmacniają kulturę uczenia się w organizacji.

Skomplikowany proces akceptacji szkoleń

Jeśli zgłoszenie szkolenia wymaga wielu maili, formularzy i długiego czasu oczekiwania na decyzję, część pracowników po prostu rezygnuje z udziału w szkoleniach. A jeśli przejdzie przez proces, ale wniosek gdzieś utknie, nie wzrosną kompetencje, a frustracja.

Brak powiązania budżetu z kompetencjami strategicznymi

Największym błędem w zarządzaniu budżetem szkoleniowym jest brak powiązania działań rozwojowych z kierunkiem rozwoju firmy.  World Economic Forum wskazuje, że aż 44% kompetencji pracowników będzie wymagało aktualizacji do 2027 roku. Budżety nie są nieskończone, dlatego to niezwykle ważne, by planować ich wydatkowanie, patrząc szerzej – na potrzeby firmy oraz branżowe trendy.

Zarządzanie budżetem szkoleniowym? Zatrudnij HRcode

Jeśli chcesz odciążyć operacyjnie dział L&D, skupić się na strategicznym planowaniu, zmniejszyć prawdopodobieństwo, że pracownicy nie pojawią się na szkoleniach i ułatwić rozliczanie szkoleń – poznaj HRcode. Nasz LMS pozwoli: 

• uporządkować dane o szkoleniach, 
• usprawnić proces wnioskowania i akceptacji,
• monitorować wykorzystanie budżetu w czasie rzeczywistym. 

Chcesz działać sprawniej? Porozmawiajmy o HRcode.

Bibliografia:

https://learning.linkedin.com/content/dam/me/learning/en-us/pdfs/workplace-learning-report/LinkedIn-Learning_Workplace-Learning-Report-2023-EN.pdf;
https://www.weforum.org/publications/the-future-of-jobs-report-2023/;
https://www.kirkpatrickpartners.com/the-kirkpatrick-model/.