Elektroniczna księga wejść i wyjść – pełna kontrola nad wizytami gości

Elektroniczna księga wejść i wyjść to pierwsza myśl, gdy papierowy zeszyt nie wystarcza. Na recepcji tworzy się kolejka, ochrona przepisuje dane ręcznie, goście wpisują się nieczytelnie, a w sytuacji awaryjnej nie ma pewności, kto faktycznie znajduje się na terenie firmy. W zakładzie produkcyjnym, magazynie czy obiekcie z kontrolowanym dostępem taka sytuacja oznacza duże ryzyko.

Jak uporządkować rejestrację gości w firmie? Jak cyfrowa ewidencja wejść i wyjść gości wspiera recepcję? I jak wykorzystać HRcode, żeby elektroniczny rejestr wejść i wyjść był najwygodniejszym narzędziem do kontroli wizyt, szkoleń BHP i raportowania?

Czym jest elektroniczna księga wejść i wyjść?

Elektroniczna księga wejść i wyjść to system do cyfrowej rejestracji osób wchodzących na teren firmy. Zastępuje papierowy rejestr wejść i wyjść lub arkusz Excel prowadzone przez portiernię na wejściu.

Taki system rejestracji gości szczególnie dobrze sprawdza się, jeśli każdego dnia w firmie pojawiają się różne grupy osób z zewnątrz: kandydaci do pracy, kontrahenci, serwisanci, audytorzy, kurierzy, pracownicy firm zewnętrznych czy podwykonawcy.

Dzięki cyfrowej ewidencji wejść i wyjść wiadomo, kto wszedł, po co, do kogo, czy ma wymagane uprawnienia i czy opuścił już obiekt. Docenią to w szczególności zakłady produkcyjne, budowy, magazyny i centra logistyczne.

Papierowa księga vs elektroniczna księga wejść i wyjść

Papierowa księga wejść i wyjść działa dobrze do chwili, w której trzeba znaleźć w niej jakąś informację, na przykład: 

• Czy serwisant wyszedł już z obiektu?
• Czy dana osoba miała ważne szkolenie BHP dla gości?
• Kto zatwierdził wejście podwykonawcy?

Przy papierowej dokumentacji odpowiedź wymaga przeglądania zeszytu, porównywania wpisów i ręcznego odtwarzania zdarzeń. Przy elektronicznym rejestrze wejść i wyjść dane są dostępne od razu. Krótkie porównanie działania obu rozwiązań w różnych obszarach:

Jak wygląda proces wizyty gościa od zaproszenia do wyjścia?

Przejdźmy przez całość krok po kroku.

Jak utrzymać kontrolę nad bezpieczeństwem i BHP?

Jeśli firmę odwiedzają goście o różnych profilach (np. potencjalni partnerzy biznesowi, serwisanci, itp.) sama księga wejść i wyjść gości nie wystarczy. Potrzebny jest proces. Dlatego elektroniczna księga wejść i wyjść wspiera i recepcję, i BHP.

Szkolenie BHP dla gości

Przed wejściem niektórzy goście powinni przejść krótkie szkolenie BHP online. Może obejmować:

• zasady poruszania się po obiekcie,
• obowiązek noszenia środków ochrony indywidualnej,
• zakaz wstępu do określonych stref,
• procedury alarmowe,
• zasady zgłaszania incydentów,
• instrukcje dotyczące ewakuacji.

Po szkoleniu system może wymagać potwierdzenia zapoznania się z zasadami lub rozwiązania krótkiego testu wiedzy.

Weryfikacja statusu szkolenia przy wejściu

System powinien pokazywać jedną z informacji:

• szkolenie ukończone,
• szkolenie nieukończone,
• szkolenie wygasło,
• wymagane dodatkowe potwierdzenie,
• wejście możliwe tylko z opiekunem.

Dzięki temu portiernia ma konkretną informację i może działać zgodnie z procedurą, a w przypadku incydentu firma łatwo wykaże, że osoba z zewnątrz znała zasady bezpieczeństwa.

Incydenty i historia zdarzeń

Dobrze zaprojektowany system może wspierać również zgłaszanie incydentów online. Pracownik lub osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo może dodać:

• opis zdarzenia,
• zdjęcie,
• nagranie,
• lokalizację,
• datę i godzinę,
• osobę zgłaszającą.

Dzięki temu firma buduje historię zdarzeń możliwą do analizy i wykorzystania w działaniach prewencyjnych.

Jak działają pozwolenia na pracę i dlaczego to ważne?

Nie każda wizyta w firmie przebiega identycznie. W przypadku podwykonawców, serwisu i prac ryzykownych będą potrzebne również pozwolenia na pracę. Te mogą dotyczyć m.in.:

• prac na wysokości,
• prac elektrycznych,
• prac gorących,
• wejścia do stref ograniczonego dostępu,
• serwisu maszyn,
• prac konserwacyjnych,
• działań wymagających dodatkowych uprawnień.

Jakie raporty powinna mieć dobra elektroniczna księga wejść i wyjść?

Elektroniczny rejestr wejść i wyjść pozwalający szybko wyciągać dane to nie jedyna zaleta, dla której warto przenieść firmę do XXI wieku. Dobra cyfrowa ewidencja wejść i wyjść gości powinna umożliwiać analizę kilku obszarów takich jak:

• Raport obecności – pokazuje, kto przebywa na terenie firmy. 
• Lista ewakuacyjna – w sytuacji alarmowej nie ma czasu na przeglądanie papierowego zeszytu. Lista ewakuacyjna powinna być aktualna i dostępna od razu, najlepiej z podziałem na lokalizacje, budynki, strefy lub piętra.
• Historia wizyt – pozwala sprawdzić, kto odwiedzał firmę w określonym czasie, do kogo przyszedł, kiedy wszedł i kiedy wyszedł. 
• Raport BHP – pokazuje statusy szkoleń, testów i wymaganych potwierdzeń. 
• Raport pozwoleń na pracę – pozwala analizować, jakie prace były wykonywane, przez kogo i na jakiej podstawie.
• Raport incydentów – pokazuje zgłoszone zdarzenia, lokalizację, osoby zaangażowane, dokumentację zdjęciową lub wideo oraz status reakcji.
• Raport audytowy – powinien obejmować logi działań, zmiany statusów, korekty godzin i decyzje o zatwierdzeniu wejścia. Taki raport ogranicza stres przed audytem, bo firma nie musi składać danych z wielu miejsc.

Jakie błędy najczęściej psują ewidencję wizyt?

Najczęściej problemem jest źle zaprojektowany proces lub brak funkcjonalności. Przykład? Brak informacji o osobach przebywających na terenie firmy to jeden z najpoważniejszych błędów w obszarze bezpieczeństwa. Jeśli system nie pokazuje aktualnej obecności, nie wiadomo, kogo należy uwzględnić w procedurze ewakuacji. 

Ponadto, jeśli formularz rejestracji jest zbyt długi, goście się irytują, recepcja się blokuje, a dane i tak bywają wpisywane niedbale. Dlatego zbieraj tylko te informacje, które są naprawdę potrzebne do obsługi wizyty, bezpieczeństwa i zgodności z procedurami.

Kolejna kwestia to brak standardu zbierania danych. Ten sam cel wizyty można przecież opisać jako „spotkanie”, „serwis”, „do pana Marka” albo „inne”. Tę kwestię usprawni wykorzystanie słowników, list wyboru i uzgodnionych wcześniej statusów. 

To, co utrudnia pracę zwłaszcza w przypadku kontroli lub wypadku, to brak możliwości udowodnienia odbycia szkolenia BHP. Jeśli potwierdzenia tych kursów i pozwolenia na pracę są poza systemem, portiernia nie ma pełnego obrazu sytuacji. 

A skoro poruszyliśmy kwestie bezpieczeństwa i przepisów, warto wspomnieć o czymś jeszcze. W końcu ewidencja wejść i wyjść zawiera dane osobowe. Trzeba więc jasno określić, kto ma do nich dostęp, jak długo są przechowywane i kiedy powinny zostać usunięte.

Jak wygląda wdrożenie elektronicznej księgi wejść i wyjść z HRcode?

W HRcode można zaprojektować różne scenariusze dla różnych grup gości. Inaczej wygląda wizyta kandydata, inaczej kontrahenta, a inaczej serwisanta.

System może obejmować:

• formularze rejestracyjne,
• statusy wejścia i wyjścia,
• powiadomienia,
• przepustki dla gości,
• szkolenia BHP,
• testy wiedzy,
• pozwolenia na pracę,
• raporty i listy ewakuacyjne.

Jeśli organizacja korzysta z Microsoft Outlook, proces zapraszania gości warto powiązać z kalendarzem. Dzięki temu unikniesz ryzyka podwójnych rejestracji, błędnych terminów lub wizyt, o których recepcja dowiaduje się dopiero w momencie przyjścia gościa.

Dla międzynarodowych firm znaczenie może mieć również dostępność systemu 41 wersjach językowych, co ułatwi obsługę gości, pracowników firm zewnętrznych i podwykonawców z różnych krajów.

Sama implementacja nie musi oznaczać wielomiesięcznego projektu. W przypadku wdrożenia HRcode Wizyty w Bunge w Karczewie rozruch systemu trwał około pół tygodnia, choć początkowo zakładano, że zajmie o wiele więcej czasu. To dobry przykład na to, że dobrze zaprojektowany proces może szybko stać się standardem pracy.

Czujesz, że Twoja organizacja tego potrzebuje? Napisz do nas – porozmawiajmy o tym, jak możemy ułatwić kontrolę wejść do firmy.