Jak mierzyć zwrot z inwestycji w szkolenia (ROI)?

Zwrot z inwestycji w szkolenia pracowników (ROI) mierzy się poprzez porównanie korzyści biznesowych wynikających z podniesienia kompetencji zatrudnionych do całkowitych kosztów realizacji programu szkoleniowego.

Dlaczego to tak ważne? Bo firmy na ogół wiedzą, ile wydają na rozwój zespołu, ale znacznie rzadziej potrafią precyzyjnie określić, co dzięki temu zyskują. A przecież decyzje rozwojowe powinny być podejmowane na podstawie na twardych danych. Dlatego opowiemy o sposobach mierzenia i obliczania ROI oraz o tym, jak wykorzystać dane z platformy HRcode, by realnie mierzyć wpływ działań L&D na biznes.

Poziom zadowolenia uczestników mówi niewiele o faktycznej efektywności biznesowej szkolenia. Choć wielu menedżerów i specjalistów HR wciąż zaczyna ewaluację szkolenia od pytania: „Czy uczestnikom się podobało?”, w kwestii ROI nie jest to najistotniejsza informacja.

Ankieta satysfakcji bada jedynie reakcję, tj. emocjonalną ocenę doświadczenia szkoleniowego. Tymczasem szkolenie może być świetnie ocenione, a mimo to nie przynieść żadnej zmiany w zachowaniu pracowników czy poprawy wyników. I odwrotnie – trudne, wymagające warsztaty, które w ankietach wypadną przeciętnie, mogą w praktyce przynieść realną poprawę produktywności czy jakości pracy.

Dane ADT pokazują, że ponad 70% firm mierzy efektywność programów rozwojowych wyłącznie na poziomie satysfakcji uczestników, podczas gdy według McKinsey tylko 13% organizacji śledzi wpływ szkoleń na wyniki biznesowe. W większości przypadków L&D nie potrafi dziś rzetelnie udowodnić, że szkolenia są inwestycją w rozwój pracowników, a nie kosztem.

Pomiar ROI (return of investment) w szkoleniach dostarcza silnych argumentów do dialogu z biznesem. Umożliwia przejście z poziomu emocji i opinii na poziom danych, wskazując na konkretne rezultaty (finansowe lub operacyjne) szkolenie wygenerowało. 

Jeśli chcemy mówić o realnym zwrocie z inwestycji w szkolenia (ROI), potrzebujemy wspólnego języka do mierzenia efektów. W ostatnich dekadach powstało wiele metod ewaluacji działań rozwojowych, ale w praktyce biznesowej dominują dwa podejścia: model Kirkpatricka oraz jego rozwinięcie, tj. model Phillipsa.

Oba pomagają spojrzeć na proces szkoleniowy nie tylko przez pryzmat pytania „co to zmieniło w zachowaniach i wynikach biznesowych?”.

Model stworzony przez Donalda Kirkpatricka w latach 50. XX wieku to klasyka w świecie L&D. Mimo upływu lat to podstawa współczesnych systemów oceny efektywności szkoleń.
Kirkpatrick zaproponował cztery poziomy analizy:

1. Reakcja – jak uczestnicy oceniają szkolenie. Czy było angażujące, dobrze przygotowane, użyteczne? To etap, na którym mierzymy satysfakcję i pierwsze wrażenia.
2. Uczenie się – czy uczestnicy rzeczywiście zdobyli nową wiedzę, umiejętności lub postawy. Tutaj pojawiają się testy, zadania praktyczne, symulacje czy ocena wiedzy przed i po szkoleniu.
3. Zachowanie – czy uczestnicy stosują nowe umiejętności w codziennej pracy. Ten poziom wymaga obserwacji w środowisku zawodowym lub danych z systemów HR (np. wskaźników błędów, efektywności, jakości).
4. Wyniki – czyli efekt biznesowy szkolenia. Na tym poziomie badamy, czy wdrożenie nowych kompetencji wpłynęło na konkretne wskaźniki organizacji: sprzedaż, retencję klientów, poziom bezpieczeństwa, satysfakcję pracowników, itp.

Model Kirkpatricka jest intuicyjny i szeroko stosowany, ale kończy się na etapie wyników. Oznacza to, że wiemy, co się zmieniło, lecz nie potrafimy jeszcze powiedzieć ile to było warte. Dlatego powstał model, który dodaje brakujący element – wartość finansową.

Jack J. Phillips, konsultant i badacz efektywności L&D, zaproponował rozwinięcie modelu Kirkpatricka o piąty poziom, czyli ROI (return on investment). To właśnie ten etap umożliwia pełną kwantyfikację efektywności szkoleń, czyli przeliczenie uzyskanych rezultatów na finansowe zyski i porównanie ich z kosztami.

Piąty poziom w modelu Phillipsa odpowiada na pytanie: „czy korzyści finansowe wynikające z programu rozwojowego przewyższają jego koszty?”. Zastosowanie go jest proste w teorii, ale wymagające w praktyce.

Najpierw trzeba zidentyfikować wskaźniki biznesowe, które szkolenie miało poprawić (np. wzrost sprzedaży, redukcję błędów, obniżenie rotacji), następnie zebrać dane przed i po szkoleniu, a na koniec przeliczyć różnicę na wartość pieniężną.

Formuła ROI wygląda następująco:

ROI (%) = [(Całkowite korzyści – Całkowity koszt szkolenia) / Całkowity koszt szkolenia] × 100%

Model Phillipsa jest dziś uznawany za najbardziej kompletną metodologię pomiaru zwrotu z inwestycji, bo łączy dane jakościowe (np. zmianę zachowań) z danymi ilościowymi i finansowymi. Jego wdrożenie nie wymaga natychmiastowej transformacji procesu L&D. Można zacząć od pilotażu: wybrać jedno istotne szkolenie (np. obsługę klienta), zebrać dane, obliczyć ROI i dopiero potem skalować ten model na całą organizację.

Teoria teorią, ale jak faktycznie obliczyć ROI z inwestycji w szkolenia w swojej organizacji? Najważniejsza kwestia to rzetelne zebranie danych o kosztach i korzyściach oraz zastosowanie prostego wzoru.

Wynik podajemy w procentach.

Przykład: jeśli całkowite korzyści z programu rozwojowego wyniosły 120 000 zł, a koszt szkolenia – 80 000 zł, to ROI = [(120 000 – 80 000) / 80 000] × 100% = 50%

Oznacza to, że każde 100 zł wydane na szkolenie przyniosło 150 zł wartości zwrotu.

Zanim zaczniesz obliczać zwrot z inwestycji w szkolenia (ROI), musisz mieć pewność, że znasz pełny koszt programu rozwojowego. To tylko pozornie proste zadanie, ponieważ łatwo zatrzymać się na kwocie widocznej na fakturze. Tymczasem prawdziwy koszt szkolenia obejmuje znacznie więcej niż opłatę dla dostawcy.

Najłatwiej podzielić wydatki na trzy grupy:

1. Koszty bezpośrednie

To wszystko, co jest bezpośrednio związane z realizacją szkolenia:

• honoraria trenerów, mentorów, konsultantów,
• koszty sali, sprzętu, licencji platformy e-learningowej,
• materiały dydaktyczne, certyfikaty, testy i narzędzia diagnostyczne.

2. Koszty pośrednie

Często pomijane, choć potrafią istotnie wpłynąć na ostateczny wynik ROI:

• czas pracy uczestników spędzony na szkoleniu zamiast na zadaniach operacyjnych,
• czas menedżerów poświęcony na rekomendacje i ewaluację,
• koszty podróży, noclegów, logistyki (w przypadku szkoleń stacjonarnych).

3. Koszty organizacyjne i utrzymania efektów

Obszar, który rzadko trafia do arkusza kosztów, a powinien. Obejmuje np.:

• przygotowanie programu, komunikacja i administracja po stronie HR,
• działania wspierające utrwalenie efektów (follow-up, sesje Q&A, mentoring),
• wdrożenie narzędzi IT, np. systemów LMS czy integracji z HRIS.

Rzetelne obliczenie zwrotu z inwestycji ROI wymaga spojrzenia na szkolenie jak na pełen proces inwestycyjny. Dopiero po zsumowaniu wszystkich tych składników można przejść do kolejnego etapu, czyli analizy korzyści i porównania ich z kosztami.

Teoria jest prosta: zidentyfikować wskaźniki będące efektami szkoleniowymi i przeliczyć je na złotówki. Cóż, przynajmniej brzmi prosto, bo w praktyce to najtrudniejszy, choć i najbardziej wartościowy etap. Kluczem jest wybór mierników, które są istotne z perspektywy celów organizacji – nie tylko L&D.

Najczęściej analizowane obszary to:

1. Wzrost produktywności – czy po szkoleniu pracownicy realizują więcej zadań w tym samym czasie? Jeśli tak, różnicę można łatwo przeliczyć na wartość finansową – np. dodatkowe godziny pracy, skrócony czas realizacji projektów, wzrost sprzedaży.
2. Zmniejszenie kosztów błędów lub strat operacyjnych – szkolenia z zakresu jakości, bezpieczeństwa czy compliance często prowadzą do redukcji liczby błędów, reklamacji lub wypadków. Każdy uniknięty błąd to realna oszczędność, którą można ująć w kalkulacji ROI.
3. Obniżenie rotacji i kosztów rekrutacji – programy rozwojowe zwiększają zaangażowanie i lojalność pracowników. Jeśli po szkoleniu rotacja w dziale spadła z 15% do 10%, to oszczędność w kosztach rekrutacji i wdrożenia nowych osób jest bezpośrednią korzyścią finansową.
4. Skrócenie czasu wdrożenia nowych pracowników (time-to-productivity) – im szybciej nowa osoba osiąga pełną efektywność, tym krócej firma ponosi koszt jej „nieproduktywnego” okresu. Szkolenia onboardingowe czy e-learningowe programy adaptacyjne dają tu wymierne efekty.

Przykład

• Po szkoleniu sprzedażowym zespół zwiększył średnią wartość transakcji o 5%.
• Przy miesięcznej sprzedaży na poziomie 2 mln zł, daje to dodatkowy przychód w wysokości 100 000 zł.
• Jeśli koszt szkolenia wyniósł 60 000 zł, to ROI = [(100 000 – 60 000) / 60 000] × 100% = 66,6%.

Uczulamy na to, że nie wszystkie korzyści da się przeliczyć od razu. Część efektów, np. wzrost motywacji, lepsza komunikacja czy kultura feedbacku ma charakter pośredni. Warto je jednak monitorować poprzez wskaźniki pomocnicze (np. eNPS, 360°, oceny menedżerskie), a z czasem łączyć z danymi biznesowymi.

Wskaźnik ROI pokazuje relację między zyskiem z programu szkoleniowego a jego kosztem. Interpretacja jest prosta:

• ROI > 0 – szkolenie przyniosło więcej korzyści niż kosztów; inwestycja była opłacalna.
• ROI = 0 – szkolenie się zwróciło, ale nie wygenerowało dodatkowej wartości.
• ROI < 0 – szkolenie nie przyniosło zwrotu w zakładanym okresie (choć efekty mogą pojawić się później).

Przypomnijmy, że ROI nie jest oceną jakości szkolenia, lecz jego rentowności w określonym kontekście biznesowym. Program z niskim ROI może być strategicznie potrzebny (np. szkolenia BHP, compliance, etyka), podczas gdy szkolenie sprzedażowe z wysokim ROI niekoniecznie przekłada się na długofalowe zmiany w kulturze organizacyjnej.

Jak korzystać z wyników ROI w praktyce?

1. Porównuj, nie oceniaj w próżni.
   ROI z różnych szkoleń warto analizować w kontekście: grup docelowych, tematów, długości programu i celów biznesowych. To pozwala wskazać, które inicjatywy przynoszą największy zwrot w danym obszarze.
2. Traktuj ROI jako narzędzie decyzyjne.
   Wynik może być podstawą do skalowania efektywnych programów lub modyfikacji tych, które nie przyniosły oczekiwanych rezultatów.

Uwzględniaj horyzont czasowy.
Niektóre szkolenia dają efekt natychmiast (np. sprzedażowe), inne – dopiero po kilku miesiącach (np. przywództwo, komunikacja). Warto analizować ROI w ujęciu rocznym, półrocznym i długofalowym.

Aby rzetelnie mierzyć ROI ze szkoleń potrzebne są wiarygodne dane. Tyle że informacje o kosztach bywają rozproszone w budżetach działów, dane o aktywności uczestników ukryte w różnych systemach, a efekty biznesowe – w arkuszach Excela. W rezultacie analizy ROI są prowadzone jednorazowo, zamiast stać się częścią procesów L&D.

Tu z pomocą przychodzi technologia.

Platforma HRcode została zaprojektowana tak, by automatyzować i integrować zbieranie danych potrzebnych do analizy efektywności inwestycji w szkolenia i ich samych – i to zarówno w modelu Kirkpatricka, jak i Phillipsa.

Co umożliwia HRcode w kontekście ROI?

System automatycznie monitoruje uczestnictwo, wyniki testów, ukończenie modułów e-learningowych oraz poziom zaangażowania. Dzięki temu poziomy 1-2 w modelu Kirkpatricka można raportować bez dodatkowej pracy analitycznej.

Ponadto HRcode może łączyć dane z wielu źródeł, np. z systemu ocen okresowych, CRM czy platform sprzedażowych. To pozwala sprawdzić, czy szkolenie wpłynęło na konkretne wskaźniki biznesowe (np. wyniki sprzedaży, retencję klientów, liczbę błędów operacyjnych). A to jeszcze nie wszystko.

Dzięki integracjom i wbudowanym modelom analitycznym platforma pomaga zestawiać koszty programu rozwojowego z wynikami biznesowymi. Umożliwia też generowanie raportów ROI w szkoleniach w formie czytelnych dashboardów w czasie rzeczywistym.

Wspomnieliśmy o tym, że badanie rentowności szkoleń nie powinno być jednorazowym strzałem. Dlatego w miejsce jednorazowych ankiet po szkoleniu, HRcode pozwala prowadzić ciągłe badanie efektywności, od satysfakcji uczestników, przez transfer wiedzy, po wyniki organizacyjne.

HRcode nie zastępuje decyzji menedżerów, ale dostarcza im argumentów opartych na faktach. Pozwala zobaczyć, które programy szkoleniowe rzeczywiście przynoszą wartość, a które wymagają korekty. Dzięki temu rozmowa o rozwoju przestaje dotyczyć budżetu – zaczyna dotyczyć inwestycji.

Jeśli Twoja organizacja chce mierzyć zwrot z inwestycji w szkolenia w sposób wiarygodny i powtarzalny, HRcode pomoże połączyć dane, ludzi i efekty biznesowe w jeden spójny ekosystem. Umów się na rozmowę i zyskaj partnera wdrażania modelu ROI w szkoleniach.

Bibliografia:

https://www.absorblms.com/blog/atd-state-of-industry-report-takeaways/;
https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/building-capabilities-for-performance;
https://www.td.org/content/td-magazine/make-sense-out-of-evaluation-data;
https://enterpriseadvisors.pl/slownik-super-sprzedawcy/model-kirkpatricka-czym-jest/;
https://bibliotekanauki.pl/articles/586822.