Uniwersytet im. Adama Mickiewicza – case study

HRcode dał klucz. One miały odwagę przekręcić go w zamku. Uniwersytet im. Adama Mickiewicza pozwolił uchylić drzwi

Na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu nikt nie wypatrywał rewolucji. A już na pewno nie spodziewano się, że zainicjują ją trzy kobiety z administracji. Bez profesorskich tytułów. Bez wieloletniego stażu pracy na uczelni. Za to z pomysłem, wiarą, że się uda – i wsparciem przełożonych.

Joanna Dembińska , Klaudia Łęcka i Hanna Janonis-Kubicka dostały ambitne zadanie: zbudować system ocen dla blisko dwóch tysięcy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

W instytucji, w której do tej pory „ocena” albo oznaczała punkty do habilitacji – albo budziła lęk i skojarzenia z kontrolą.

Tymczasem Joanna, Klaudia i Hanna zamiast systemu opartego na karach i nagrodach zaproponowały… rozmowę. Zamiast rozliczania z norm – pytanie: „Jak ci się tu pracuje?”

Był opór. Były pytania o „frukty”. Był strach.
Ale one nie odpuściły.

Z pomocą HRcode – stworzyły narzędzie, które pomogło oswoić temat ocen i przekuć go w impuls do rozwoju, a nie oporu.

Efekty?

Wywołują ciarki.

A wszystko zaczęło się od tego, że…

Ktoś wreszcie zauważył lukę i postanowił to naprawić

Na wielu polskich uczelniach od lat współistnieją dwa światy.

Pierwszy to nauczyciele akademiccy (NA) – objęci precyzyjną, ustawową ewaluacją. Z jasnymi zasadami i konsekwencjami.

Drugi to pracownicy niebędący nauczycielami (NNA): administracja, pracownicy bibliotek i wydawnictw, badawczo-techniczni, inżynieryjno-techniczni, informatycy oraz muzealnicy.

Bez ich pracy żadna uczelnia nie mogłaby funkcjonować. A jednak przez lata pozostawali poza jakimkolwiek systemem oceny.

Nie istniał żaden formalny mechanizm, który pozwalałby im otrzymać informację zwrotną, usłyszeć, co robią dobrze, nad czym warto popracować, w jakim kierunku mogą się rozwijać. Nie było rozmów podsumowujących, nie było planów rozwojowych. Nie było nawet momentu zatrzymania.

Pracownicy działali w próżni ewaluacyjnej – często z dużym profesjonalizmem, zaangażowaniem i inicjatywą, ale bez systemu, który pomógłby to zauważyć.

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu nie był tu wyjątkiem.

Aż do momentu, gdy w strategii na lata 2020–2030 pojawił się nowy, przełomowy cel: stworzyć system oceny pracowników NNA, który nie będzie narzędziem kontroli, lecz impulsem do rozwoju.

Inicjatorami tego pomysłu byli: Kanclerz UAM dr Marcin Wysocki i Dyrektorka Centrum Spraw Pracowniczych Katarzyna Linke. A wykonać ambitny plan miały Joanna Dembińska i Klaudia Łęcka oraz Hanna Janonis-Kubicka, która dołączyła do zespołu nieco później.

Nie było podręcznika. Nie było gotowego modelu. Była tylko wizja i trzy kobiety, które postanowiły ją zrealizować – dla dobra organizacji i ludzi.

„Ten proces jest jak otwieranie ogromnych, ciężkich drzwi, zabezpieczonych łańcuchami i kłódkami. My na razie tylko wkładamy w nie palec – próbujemy je uchylić. Powoli zdejmujemy kolejne zabezpieczenia.

Drzwi nie są jeszcze szeroko otwarte, ale jesteśmy już w środku…” – mówi Hanna Janonis-Kubicka.

Pierwszy krok został wykonany. A z nim – ruszyła zmiana. I przyszła kolej na…

Hanna Janonis-Kubicka, UAM

Wybór narzędzia, które otworzy drzwi na oścież

Kiedy Joanna i Klaudia zaczęły szukać partnera oferującego narzędzie informatyczne dostosowane do przeprowadzenia ewaluacji dla tak dużej grupy pracowników, miały jedno kluczowe założenie: nie chodzi tylko o narzędzie – chodzi o zmianę kultury.

Nie interesował ich kolejny sztywny formularz, który można odhaczyć. Chciały rozwiązania, które stworzy przestrzeń do rozmowy – prawdziwej, wspierającej, opartej na zaufaniu.

Dlaczego wybór padł na HRcode?

„HRcode był jedną z niewielu firm, które stawiały na feedback. I od początku mocno podkreślał, że system do oceny jest ważny, ale nie najważniejszy. Kluczowa jest rozmowa podsumowująca – stworzenie atmosfery, w której przełożony i pracownik mogą się spotkać i porozmawiać o potrzebach, oczekiwaniach, rozwoju – wspomina Joanna Dembińska.

„To narzędzie stało się dla nas punktem wyjścia do rozmowy o feedbacku. Takim zapalnikiem zmiany” – dodaje Klaudia Łęcka.

Joanna Dembińska, UAM

Zespół HRcode od razu zrozumiał, że w tym projekcie nie chodzi o tabele i liczby, tylko o ludzi.

Od samego początku nie była to też standardowa współpraca klient–dostawca. To było wspólne projektowanie zmiany kultury organizacyjnej.

Ale najpierw trzeba było…

Przebić mur zbudowany z obaw i stereotypów

Zmiana rzadko przychodzi gładko. A na uniwersytecie – miejscu zbudowanym na tradycji, procedurach i tytularnej hierarchii – opór bywa szczególnie silny. Podobnie było, gdy pracownicy usłyszeli o projekcje nazwanym „System motywacji, ocen i rozwoju kompetencji pracowników NNA. Kierunek: Rozwój”

Samo słowo „ocena” wywoływało niepokój.

Jedni mówili: „Dlaczego ocena? Przecież to takie… ocenne”.

Korytarze szeptały, że uniwersytet to nie korporacja. A „system” też kojarzył się z czymś opresyjnym: „My z systemem walczyliśmy” – padało na spotkaniach.

Obawy pojawiały się z obu stron.
Pracownicy bali się być oceniani.
Przełożeni – bali się oceniać.

Bo przecież nikt ich tego nie nauczył.
Nikt nie mówił, jak przekazać konstruktywny feedback bez wywoływania lęku, jak otworzyć przestrzeń do rozmowy, która nie niszczy, lecz buduje. Brakowało do tego i umiejętności, i narzędzi. Rozmowy z pracownikami dotyczyły głównie zadań. Czasem błędów. Rzadko potrzeb. Niemal nigdy – oczekiwań czy emocji.

„Lęk przed oceną osób, które pracują tutaj od wielu, wielu lat był bardzo duży. Starałyśmy się przekazać, że nie chodzi o ocenianie Ciebie jako osoby, nie chodzi o to, czy jesteś na czwórkę, czy na piątkę. Chodzi o ocenienie kompetencji po to, żebyś mógł zaplanować swój rozwój w kolejnym roku” – wspomina Klaudia Łęcka.

Klaudia Łęcka, UAM

Niektórzy poddaliby się, po napotkaniu takiego oporu. Tymczasem Joanna, Klaudia i Hania zorganizowały pilotaż.

W Centrum Marketingu i na Wydziale Matematyki i Informatyki przeprowadzono pierwsze rozmowy oparte na Systemie Feedback od HRcode.

Na 63 osoby – tylko jedna była przeciwko wprowadzeniu tego rozwiązania.

To dodało im odwagi. Przyszedł czas na kolejny krok. Wydawało im się, że to będzie tylko formalność, a czekała je…

Prawdziwa batalia o zmiany

W styczniu 2023 roku projekt trafił na posiedzenie kolegium rektorsko-dziekańskiego.

Po jednej stronie zasiedli profesorowie, dziekani, prorektorzy.
Po drugiej stronie Joanna i Klaudia – dwie kobiety z administracji. Bez tytułów. Bez władzy.

„Pamiętam ten moment. Tylu profesorów na metr kwadratowy, a po naszej stronie tylko my dwie. Gdzie my tam, magisterki…” – wspomina Joanna Dembińska.

Znów padły pytania: „Po co to wszystko?” albo „Jakie będą z tego frukty”?

„My nie chcemy nagród i kar. Chcemy, żebyście sobie nawzajem poświęcili czas. To narzędzie pozwoli się spotkać z pracownikiem, zaciągnąć hamulec” – tłumaczyły.

Czuły, że mają przed sobą ścianę obaw. Ale był też wiatr w plecy.

„Miałyśmy wsparcie Pani Rektor, Pana Kanclerza i Pani Dyrektor. Stali za nami, trzymali kciuki” – przypomina Klaudia Łęcka.

Choć nawet oni po kolegium mieli wątpliwości, czy uda się przeforsować zmiany.

„Szczerze mówiąc, tamtego dnia, podczas spotkania nie podołałyśmy zadaniu. Czułam się, jakby mnie walec przejechał. Nie przekonałyśmy tych ludzi. To był taki moment, w którym zrozumiałyśmy, że to będzie znacznie, znacznie trudniejsze niż myślałyśmy” – przyznaje Joanna Dembińska.

Ale to nie znaczy, że dziewczyny pozwoliły się zatrzymać…

„Jak nie drzwiami, to oknem” – zdecydowały

Nie było jednego przełomowego dnia. Nie było efektownego „klik” ani spektakularnej zmiany z poniedziałku na wtorek.

Była żmudna praca, cierpliwość i upór. Testowanie, słuchanie ludzi, poprawianie.

„Najpierw spotkałyśmy się z osobami, które były najbardziej krytyczne. Chciałyśmy po prostu pokazać im system. I w sumie – de facto – udało nam się” – wspomina Joanna Dembińska.

„W tym roku przeprowadziłyśmy cykl warsztatów dla przełożonych o tym, jak podejść do rozmowy podsumowującej – i że to naprawdę ma być ROZ-MO-WA. Że ważne jest, by zapytać pracownika o jego oczekiwania, doświadczenia. I mam wrażenie, że to był moment, w którym ludzie zrozumieli, że mogą zacząć od prostego pytania: ‘Jak Ci się tutaj pracuje? Jak Ci się pracuje ze mną – jako z przełożonym?’.”

To bardzo im pomogło. Zdjęło z barków tę presję, że przez godzinę mają kogoś oceniać” – zauważa Klaudia Łęcka.

„Zorganizowałyśmy też dwa webinaria dla pracowników – bo oni również mogą i powinni się do tej rozmowy przygotować. To dobra okazja, żeby poruszyć ważne tematy. Jesteśmy w procesie zmiany podejścia do ewaluacji” – Hanna Janonis-Kubicka.

Joanna, Klaudia i Hanna nie zatrzymały się po pierwszym wdrożeniu. Wprowadzały kolejne elementy systemu małymi krokami – sprawdzały, jak działają, zbierały feedback, analizowały i… przekazywały dalej.

Gdzie?

Do zespołu HRcode, który uważnie słuchał, a potem reagował i modyfikował system zgodnie z realnymi potrzebami uczelni.

Narzędzia dopasowane do potrzeb

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu korzysta dziś z trzech kluczowych narzędzi od HRcode wspierających rozwój swoich pracowników:

• dopasowanego do uczelnianych warunków Systemu Feedback,
• elastycznej wersji systemu Zarządzanie przez cele,
• oraz gotowych szkoleń e-learningowych na platformie Dolineo.

To nie była standardowa implementacja. To było wspólne projektowanie – partnerski proces, który trwa do dziś.

A co szczególnie doceniły w HRcode bohaterki tej zmiany?

• Elastyczne dopasowanie produktu do potrzeb klienta – HRcode od początku wiedział, że produkt musi być szyty na miarę i dlatego nie narzucał gotowych rozwiązań.

„HRcode jest bardzo otwarty na słuchanie naszych potrzeb.

Nie zdecydowałyśmy się na przykład na standardowy moduł Zarządzanie przez cele. No bo, umówmy się – uniwersytet to nie jest zwykłe przedsiębiorstwo z halą produkcyjną, gdzie pracownicy mają do wyrobienia normę.

Hrcode od początku rozumiał tę specyfikę. Zamiast naciskać na standardowe rozwiązanie, zgodził się na pozostawienie części rozwojowej i stworzenie przestrzeni na notatkę – czyli miękkie podsumowanie rozmowy.” Klaudia Łęcka

„Szczerze mówiąc nie wyobrażamy sobie współpracy w innej formule. Od samego początku było jasne, że będziemy ten system dopasowywać do naszych realiów – i HRcode to uszanował.”  Joanna Dembińska

• Pomoc techniczna z ludzką twarzą – od materiałów i filmów instruktażowych, po codzienne wsparcie helpdesku – zawsze można liczyć na wsparcie HRcode.

„Kontakt z helpdeskiem był – i wciąż jest – przez nas bardzo intensywnie wykorzystywany i naprawdę nieoceniony. Pojawia się mnóstwo drobnych spraw: trzeba coś usunąć, coś dodać. Przy 1500 użytkownikach to zupełnie normalne”. Hanna Janonis-Kubicka

„Myślę, że nie możemy nie wspomnieć o panu Michale, który był naszym opiekunem klienta od samego początku.

Często do niego dzwoniłyśmy z typowymi sytuacjami: ‘Panie Michale, nie możemy czegoś znaleźć, coś się nie klika.’ A pan Michał zawsze odpowiadał: ‘Tak. Dobrze. Sprawdzę. Oddzwonię.’

I rzeczywiście – oddzwaniał, załatwiał, tłumaczył. Szkolił nas, nagrywał filmiki, instrukcje. I to działało jak wentyl bezpieczeństwa – schodziło z nas napięcie, wracał spokój.

To była ogromna wartość dodana tej współpracy.” Klaudia Łęcka

„Jesteśmy we trzy, a obsługujemy blisko 2000 osób.

Dlatego trochę się wspieramy zespołem HRcode. Teoretycznie mogłybyśmy pewne rzeczy robić same w systemie, ale zwyczajnie nie mamy na to przestrzeni. Dlatego część zadań trafia do waszego suportu – i absolutnie z tego korzystamy, bo bez tego nie byłybyśmy w stanie wprowadzać wszystkich zmian, które pojawiają się po uruchomieniu.

Dlatego duży ukłon w waszą stronę – za cierpliwość, za wsparcie. Bo przy takiej liczbie zadań, a tak małym zespole, to naprawdę nie byłoby możliwe bez waszego zaangażowania.

Powiedzmy sobie wprost: gdybyście nie mieli takiej obsługi, nie byłoby tej współpracy. Bo po prostu nie dałoby się tego ogarnąć.” Joanna Dembińska

• Myślenie rozwojowe – system HRcode został połączony z platformą e-learningową Dolineo, dając pracownikom realną możliwość samorozwoju.

„W ramach współpracy z wami korzystamy też ze szkoleń dostępnych na platformie Dolineo – i to naprawdę fajna opcja.

Bo my połączyłyśmy system ocen z rozwojem. Pracownik, który na przykład pomyśli sobie: ‘Kurczę, ja naprawdę nie umiem dobrze organizować swojej pracy, mam z tym trudność’, dostaje od nas wskazówkę: ‘Ha! Dolineo ma szkolenie na ten temat – znajdź je i przerób.’

Oczywiście, wiemy, że te szkolenia nie są stuprocentowo wyczerpujące. Mariusz Andreasik mówił nam, że czasami to tylko wprowadzenie do tematu. Ale i tak uznałyśmy, że to świetny pierwszy krok.

Pomagają pracownikom rozpoznać, w jakim obszarze chcieliby się rozwijać. I okazuje się, że z tej funkcji skorzystało już około 500 osób.

Dla tych 500 osób było warto. I dzięki temu otrzymałyśmy zgodę na uruchomienie kolejnej puli szkoleń.” Joanna Dembińska

Współpraca Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza z HRcode to nie była tylko implementacja systemu. To było partnerstwo i wspólne budowanie czegoś znacznie większego niż formularz oceny.

Zbudowano nową jakość relacji między pracownikiem a przełożonym – zamiast kontroli jest rozmowa, zamiast suchej oceny – wsparcie w rozwoju.

A konkretnie…

Rezultaty, które wywołują ciarki

Nie ma jednego wskaźnika, który powiedziałby: „Tak, udało się”. Ale są sygnały – mocne, poruszające, prawdziwe. I właśnie z nich zbudowana jest ta zmiana.

• „Po 30 latach pracy jeden z pracowników po raz pierwszy porozmawiał ze swoim przełożonym o czymś innym niż bieżące zadania. Porozmawiał o tym, jak mu się tu pracuje, czego potrzebuje i jak jest jako pracownik oceniany”. Klaudia Łęcka

To był moment, kiedy coś pękło. Kiedy rozmowa przestała być obowiązkiem, a stała się szansą.

Zdarzało się, że kierownicy – nawet ci najbardziej sceptyczni – po zakończeniu rozmów pytali: „Dlaczego wcześniej tego nie robiliśmy?” albo „Poznałam bliżej mój zespół”.

• „Miałyśmy jedną kierowniczkę, która od samego początku była na 'nie’ i mówiła o tym otwarcie – co zresztą było dla nas cenne. Po całym procesie dowiedziałyśmy się, że ta sama kierowniczka nie tylko zmieniła zdanie, ale stwierdziła po przeprowadzeniu rozmów, że to był dobrze spędzony czas z zespołem.” Joanna Dembińska
• Rozmowy podsumowujące pozwoliły kierownikom zobaczyć swoje zespoły na nowo. Wyjść poza „bieżączkę”. Zadać pytanie: „Jak ci się pracuje ze mną jako szefem?” – i usłyszeć odpowiedź, której wcześniej nikt nie miał odwagi udzielić.

„Zachęta i przyzwolenie przyszły z samej góry, od Pani Rektor, prof. dr hab. Bogumiły Kaniewskiej – ona też zwróciła się do prorektorów, żeby otrzymać feedback, dostać informację, jak się z nią pracuje.

I my chcemy, żeby to na stałe znalazło się w systemie. Tylko potrzeba na to czasu i dojrzałości organizacji”. Klaudia Łęcka

• „Pamiętam, jak w zeszłym roku przychodziły do nas osoby bardzo zestresowane rozmową, tym, że mają kogoś oceniać. A po dwóch tygodniach łapały mnie na korytarzu i mówiły: ‘Wiesz, to była dobra rozmowa. Fajnie, że ją mieliśmy’. To dla mnie ogromna satysfakcja” – podkreśla Klaudia Łęcka.
• „Jednym z takich znaczących rezultatów jest to, że teraz sami nauczyciele akademiccy zaczynają zazdrościć systemu oceny pracownikom NNA” – wspomina Joanna Dembińska.

„Mamy poczucie satysfakcji, bo ludzie chcą z tego korzystać, a skoro tak, to znaczy, że widzą korzyści dla siebie.

A drugie źródło satysfakcji to jest świadomość, że faktycznie zmieniamy ten Uniwersytet”. Klaudia Łęcka

Tak rodzą się prawdziwe zmiany

Zaczynają się nie od wielkich reform, nie od rozporządzeń…

Ale od osób, które mają odwagę zrobić pierwszy krok.
Od narzędzia, które nie narzuca, lecz wspiera.
Od rozmów, które – zamiast oceniać – pozwalają naprawdę się spotkać.

I nagle okazuje się, że coś się przesuwa. W strukturze, w relacjach, w całej instytucji.
Że nawet miejsce, które przez dekady wydawało się nie do poruszenia, potrafi się otworzyć. Cicho, niepozornie, od środka – ale na dobre.

A jeśli Ty też chcesz otworzyć takie drzwi – w swojej firmie, organizacji, instytucji –
znajdź partnera, który Cię wysłucha.
Takiego, który nie zaproponuje gotowego szablonu, tylko narzędzie dopasowane do Twoich potrzeb i warunków.

Znajdź HRcode.

Umów się z nami na rozmowę online. Zarezerwuj już teraz termin w kalendarzu Mariusza Andreasika. Opowiedz, czego potrzebujesz.

Sprawdźmy, co możemy zmienić – razem.

Zarezerwuj termin spotkania online

O Uniwersytecie

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu jest jednym z najlepszych ośrodków akademickich w Polsce i uczelnią badawczą. Na jego renomę wpływa tradycja, wybitne osiągnięcia naukowe kadry akademickiej, atrakcyjny program kształcenia studentów i doskonała baza lokalowa.

Studiuje tu niemal 30 000 studentów, a kadra naukowa prowadzi interdyscyplinarne badania, których jakość potwierdza obecność UAM w prestiżowym konsorcjum EPICUR, zrzeszającym czołowe europejskie uczelnie.

Misją Uniwersytetu jest nie tylko kształcenie i rozwój nauki, ale też służba człowiekowi – poprzez otwartość, wolność myślenia i poszanowanie różnorodności. To właśnie ta misja stała się fundamentem zmiany, o której opowiada to case study.