Brak ważnych badań wykonawcy lub jasno określonego zakresu prac na terenie zakładu to ryzyko wypadku, kary od Państwowej Inspekcji Pracy i przestoju produkcji. Wejście podwykonawców na teren zakładu wymaga skalowalnej, uniwersalnej procedury. Poniżej pokażemy krok po kroku jak zaplanować organizację wejścia podwykonawców, jakich dokumentów wymagać i kiedy potrzebne jest dodatkowe pozwolenie na pracę.
Dlaczego wejście podwykonawcy na teren zakładu wymaga jasnej procedury?
Gdy w jednym miejscu pracują jednocześnie osoby zatrudnione przez różnych pracodawców, zgodnie z art. 208 Kodeksu pracy należy wyznaczyć koordynatora BHP, ustalić zasady współdziałania na wypadek zagrożenia i informować się wzajemnie o działaniach zapobiegających wypadkom. Obowiązek powstaje, gdy w tym samym miejscu jednocześnie pracują pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców.
Brak wyznaczonego koordynatora to wykroczenie z art. 283 § 1 KP, zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł. Do tego dochodzi ryzyko wypadku – dane GUS za 2025 r. mówią o 66 733 osobach poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla 189 osób wypadki zakończyły się śmiercią.
Jak powinien wyglądać proces wejścia podwykonawcy krok po kroku?
Wejścia podwykonawców skutecznie zorganizujesz w kilku etapach.
Jak zaplanować awizację podwykonawcy przed wizytą?
Awizacja podwykonawców to pierwszy krok. Dzięki temu z wyprzedzeniem ustalasz termin wizyty, zakres prac i osobę odpowiedzialną po stronie zakładu. Zgłoszenia tego typu powinny trafiać do jednego miejsca, na przykład do systemu recepcyjnego. Dzięki temu z wyprzedzeniem wiadomo, ile osób i firm pojawi się danego dnia, i łatwiej zaplanować odpowiedni nadzór.
Jakie dane warto zebrać od podwykonawcy przed wejściem?
Przed wejściem należy ustalić, jakie dokumenty trzeba zweryfikować ze względu na rodzaj prac, związane z nimi zagrożenia, zawartą umowę i procedury zakładu. Nie istnieje jeden ustawowy zestaw wymagany w każdym przypadku. Duże zakłady weryfikują m.in.:
- potwierdzenie pracodawcy wykonawcy, że pracownicy mają aktualne szkolenia BHP i wymagane orzeczenia lekarskie,
- kwalifikacje i uprawnienia potrzebne do wykonania określonych prac,
- ocenę ryzyka dotyczącą wykonywanych zadań i potwierdzenie zapoznania pracowników z zagrożeniami,
- listę osób wyznaczonych do realizacji zlecenia.
Zakład może również wymagać polisy OC, jeżeli wynika to z umowy lub jego wewnętrznych zasad współpracy z wykonawcami.
Jak zweryfikować, czy podwykonawca może wejść na teren zakładu?
Weryfikacja polega na porównaniu zebranych dokumentów z aktualnym stanem. Sprawdź, czy dokumenty są ważne, czy zakres prac zgadza się z awizacją z procesu rejestracji i czy dana osoba widnieje na liście zgłoszonej przez firmę zewnętrzną. Po weryfikacji możesz wydać przepustkę albo aktywować dostęp.
Wdrożenie systemu do rejestracji podwykonawców zdejmuje z zespołu BHP największe obciążenie, tj. powtarzalne szkolenia wprowadzające. W fabryce Bunge w Karczewie przed wdrożeniem HRcode Wizyty specjaliści BHP szkolili podwykonawców i kierowców osobiście, czasem kilka razy dziennie. Po wdrożeniu każda osoba wchodząca na teren, pracownik, podwykonawca czy dostawca, przechodzi samodzielne szkolenie przez link lub kod QR, na telefonie, tablecie lub komputerze.
Jak zorganizować szkolenie BHP dla podwykonawców?
Za szkolenie wstępne własnych pracowników odpowiada pracodawca podwykonawcy, ale zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP powinieneś poinformować pracownika firmy zewnętrznej o zagrożeniach występujących na Twoim terenie.
Wykonawca powinien znać:
- zagrożenia typowe dla Twojego zakładu,
- plan ewakuacji,
- zasady poruszania się po terenie.
Informacje można przekazać za pomocą e-learningu. Pracownik firmy zewnętrznej powinien jednak potwierdzić ich otrzymanie podpisem. Dlatego system musi umożliwiać zebranie odpowiedniego potwierdzenia, sam status ukończenia materiału lub wynik testu nie zawsze będzie wystarczający.
Kiedy podwykonawca potrzebuje pozwolenia na pracę?
Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów BHP definiuje prace szczególnie niebezpieczne w § 80. Lista nie jest zamknięta, można ją rozszerzyć o inne prace o zwiększonym zagrożeniu, jeśli specyfika Twojego zakładu tego wymaga.
Samo zakwalifikowanie pracy jako szczególnie niebezpiecznej nie oznacza jeszcze, że trzeba wystawić pisemne pozwolenie. Ogólne przepisy wymagają przede wszystkim bezpośredniego nadzoru, odpowiednich zabezpieczeń oraz instruktażu pracowników.
Pisemne pozwolenie jest obowiązkowe, gdy wskazują na to przepisy dotyczące konkretnej pracy, m.in. przy pracach w zbiornikach i innych niebezpiecznych przestrzeniach zamkniętych. Może być również wymagane przez wewnętrzną procedurę zakładu.
Tryb wystawiania pozwolenia, jego treść, liczbę egzemplarzy i osoby upoważnione określa pracodawca, o ile przepisy szczególne nie ustanawiają dodatkowych wymagań. Dokument może zawierać:
- dokładny zakres, miejsce i czas wykonywania prac,
- rozpoznane zagrożenia i wymagane zabezpieczenia,
- imienny podział zadań i odpowiedzialności,
- wymagane kwalifikacje i środki ochrony,
- zasady postępowania w sytuacji awaryjnej,
- potwierdzenie zakończenia prac i przywrócenia miejsca do bezpiecznego użytkowania.
Pozwolenie wydaje osoba wskazana w procedurze zakładowej. Koordynator BHP nie uzyskuje takiego uprawnienia automatycznie tylko dlatego, że został wyznaczony na podstawie art. 208 KP.
Jak dokumentować incydenty z udziałem podwykonawców?
Gdy dojdzie do wypadku pracownika firmy zewnętrznej na Twoim terenie, okoliczności ustala zespół powypadkowy powołany przez pracodawcę poszkodowanego, czyli podwykonawcy, w obecności przedstawiciela Twojego zakładu. Na wniosek pracodawcy poszkodowanego okoliczności może ustalić Twój zespół, a następnie przekazać dokumentację dalej.
Zespół powypadkowy zaczyna działać niezwłocznie po zgłoszeniu. Protokół należy sporządzić nie później niż w 14 dni od zawiadomienia o wypadku. Do czasu wyjaśnienia okoliczności należy zabezpieczyć miejsce zdarzenia, nie dopuszczać tam osób postronnych, nie zmieniać położenia przedmiotów, które mogą mieć znaczenie dla ustalenia przyczyn. Nie wolno uruchamiać maszyn bez koniecznej potrzeby.
Jakie błędy najczęściej psują proces wejścia podwykonawców?
Błędów jest kilka, wśród nich:
- Potraktowanie kwestii bezpieczeństwa jak przeszkody do pokonania bez upewnienia się, czy wykonawca faktycznie wie, jak bezpiecznie pracować.
- Dopuszczanie do pracy przed przekazaniem zasad bezpieczeństwa (uwaga – to nie tylko błąd, może stanowić naruszenie przepisów BHP i skutkować odpowiedzialnością z art. 283 KP).
- Brak wspólnie wyznaczonego koordynatora BHP mimo pracy kilku firm w tym samym miejscu.
- Papierowa, rozproszona ewidencja wejść i wyjść, która uniemożliwia szybkie sprawdzenie, kto jest na terenie w razie alarmu.
FAQ
Dzięki systemowi, np. HRcode, szkolenie wprowadzające może odbyć się przez link lub kod QR, bez angażowania specjalisty BHP przy każdej wizycie. Ewidencję wejść i wyjść podwykonawców prowadzisz w jednym, aktualnym miejscu.
Najważniejsze to raport obecności, czyli kto aktualnie jest na terenie, lista ewakuacyjna gotowa do użycia w sytuacji alarmowej oraz historia wizyt: kto, kiedy i w jakiej sprawie wszedł do zakładu.
Jeśli korzystasz z dedykowanego rozwiązania, np. modułu HRcode Wizyty, sprawdzisz to w czasie rzeczywistym dzięki elektronicznej rejestracji wejść i wyjść, bez ręcznego przeliczania wpisów w papierowej książce.
Każdy pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo własnych pracowników. Pracodawca podwykonawcy odpowiada m.in. za ich szkolenia, badania, kwalifikacje i środki ochrony indywidualnej. Zakład, na którego terenie wykonywane są prace, ma obowiązek przekazać informacje o występujących tam zagrożeniach i zasadach ochrony. Jeżeli pracownicy różnych pracodawców pracują jednocześnie w tym samym miejscu, pracodawcy muszą współpracować i wyznaczyć koordynatora BHP. Wyznaczenie koordynatora nie zwalnia żadnego z nich z własnych obowiązków.
Bibliografia:
GUS, Wypadki przy pracy w 2025 r. – dane wstępne, 2026, https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/rynek-pracy/warunki-pracy-wypadki-przy-pracy/wypadki-przy-pracy-w-2025-r-dane-wstepne,3,62.html?contrast=default;
Ministerstwo Pracy i Polityki Socjalne, Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy https://przepisy.gofin.pl/przepisy,4,18,39,24,2479,20211120,rozporzadzenie-ministra-pracy-i-polityki-socjalnej-z-dnia.html;
Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20041801860;
Państwowa Inspekcja Pracy, Wypadek przy pracy, https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/porady-prawne/wypadek-przy-pracy;
Państwowa Inspekcja Pracy. Prace szczególnie niebezpieczne oraz prace wymagające szczególnej sprawności psychofizyczne, https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/porady-prawne/prace-szczegolnie-niebezpieczne-oraz-prace-wymagajace-szczegolnej-sprawnosci-psychofizycznej.
Małgorzata Turowska
Gosia to umysł ścisły, który świetnie czuje się w świecie procesów, struktur i systemowych rozwiązań. Z technologicznym podejściem i HR-owym zacięciem projektuje rozwiązania, które pozwalają firmom pożegnać się z chaosem arkuszy i wejść na wyższy poziom zarządzania kompetencjami. W HRcode odpowiada za tworzenie i rozwój narzędzi, które naprawdę wspierają działy HR – niezależnie od wielkości organizacji.
Na blogu dzieli się wiedzą o tym, jak uporządkować procesy HR, wdrożyć zmiany krok po kroku i przekonać organizację, że cyfryzacja się opłaca. Zawsze konkretnie, bez lania wody.
Dlaczego warto wybrać HRcode?
Zaufany partner dużych firm
HRcode to marka, której zaufały największe firmy w Polsce. Budujemy długotrwałe relacje z naszymi partnerami, co pozwala nam cieszyć się wzajemnym zaufaniem podczas realizacji wspólnych projektów.
