Obszar pozwoleń na pracę jest jednym z kontrolowanych przez Państwową Inspekcję Pracy. Dlatego dobrze wiedzieć, kiedy wykonawcom wystarczy przepustka i szkolenie BHP, a kiedy muszą mieć osobne pozwolenie. W artykule wskażemy, kiedy potrzebny jest taki dokument, co musi zawierać i jak ograniczysz ryzyko błędu dzięki cyfrowej dokumentacji.
Czym jest pozwolenie na pracę dla firmy zewnętrznej?
Pozwolenie na pracę to pisemny dokument, który dopuszcza konkretną osobę lub grupę do wykonania prac szczególnie niebezpiecznych na terenie zakładu. Kwestię reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Próżno szukać w przepisach konkretnego wzoru, dlatego tryb wydawania takiego pozwolenia ustala sam pracodawca. Dokument może wystawić on sam albo osoba przez niego upoważniona, na przykład kierownik budowy. Dobrze, by na dokumencie znalazły się informacje o:
- osobach odpowiedzialnych za organizację i realizację prac,
- adresatach, czyli konkretnych pracownikach albo całej ekipie,
- miejscu i czasie wykonania prac, z terminem rozpoczęcia, zakończenia i przerw,
- warunkach oraz środkach ochronnych,
- dokładnym zakresie zlecanych czynności.
Pozwolenie na pracę to nie to samo, co przepustka, szkolenie BHP czy potwierdzenie uprawnień. Przepustka warunkuje samo wejście na teren zakładu, wprowadzające szkolenie BHP jest wymagane przed podjęciem jakiejkolwiek pracy (a w przypadku zewnętrznych wykonawców – należy ich poinformować o ryzykach).
Potwierdzenie kwalifikacji i spełnienia wymagań BHP oznacza weryfikację, czy osoby skierowane przez firmę zewnętrzną do wykonania prac posiadają wymagane kwalifikacje i umiejętności oraz, w przypadkach, w których są wymagane, aktualne orzeczenia lekarskie. Pozwolenie na pracę jest natomiast jednym ze sposobów organizacji prac szczególnie niebezpiecznych, którego tryb wydawania może określić pracodawca w ramach obowiązujących w zakładzie procedur BHP.
Gdy w tym samym miejscu i czasie pracują pracownicy różnych pracodawców należy wyznaczyć koordynatora BHP. Koordynator nadzoruje bezpieczeństwo wszystkich zatrudnionych w danym miejscu, ale nie zwalnia poszczególnych pracodawców z odpowiedzialności za własnych pracowników.
Kiedy firma zewnętrzna potrzebuje pozwolenia na pracę?
Oficjalny portal Ministerstwa Rozwoju i Technologii wskazuje cztery kategorie prac szczególnie niebezpiecznych:
- roboty budowlane, rozbiórkowe, remontowe i montażowe prowadzone bez wstrzymania ruchu zakładu pracy lub jego części,
- prace w zbiornikach, kanałach, wnętrzach urządzeń technicznych i innych niebezpiecznych przestrzeniach zamkniętych,
- prace przy użyciu materiałów niebezpiecznych: kwasów, materiałów wybuchowych, łatwopalnych, trujących,
- prace na wysokości.
Uwaga, to ważne: lista z rozporządzenia to nie jest zamknięty katalog. Pracodawca powinien rozszerzyć go o prace określone jako niebezpieczne w przepisach branżowych i w instrukcjach eksploatacji urządzeń, a także inne czynności, które sam ocenia jako obarczone zwiększonym ryzykiem. Zakład przyjmujący firmę zewnętrzną ma obowiązek prowadzić własny, aktualizowany wykaz prac szczególnie niebezpiecznych występujących na jego terenie. Na jego podstawie firma podejmuje decyzję, czy dana zlecona praca wymaga pozwolenia.
Jak cyfrowy system wspiera zarządzanie pozwoleniami na pracę?
Papierową dokumentację pozwoleń trudno szybko odtworzyć przy kontroli i łatwo o brakujący podpis albo nieaktualny wzór. System do awizacji gości HRcode Wizyty umożliwi Ci przeprowadzenie procesu cyfrowo, a potrzebne pozwolenia znajdziesz w kilka kliknięć.
Moduł Pozwolenia obejmuje wybór typu pozwolenia, wskazanie zakresu prac, zagrożeń i wymaganych uprawnień. Wygenerowany dokument w formacie PDF jest gotowy do podpisu (fizycznego lub cyfrowego), a historia pozwoleń zostaje zapisana przy danym gościu lub kontrahencie, razem ze skanami podpisanych dokumentów. Szablony pozwoleń są w pełni modyfikowalne, z łatwością dopasujesz je do potrzeb Twojej firmy.
Jak może wyglądać taki proces?
Twój gość rejestruje się przez link lub kod QR, przejdzie e-szkolenie BHP dopasowane do roli i zda test. Dopiero po tym uzyska dostęp do pozwolenia na pracę. Ochrona na portierni zobaczy status szkolenia w systemie. Z kolei w raporcie znajdziesz informacje o wizytach, szkoleniach, testach, pozwoleniach, a także zgłoszeniach incydentów. W razie potrzeby szybko i wygodnie wyeksportujesz te dane do Excela.
Jakie błędy najczęściej pojawiają się przy wydawaniu pozwoleń na pracę?
Najczęstsze błędy powtarzają się właściwie niezależnie od branży. Oto i one:
Pozwolenie wystawione ustnie albo… w ogóle
Przepisy wprawdzie nie narzucają formy pisemnej, ale to ona chroni pracodawcę. Bez podpisanego dokumentu w razie wypadku będzie Ci trudno wykazać, że dopełniono formalności.
Pozwolenie zostało wydane długoterminowo i obejmuje całą inwestycję zamiast konkretnego zadania
Dokument wystawiony na cały projekt sugeruje brak bieżącej weryfikacji zabezpieczeń.
Brak rozróżnienia między przepustką a pozwoleniem
Wpuszczenie firmy zewnętrznej na teren zakładu bywa mylone z dopuszczeniem do konkretnej pracy szczególnie niebezpiecznej.
Niepełna treść dokumentu
Brak któregoś z elementów minimalnego zakresu, na przykład osób odpowiedzialnych, zakresu czynności, czasu trwania albo podpisu.
HRcode Wizyty pozwala uniknąć części z tych błędów. Szablon pozwolenia wymusza uzupełnienie wszystkich pól przed wygenerowaniem dokumentu, a historia pozwoleń przypisana do konkretnego wykonawcy eliminuje ryzyko, że jeden dokument obejmie kilka niepowiązanych zadań.
Na koniec – co zrobić teraz?
Sprawdź, czy Twój zakład ma aktualny wykaz prac szczególnie niebezpiecznych i czy wzór pozwolenia, którego używacie, zawiera wszystkie wymagane elementy. Jeśli dokumentacja wciąż krąży w wersji papierowej między portiernią a działem BHP, to dobry moment, żeby sprawdzić, jak wygląda to w systemie do awizacji gości.
FAQ
Nie. Pozwolenie jest wymagane tylko wtedy, gdy firma wykonuje pracę szczególnie niebezpieczną w rozumieniu rozporządzenia albo pracę zakwalifikowaną jako szczególnie niebezpieczną przez zakład przyjmujący. Samo wejście na teren reguluje przepustka, a nie pozwolenie.
Nie, to dwie odrębne kwestie. Pozwolenie dotyczy konkretnej pracy szczególnie niebezpiecznej i jest wydawane dodatkowo, o ile w danym zakładzie obowiązuje taki tryb lub wynika to z właściwych procedur.
Przepisy nie nie wykluczają elektronicznej. Dla bezpieczeństwa wiele firm decyduje się na fizyczną postać dokumentu i przechowuje je cyfrowo, jak w module Pozwolenia HRcode Wizyty.
Tak. Dokument może być skierowany do większej liczby pracowników, to praktyczne zwłaszcza przy dużych pracach budowlanych.
Przepisy nie ustalają maksymalnego okresu. Dobra praktyka to czas dopasowany do czasu trwania zadania.
Bibliografia:
Ministerstwo Pracy i Polityki Socjalnej, Rozporządzenie z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, 1997, https://przepisy.gofin.pl/przepisy,4,18,39,24,2479,20211120,rozporzadzenie-ministra-pracy-i-polityki-socjalnej-z-dnia.html;
Arslege.pl, Art. 208 k.p. – Współdziałanie pracodawców zatrudniających pracowników w tym samym miejscu, https://arslege.pl/wspoldzialanie-pracodawcow-zatrudniajacych-pracownikow-w-tym-samym-miejscu/k10/a1430/;
Biznes.gov.pl, Prace szczególnie niebezpieczne, 2024, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00294
3M Poland;
Przestrzenie zamknięte – definicje, przepisy i statystyki, 2019, https://multimedia.3m.com/mws/media/1721789O/confined-spaces-definitions-regulations-and-statistics-poland.pdf
Anna Różak
Pisze o rzeczach, które są z różnych powodów bliskie – od tematów HR, przez inspirujące opowieści z podróży, po treści wspierające fundacje i organizacje non profit. Nadaje tekstom przyjazny ton tak, aby jak najdłużej pozostały w Twojej pamięci.
Wspiera firmy HRtech w marketingu. Sprawia, że mówią profesjonalnie, ale przy tym – zrozumiale i przyjaźnie.
Spotkasz ją na konferencjach, a wirtualnie na LinkedIn-ie, gdzie dzieli się danymi z raportów, treściami o rozwoju zawodowym, inspiracjami do podróży i przykładami wsparcia, jakie może dać dobre słowo lub dobrze napisany tekst.
Dlaczego warto wybrać HRcode?
Zaufany partner dużych firm
HRcode to marka, której zaufały największe firmy w Polsce. Budujemy długotrwałe relacje z naszymi partnerami, co pozwala nam cieszyć się wzajemnym zaufaniem podczas realizacji wspólnych projektów.
